4. Организация исполнения документов и принятых решений

4.1. Исполнение документа включает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения, правил, инструкции и др.), его согласование, оформление, представление на подпись (утверждение) руководству общества или руководителю подразделения аппарата управления общества, подготовку к пересылке адресату.

4.2. Принятые обществом решения, резолюции президента и вице-президентов общества по документу доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения, как правило, в срок до 2 дней, а срочные и оперативные – незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания (с использованием при необходимости факсимильной, телеграфной, телефонной и других видов связи).

Решения (указания), содержащиеся в приказах, распоряжениях и поручениях общества, доводит до исполнителей отдел документационного обеспечения путем направления им копии приказа, распоряжения и поручения или выписок из этих документов согласно указателю рассылки, составленному исполнителем приказа (распоряжения), а решения (указания), содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, – путем направления копии протокола или выписки из протокола согласно указателю рассылки, составленному исполнителем протокола совещания.

4.3. В резолюции президента (вице-президента) общества по документу первым указывают вице-президента общества, на которого возлагается организация исполнения этого документа, а первым из руководителей подразделений аппарата управления общества указывают руководителя подразделения, на которого возлагается исполнение документа, – ответственного исполнителя. Другие должностные лица, указанные в резолюции, являются соисполнителями документа.

При необходимости против фамилии ответственного исполнителя пишется слово “отв.”, “созыв” или “обобщение”.

4.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с резолюцией президента общества направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю.

Если резолюция президента общества адресована только вице-президентам общества, то подлинник документа с резолюцией направляется через отдел документационного обеспечения вице-президенту общества, указанному в резолюции первым. Указанный вице-президент определяет ответственного исполнителя, которому через отдел документационного обеспечения направляется на исполнение подлинник документа.

Копию документа с резолюцией президента общества отдел документационного обеспечения направляет соисполнителям, которые подготавливают по ней соответствующие материалы, а также помощнику президента общества или другому работнику Департамента управления делами, подготовившему проект резолюции и осуществляющему контроль за исполнением этого документа.

В случае, если вице-президент общества дает руководителям подразделений аппарата управления общества поручение, необходимое для выполнения резолюции президента общества, рассылку поручения исполнителям осуществляет через экспедицию секретариат соответствующего вице-президента общества.

В аналогичном порядке направляется на исполнение адресованный президенту общества документ, резолюция по которому подписана первым вице-президентом общества.

4.5. Подлинник документа, поступившего в адрес вице-президента общества, после его рассмотрения и подписания резолюции направляется через отдел документационного обеспечения ответственному исполнителю. Копии документа с резолюцией подготавливаются секретариатом вице-президента общества и направляются через отдел документационного обеспечения соисполнителям для подготовки соответствующих материалов.

4.6. Ответственный исполнитель и соисполнители решений (указаний), содержащихся в приказах, распоряжениях, поручениях и протоколах совещаний, проводимых президентом и вице-президентами общества, определяются аналогично порядку, предусмотренному для резолюции.

4.7. Ответственный исполнитель персонально отвечает за соблюдение срока исполнения документа и качество подготовленного документа. Он дает соисполнителям задания по подготовке необходимых материалов и указывает сроки их представления. При необходимости ответственный исполнитель может также затребовать материалы для исполнения поручения от подразделений аппарата управления общества, которые в поручении не указаны.

Соисполнители отвечают за своевременное представление ответственному исполнителю запрашиваемых материалов (предложений, справок, сведений, других материалов) и их качество. О непредставлении ими таких материалов в срок ответственный исполнитель докладывает вице-президенту общества, организующему исполнение документа.

4.8. Подразделение аппарата управления общества, которое подготавливает проект документа, взаимодействует в ходе этой работы с причастными подразделениями аппарата управления общества и его обособленными структурными подразделениями.

Для обеспечения соответствия проекта документа законодательству Российской Федерации и нормативным документам общества работниками Правового департамента совместно с исполнителем документа проводится экспертная оценка положений разрабатываемого проекта, а также редактирование его текста для обеспечения правильного и однозначного восприятия содержания документа.

4.9. Проект документа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован (завизирован) с соответствующими должностными лицами.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

4.10. Визы согласования документа, подлинник которого остается в обществе (приказ, распоряжение, протокол, поручение, положение, правила, инструкция, телеграмма и др.), проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

При согласовании документа должностным лицом указывается, как правило, его условное (сокращенное) наименование, используемое в телеграфной связи общества, например, ЦД, ЦФ, ЦЮ, Желдоррасчет, ЦФТО.

4.11. Согласование (визирование) документа производится в следующей при­мерной последовательности:

исполнитель документа;

руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ;

руководители причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества;

вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос. Первый вице-президент общества визирует документ при необходимости после согласования документа с Правовым департаментом;

начальник Правового департамента (при необходимости согласования документа с Правовым департаментом).

Визы согласования рекомендуется размещать, как это показано на примере:

ЦЮ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись начальника Правового (дата)

департамента)

ЦЗ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись вице-президента общества, (дата)

в ведении которого находится

рассматриваемый вопрос)

ЦМ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись руководителя причастного (дата)

подразделения)

ЦЛ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(подпись руководителя подразделения, (дата)

подготовившего документ

ЦЛ ______________________________________________ И.О.Фамилия

(должность и подпись исполнителя (дата)

документа)

4.12. Согласование проектов документов производится, как правило, не позднее рабочего дня, следующего за днем представления его на согласование в подразделение аппарата управления общества.

Проекты приказов, распоряжений и писем (телеграмм), подготовленных по указанию президента (вице-президентов) общества для подписания в срочном порядке, согласовываются причастными должностными лицами в день получения проекта документа на согласование, при этом допускается в виде исключения устное согласование документа с руководителями (заместителями руководителей) отдельных подразделений. В этом случае вместо подписи соответствующего руководителя подразделения делается запись “согласовано по телефону”, которая удостоверяется подписью руководителя подразделения, подготовившего проект документа.

Правовое редактирование проекта документа, не содержащего вопросов, связанных с применением правовых норм, производится Правовым департаментом не позднее рабочего дня, следующего за днем представления документа на согласование.

Правовая экспертиза, редактирование и согласование проекта нормативного документа производится Правовым департаментом, как правило, в срок не более 10 дней.

4.13. Вице-президент общества, организующий работу по подготовке сложного и большого по объему проекта, может устанавливать иные сроки его согласования (правового редактирования) Правовым департаментом.

4.14. Руководитель подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества, подготовившего проект документа, должен принимать необходимые меры для своевременного согласования документа с причастными должностными лицами.

4.15. При разногласиях по проекту документа в целом или по его отдельным положениям согласовывающий (визирующий) может изложить на проекте документа или отдельном листе свое замечание, особое мнение, дополнение (с соответствующей мотивировкой). В этом случае он ставит свою подпись с отметкой “С замечаниями” или “Замечания прилагаются”. Текст проекта документа при этом не исправляется. Отказ от визирования не допускается.

4.16. Подготовленный для представления на подпись президенту общества проект документа исполнитель передает руководителю секретариата (помощнику) президента общества, который проверяет – при необходимости в присутствии исполнителя – содержание документа, соответствие текста подписного экземпляра тексту визового экземпляра (для письма), полноту его согласования, наличие пояснительной записки (справки), если имеются разногласия по проекту, и правильность оформления и удостоверяет это своей подписью.

В аналогичном порядке руководитель секретариата (советник) вице-президента общества проверяет проект документа, подготовленный для представления на подпись вице-президенту общества.

Если в подготовленном на подпись проекте документа не соблюдены требования настоящей Инструкции по его согласованию и оформлению, руководитель секретариата (помощник) президента общества, руководитель секретариата (советник) вице-президента общества может возвратить такой проект исполнителю для устранения отмеченных недостатков.

4.17. Проект документа представляется исполнителем на подпись вместе с подлинником документа, на основании которого он подготовлен, а также справочными и другими необходимыми материалами, которые должны быть подписаны (завизированы) должностным лицом, ответственным за подготовку представляемого документа, с расшифровкой фамилии и указанием должности.

4.18. Разработанный филиалом или иным обособленным структурным подразделением общества проект нормативного документа общества представляется на подпись президенту (вице-президенту) общества через подразделение аппарата управления общества, в ведении которого находятся изложенные в документе вопросы.

Руководитель указанного подразделения аппарата управления общества организует согласование такого документа с соответствующими должностными лицами и представляет его на подпись в установленном настоящей Инструкцией порядке.

4.19. Подписанные или утвержденные президентом (вице-президентом) общества приказ, распоряжение, поручение, положение, правила, протокол совещания и другой внутренний документ передаются (кроме протокола совещания, проводимого вице-президентом общества, регистрируемого секретариатом этого вице-президента) в отдел документационного обеспечения, который регистрирует их и направляет адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки (Приложение N 5).

4.20. Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный президентом общества, передается в отдел документационного обеспечения, который производит сверку текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрацию и подготовку к отправке.

Отдел документационного обеспечения подготавливает копии подписанного исходящего документа: одну – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, одну (телеграммы) – для Центральной станции связи, а также для направления в другие подразделения согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Исходящий документ (письмо, телеграмма), подписанный вице-президентом общества, после сверки работником секретариата вице-президента общества текстов подписанного и визового экземпляров документа и его копий передается в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки адресатам согласно разметке, проставленной на копиях документа (пункты 6.76 и 6.91 настоящей Инструкции).

Если президент или вице-президент общества внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом этих исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр и копии документа.

4.21. Если поступившее в общество поручение из Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации дано нескольким организациям и общество указано в поручении первым, то оно является головным исполнителем поручения и организует работу других организаций-исполнителей по выполнению этого поручения.

В этом случае общество как головной исполнитель определяет сроки представления материалов другими исполнителями, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

4.22. Срок исполнения документа определяется исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного законодательством Российской Федерации. Срок исполнения документа указывают в резолюции.

4.23. Срок исполнения документа исчисляют в календарных днях. Исчисление сроков исполнения документов начинается:

для документов, поступивших в общество из высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, и для внутренних документов общества – с даты подписания (утверждения) документа;

для документов, поступивших в общество из его филиалов и иных структурных подразделений, а также из других организаций, для обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, письменных обращений граждан – с даты их поступления.

4.24. Документы подлежат исполнению:

документы высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, в которых указана конкретная дата исполнения, – в сроки, указанные в этих документах, документы с пометкой “Срочно” или другими аналогичными пометками – в 3-дневный срок, с пометкой “Оперативно” – в 10-дневный срок, остальные документы этих органов – в срок не более одного месяца;

материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации, – не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;

поручения Правительства Российской Федерации по доработке проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации – в срок до 10 дней, если не установлен иной срок;

обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы – незамедлительно, а при необходимости получения дополнительных материалов – в срок не позднее 30 дней;

письменные обращения граждан – не позднее 15 дней, а при необходимости дополнительного изучения и проверки – в срок до одного месяца;

обращения организаций по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации – в срок до 10 дней;

решения совета директоров общества и правления общества, решения и поручения, предусмотренные в приказах и распоряжениях общества, а также в протоколах совещаний у президента (вице-президентов) общества, поручения президента (вице-президентов) общества – в срок, указанный в документе, при наличии пометки “Срочно” и других аналогичных пометок – в 3-дневный срок, пометки “Оперативно” – в 10-дневный срок, а если срок не установлен – в срок не более одного месяца;

резолюции президента (вице-президентов) общества “Прошу доложить”, “Прошу доложить лично”, “Прошу переговорить”, данные по докладным запискам должностных лиц общества, – в 3-дневный срок, если президентом (вице-президентами) общества не установлен иной срок;

поручения по подготовке проекта приказа (распоряжения) общества во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации – в 10-дневный срок, если не установлен иной срок;

документы (письма, запросы, просьбы, предложения, проекты и др.), поступившие из других организаций, – в срок не более одного месяца.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

Срок исполнения документа вносится в АС “Документооборот”.

4.25. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения установленного срока должен направить давшему поручение руководителю общества просьбу о продлении срока (с соот­ветствующей мотивировкой).

Сроки исполнения документов с пометками “Срочно”, “Оперативно” и другими аналогичными пометками, как правило, не продлеваются.

4.26. О продлении срока исполнения документа исполнитель незамедлительно информирует отдел документационного обеспечения, работник которого вносит в АС “Документооборот” соответствующие изменения (новый срок, дата его установления, подпись).

4.27. Документ считается исполненным, если рассмотрены по существу поставленные в документе вопросы и даны соответствующие письменные (устные) указания или поставленные вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу, направленные в обособленные структурные подразделения общества, а также в другие организации, и промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

4.28. На документе, исполненном в соответствии с резолюцией президента общества, отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется руководителем секретариата (помощником) президента общества, исполненном в соответствии с резолюцией вице-президента общества – руководителем секретариата (советником) вице-президента общества или помощником президента общества, если им подготавливался проект резолюции вице-президента.

На документе, поступившем в адрес подразделения аппарата управления общества, отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется руководителем подразделения.

4.29. Исполнитель обязан не позднее 15 дней с даты проставления на документе отметки о его исполнении передать документ в службу делопроизводства подразделения.