6. Документирование управленческой деятельности

Подготовка и оформление управленческих решений

6.1. Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции.

Ведение бухгалтерской, финансовой, налоговой, статистической, кадровой и другой специализированной документации общества осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами общества, регламентирующими ведение такой доку­мен­тации.

6.2. Документы издаются обществом для обеспечения уставной деятельности, а также во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Подготовка документов осуществляется подразделениями аппарата управления общества, а также обособленными структурными подразделениями общества, которые представляют проекты документов через соответствующие подразделения аппарата управления общества.

6.3. Документы общества должны соответствовать законодательству Российской Федерации, быть всесторонне обоснованы и согласованы с причастными должностными лицами.

6.4. При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать установлен­ные обществом правила и требования в целях обеспечения:

юридической силы документа;

использования документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;

возможности обработки и тиражирования документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

Документ должен быть проверен на соответствие правилам русского языка и тщательно отредактирован, должен обеспечивать точное и однозначное восприятие содержания документа. Используемые в документе транспортные термины должны соответствовать их значениям (понятиям), принятым на железнодорожном и других видах транспорта.

6.5. Нормативные документы общества разрабатывают, согласовывают и оформляют в соответствии с правилами подготовки нормативных документов, утверждаемыми президентом общества.

Нормативные правовые акты высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, поступающие в общество, доводят при необходимости до аппарата управления общества и его обособленных структурных подразделений путем направления информационных писем (телеграмм) или издания приказов и распоряжений общества.

6.6. Документы общества и его подразделений оформляют, как правило, на бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными на них в определенном порядке.

6.7. Департаментом управления делами создаются и передаются в подразделения аппарата управления общества в электронном виде следующие формы бланков документов общества:

общий бланк ОАО “РЖД”;

бланки конкретных видов документов (приказ, распоряжение, поручение);

бланки протоколов;

бланки писем.

6.8. Докладные и служебные записки должностных лиц общества, пояснительные записки, справки, отчеты подразделений аппарата управления общества, заявления, а также переписку между подразделениями аппарата управления общества оформляют, как правило, на стандартных листах бумаги форматов А4 и А5 с расположением реквизитов в установленном порядке.

6.9. В телеграфной связи общества используются условные (сокращенные) наименования должностных лиц аппарата управления, железных дорог, иных филиалов и структурных подразделений ОАО “РЖД” и других организаций, перечень которых разрабатывается Департаментом связи и вычислительной техники совместно с Департаментом управления делами и утверждается президентом (первым вице-президентом) общества.

В текстах нормативных документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов “Визы согласования документа”, “Отметка об исполнителе”, в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.

6.10. Документы, издаваемые обществом совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляют на стандартных листах бумаги формата А4.

Подготовка и оформление приказа

6.11. Приказами общества оформляются организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования общества и регулирования хозяйственной деятельности обособленных структурных подразделений общества, которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам.

Приказы могут издаваться также для организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества и правления общества.

6.12. Приказ оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 6.

6.13. Проекты приказов разрабатывают подразделения аппарата управления общества по поручению президента общества или в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их оформление и согласование с заинтересованными подразделениями аппарата управления (обособленными структурными подразделениями) общества возлагается на руководителя подразделения, которое разрабатывает приказ.

6.14. Заголовок приказа должен кратко отражать содержание текста приказа. Печатают заголовок полужирным шрифтом размером N 14. Точку в конце заголовка не ставят.

6.15. Текст отделяют от заголовка межстрочными интервалами 24-36 пт и печатают от левой границы текстового поля шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт, выравнивая по левой и правой границам текстового поля. Текст печатается с абзаца, то есть с отступа размером 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают наименование этого документа, его дату, номер и заголовок.

Например:

“Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от

18 сентября 2003 г. N 585 “О создании открытого акционерного общества “Российские железные дороги” приказываю:”.

Допускается приводить текст документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов (полностью или извлечения из текста).

Констатирующая часть приказа может начинаться словами “В целях”, “В соответствии”, “Во исполнение” и др. и заканчивается словом “приказываю”, после которого ставится двоеточие. Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово “приказываю” с двоеточием, затем – распорядительная часть. Слово “приказываю” печатают строчными буквами вразрядку (2 пт) -”приказываю:”.

Распорядительная часть текста должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и реального срока исполнения каждого действия. В качестве исполнителей определяют должностных лиц общества (с указанием их фамилий и инициалов).

6.16. Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварией, нарушением установленных правил технической эксплуатации, оформленными соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины излагают, как правило, кратко (не более 1,5 страницы).

6.17. Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой (после точки текст печатают с прописной буквы).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

6.18. Если приказом предусматривается образование комиссии (рабочей группы), то в ее составе первым указывается председатель комиссии (руководитель рабочей группы), затем его заместитель (заместители) и далее члены комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке независимо от их должности.

6.19. При необходимости в последнем пункте распорядительной части текста указывают должностное лицо общества, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

6.20. Если приказ отменяет или изменяет (дополняет) ранее изданный документ (отдельные его положения), то в распорядительную часть приказа включают соответствующий пункт, который начинают словами “Признать утратившими силу...”, “Дополнить...”, “Внести в... следующие изменения:”, с указанием пунктов (подпунктов, абзацев), даты, номера и заголовка отменяемого или изменяемого документа. Этот пункт помещают, как правило, в конце распорядительной части приказа.

6.21. Отдельные задания, поясняющие или дополняющие содержание приказа (в том числе включающие цифровые данные), оформляют в виде приложений к приказу, на которые в соответствующих пунктах распорядительной части приказа должна быть ссылка (как правило, “согласно приложению”). На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляют отметку о приложении (нумерационный заголовок), в котором указывают дату и номер приказа ОАО “РЖД”:

Приложение

к приказу ОАО “РЖД”

от “__” сентября 2005 г. N __

Приложения заканчивают чертой, расположенной по центру, на расстоянии межстрочного интервала 36 пт от последней строки текста. Длина черты 3-4 см.

Если прилагаемые к приказу документы утверждаются этим приказом (в тексте приказа дается формулировка “Утвердить”), то на первой странице в правом верхнем углу каждого из этих документов проставляют отметку об утверждении (отметку о приложении в этом случае не делают):

УТВЕРЖДЕН

приказом ОАО “РЖД”

от “__” сентября 2005 г. N __

6.22. Нумерацию страниц приказа, каждого приложения к нему и утверждаемого приказом документа производят отдельно.

Если утверждаемый приказом документ (положение, правила, инструкция и др.) имеет приложения, которые поясняют или дополняют содержание этого документа, нумерация страниц такого документа и приложений к нему должна быть сквозной (единой).

6.23. Проект приказа, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества, соответствующими вице-президентами общества и начальником Правового департамента.

Начальник Департамента управления делами визирует проект приказа перед представлением на подпись президенту общества или лицу, осуществляющему его полномочия.

При наличии приложений каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, а также руководителями подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания.

Если в процессе согласования в проект приказа вносят изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

6.24. Виза согласования включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визу проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта приказа.

6.25. Если в ходе согласования проекта приказа возникли разногласия, которые не разрешены в рабочем порядке, то руководитель подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект приказа, проводит согласительное совещание с участием руководителей подразделений общества (или их представителей, уполномоченных принимать решение по рассматриваемому документу), которые имеют замечания по проекту, и при необходимости представителя Правового департамента.

По вопросам, не урегулированным на совещании, исполнитель составляет протокол разногласий, в котором отражаются замечания по проекту и мнение подразделения, подготовившего проект, и направляет его с проектом приказа вице-президенту общества, в ведении которого находится этот вопрос.

Если согласие по спорным вопросам и в этом случае не достигнуто, проект приказа рассматривает первый вице-президент общества и представляет на подпись в одобренной им редакции, о чем указывается в пояснительной записке к проекту.

6.26. Руководитель подразделения аппарата управления общества, который имеет замечания по проекту приказа в целом или по его отдельным положениям, может изложить свое мнение с соответствующей мотивировкой на проекте приказа или отдельном листе. В этом случае он проставляет свою подпись (визу), рядом с которой пишет: “С замечаниями” или “Замечания прилагаются”.

6.27. К проекту приказа, представляемого на подпись, должны прилагаться документы, во исполнение которых подготовлен проект, и при необходимости документы (копии документов), на которые имеется ссылка в подготовленном проекте приказа.

Если проект приказа подготовлен в инициативном порядке (при необходимости и в других случаях), к нему прилагают пояснительную записку, которая должна содержать обоснование целесообразности его принятия, а также возможные последствия реализации предлагаемых решений.

6.28. Приказы подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Подпись включает должность лица, подписавшего приказ, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

6.29. Приказы по личному составу подписываются президентом общества (лицом, осуществляющим его полномочия), а также вице-президентом общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся кадровые вопросы.

Тексты приказов по личному составу, связанных с назначением, освобождением, перемещением, увольнением, командированием работников, начинаются, как правило, с обозначения (глаголом в неопределенной форме) действия, которое необходимо произвести: назначить, освободить, уволить, перевести, принять, командировать, предоставить отпуск и др. Затем указывают фамилию, инициалы работника (в приказах о приеме на работу – имя и отчество полностью) и его должность.

6.30. На экземпляре приказа, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а личная подпись президента общества не приводится.

Размноженные экземпляры приказа отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем. Копию приказа в обязательном порядке направляют в Правовой департамент, а также, за исключением приказа по личному составу, в отдел инспекции и контроля.

6.31. Совместные приказы общества и других организаций печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (без использования бланков).

При оформлении совместного приказа наименования общества и другой организации располагают на одном уровне.

6.32. Подразделения аппарата управления общества в рамках установленной компетенции могут издавать приказы во исполнение нормативных документов общества или для осуществления своей исполнительной деятельности исходя из задач и функций подразделения, а также приказы по личному составу в пределах предоставленных руководителям подразделений полномочий.

Подразделения аппарата управления общества создают и изготовляют бланки приказа подразделения на основе образца бланка приказа, приведенного

в Приложении N 7.

Подготовка и оформление распоряжения

6.33. Распоряжениями общества оформляются решения по отдельным вопросам преимущественно оперативного характера, связанным с уставной деятельностью общества, а также с исполнением решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров общества, правления общества и нормативных документов общества.

Распоряжения могут содержать отдельные предписания общего характера и длительного действия.

Распоряжение оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 8.

6.34. Подготовку проектов распоряжений осуществляют подразделения аппарата управления общества, а также обособленные структурные подразделения общества по поручению президента и вице-президентов общества или в инициативном порядке.

6.35. Заголовок распоряжения должен кратко отражать содержание текста распоряжения. Заголовок печатается полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится.

Текст распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Констатирующая часть завершается двоеточием (слово “приказываю” в распоряжениях не употребляют). Распоряжение может не иметь констатирующей части.

Распорядительная часть текста содержит предписываемые действия с указанием исполнителей (должность, фамилия и инициалы) и сроки исполнения.

6.36. Проект распоряжения, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект, согласовывается с руководителями причастных подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества.

Проект распоряжения, представляемого на подпись президенту общества, визирует также вице-президент (вице-президенты) общества, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Если проект распоряжения содержит вопросы, решение которых связано с применением правовых норм, то такой проект согласовывается с Правовым департаментом.

Проект распоряжения, не содержащий вопросов, связанных с применением правовых норм, подлежит только правовому редактированию работниками Правового департамента.

Урегулирование разногласий по проекту распоряжения производят в порядке, установленном для проекта приказа.

При наличии приложений к распоряжению каждое из них визируется исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект документа, а также руководителями (заместителями руководителей) подразделений, в ведении которых находятся предусмотренные в приложении вопросы, задания. Оформление приложений к распоряжению производится аналогично оформлению приложений к приказу.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения и каждого приложения к нему.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта распоряжения шрифтом размером N 8-10.

6.37. Распоряжения подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

Распоряжения по отдельным вопросам оперативного характера могут подписываться также вице-президентами общества, в ведении которых находятся эти вопросы. Если проект распоряжения содержит поручения руководителям подразделений аппарата управления общества, курируемых другими вице-президентами общества, то такой проект должен быть согласован с этими вице-президентами.

6.38. На экземпляре распоряжения, подготовленном к тиражированию (размножению), проставляется печать отдела документационного обеспечения, а подпись президента (вице-президента) общества не приводится.

Размноженные экземпляры распоряжения отдел документационного обеспечения рассылает согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем.

Подготовка и оформление поручения

6.39. Поручением президента (вице-президентов) общества даются задания и указания по решению текущих вопросов, разработке предложений по результатам совещаний, рабочих встреч, командировок, а также по подготовке документов, докладов и других материалов.

В поручениях в качестве исполнителей указывают должностных лиц общества, в функции (обязанности) которых входит решение поставленных вопросов. При необходимости поручения могут быть направлены для сведения и другим должностным лицам (например: + Иванову И.И.).

Поручение оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 9.

6.40. Проекты поручений президента и вице-президентов общества подготавливают и визируют соответственно руководитель секретариата (помощник) президента общества и руководитель секретариата (советник) вице-президента общества.

Если проект поручения президента (вице-президента) общества подготовлен подразделением аппарата управления общества, его визируют руководитель этого подразделения и руководитель соответствующего секретариата (помощник, советник). Руководители секретариатов (помощники, советники) президента и вице-президентов общества могут при необходимости потребовать, чтобы проект поручения был завизирован также другими должностными лицами.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта поручения.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа проекта поручения шрифтом N 8-10.

6.41. Подписанное президентом общества поручение регистрирует отдел документационного обеспечения, который изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанное вице-президентом общества поручение регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем (лицом, подготовившим проект поручения) копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подготовка и оформление протокола

6.42. Решения, которые принимаются на совещаниях, проводимых президентом и вице-президентами общества, а также руководителями подразделений аппарата управления общества, оформляют протоколами.

Протокол оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 10.

Протоколами также оформляются решения, принимаемые на совместных заседаниях правления, комиссий, советов ОАО “РЖД” и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей общества с руководителями субъектов Российской Федерации, акционерных обществ и др. Протоколы таких совместных заседаний и рабочих встреч оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Образец составления протокола рабочей встречи президента общества и руководителя субъекта Российской Федерации приведен в Приложении N 11.

6.43. Протоколами не могут оформляться решения о назначении, освобождении, увольнении и привлечении к дисциплинарной ответственности работников общества. Такие решения оформляют в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

6.44. Организация совещаний, проводимых президентом общества, возлагается на Департамент управления делами, проводимых вице-президентами общества, – на их секретариаты, проводимых руководителями подразделений аппарата управления общества, – на работников этих подразделений.

6.45. Материалы к совещаниям, проводимым президентом или вице-президентами общества, подготавливает подразделение аппарата управления общества, на которое возложена эта работа, с участием причастных подразделений.

Подготовленный проект протокола (или предложения для включения в проект протокола в случае оперативного рассмотрения вопросов), завизированный исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, направляется вместе с другими материалами к совещанию в Департамент управления делами (секретариаты соответствующих вице-президентов общества) не позднее чем за 2 дня до даты совещания. Проект протокола заблаговременно, до начала совещания передается исполнителем также причастным должностным лицам, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

6.46. Проект протокола совещания, проводимого президентом общества, оформляется Департаментом управления делами, проводимого вице-президентом общества, – подразделением аппарата управления общества, которое осуществляло подготовку материалов к этому совещанию. Протокол должен быть оформлен не позднее 3 дней со дня проведения совещания.

6.47. Проект протокола, подготовленный на подпись с учетом состоявшегося на совещании обсуждения рассматриваемых вопросов и решений, принятых председательствующим на совещании, должен быть завизирован исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект протокола. По указанию председательствующего проект протокола визируется также другими должностными лицами, которым в проекте предусмотрены поручения, задания.

Проект протокола совещания, проводимого президентом общества, визирует также вице-президент общества, в ведении которого находится рассматриваемый на совещании вопрос, а также вице-президент общества, который дорабатывал по указанию президента общества проект протокола.

6.48. Визы согласования проставляют на оборотной стороне последнего листа проекта протокола.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа проекта протокола.

6.49. В протоколе сначала указывают должностных лиц, принимавших участие в совещании. Слово “Присутствовали” печатают от границы левого поля, подчеркивают, после слова ставят двоеточие. Ниже через межстрочный интервал 12 – 24 пт печатают наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их фамилии и инициалы через межстрочный интервал 12 пт. Наименования должностей могут быть указаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.

Допускается оформлять список присутствующих на совещании (с указанием должностей, фамилий и инициалов) в виде приложения.

Если совещание проходило не в г. Москве, то через межстрочный интервал 24 пт после реквизита “Вид совещания” указывают по центру листа место проведения совещания (например, г. Новосибирск).

Дату, оформляемую словесно-цифровым способом, и номер протокола печатают справа.

6.50. Основная часть протокола включает в себя вопросы, рассматриваемые на совещании, и принятые по ним решения и печатается шрифтом размером N 14 через межстрочный интервал 18 пт.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса, которое печатается центрованным способом, начинается, как правило, с предлога “О” (“Об”).

Под названием проводят сплошную черту. Под чертой в скобках через межстрочный интервал 12 пт печатают фамилии должностных лиц, выступавших на совещании по этому вопросу.

6.51. Решения (поручения), принятые по каждому рассматриваемому на совещании вопросу, излагают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам общества (вице-президентам общества, руководителям подразделений аппарата управления и обособленных структурных подразделений общества).

Пункты подразделяют при необходимости на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют один от другого точкой с запятой.

Принятые на совещании решения (поручения), требующие срочного исполнения, должны быть доведены до исполнителей незамедлительно (до оформления и рассылки протокола) для организации их выполнения в установленные сроки. Доведение этих решений (поручений) до исполнителей производится подразделением аппарата управления общества, на которое возложена подготовка совещания.

Если к протоколу прилагают какие-либо материалы, то об этом делается соответствующая запись в протоколе.

Подпись отделяют от текста межстрочным интервалом 36 пт. Она включает наименование должности председательствующего на совещании, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилия).

6.52. Подписанный президентом общества протокол совещания регистрирует отдел документационного обеспечения, который также изготавливает необходимое количество копий и передает их в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Подписанный вице-президентом общества протокол совещания регистрирует секретариат этого вице-президента. Необходимое количество изготовленных исполнителем копий передается в экспедицию для направления адресатам согласно составленному исполнителем указателю рассылки. В обязательном порядке протокол направляют в секретариат президента общества.

6.53. Если на совещании рассматривалось несколько вопросов, то адресатам могут быть посланы соответствующие выписки из протокола.

Выписки из протокола заверяют без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.

6.54. Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения аппарата управления общества, производится аналогично оформлению протокола совещания у президента (вице-президента) общества.

6.55. Подготовка протоколов заседаний совета директоров, правления и ревизионной комиссии общества осуществляется в соответствии с положениями об этих органах или их регламентами.

Оформление протокола заседания правления общества производится на бланке установленной формы. Образец оформления протокола приведен в Приложении N 12.

Подготовка и оформление письма

6.56. Служебное или деловое письмо применяется в управленческой деятельности для осуществления информационного обмена с организациями как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Письма могут использоваться для доведения до подразделений аппарата управления (обособленных структурных подразделений) общества сведений официального характера, разъяснений о применении нормативных правовых актов и документов, а также указаний по вопросам деятельности этих подразделений в рамках установленных производственно-финансовых планов и заданий, в пределах полномочий должностного лица, подпи­сы­вающего письмо.

Письма общества оформляются на бланках установленной формы, образцы которых приведены в Приложениях N 13 – 15.

Оформление писем производится:

за подписью президента общества – на бланке письма ОАО “РЖД” с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО “РЖД” с продольным расположением реквизитов, на бланке письма президента ОАО “РЖД”;

за подписью вице-президентов общества – на бланке письма ОАО “РЖД” с угловым расположением реквизитов, на бланке письма ОАО “РЖД” с продольным расположением реквизитов, на бланках письма первого вице-президента ОАО “РЖД”, старшего вице-президента ОАО “РЖД” и вице-президента ОАО “РЖД” соответственно.

Бланк письма с угловым расположением реквизитов используется для оформления писем по производственно-финансовым и другим вопросам уставной деятельности общества (письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-ответ, письмо-просьба и др.), а также для оформления сопроводительных, информационных, гарантийных и других аналогичных писем.

Бланк письма с продольным расположением реквизитов рекомендуется использовать для оформления писем, содержащих приглашение, выражение благодарности, а также писем-поздравлений, извещений и других аналогичных писем размером не более одной страницы.

Бланк письма президента (вице-президента) общества обычно используется по его усмотрению для оформления письма в адрес конкретного должностного лица другой организации.

6.57. Оформление писем за подписью руководителей подразделений аппарата управления общества производится на бланке письма департамента (управления) ОАО “РЖД”, образец которого приведен в Приложении N 16, а за подписью руководителей обособленных структурных подраз­де­лений общества на бланке соответствующего подразделения (Приложение N 17).

6.58. Содержание писем должно отвечать по существу на вопросы, которые поставлены в обращениях и запросах, поступивших в общество.

6.59. Письма могут быть адресованы организациям, их структурным подразделениям, руководителям или иным должностным лицам, а также физическим лицам.

В состав реквизита “Адресат”, который указывают в правом верхнем углу первого листа письма (первую строку печатают на уровне наименования общества в угловом штампе бланка), входят наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилия получателя (при адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией).

6.60. Составные части реквизита “Адресат” – наименование организации (структурного подразделения организации), должность, инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес – печатают с новой строки через межстрочный интервал 12 пт. Начала строк многострочного реквизита выравниваются по вертикали.

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Например:

Председателю Государственной Думы

Федерального Собрания

Российской Федерации

И.О.Фамилия

Каждую составную часть реквизита “Адресат” рекомендуется отделять друг от друга межстрочным интервалом 18 пт.

6.61. При направлении письма в организацию или структурное подразделение организации (без указания должностного лица) их наименование пишут в именительном падеже. Например (наименования организаций, их адреса, фамилии и инициалы лиц являются условными):

Министерство транспорта

Российской Федерации

6.62. Письмо можно адресовать конкретному должностному лицу организации, если решение поставленных в письме вопросов входит в компетенцию этого должностного лица. При этом наименование организации пишут в именительном падеже, а наименование должности и фамилию – в дательном. Например:

Транспортное агентство

“Логистика и транспорт”

Начальнику финансового отдела

И.И.Иванову

Если письмо адресуют руководителю организации или его заместителю, то наименование организации входит в наименование должности адресата, которое пишется в дательном падеже. Например:

Заместителю генерального

директора ОАО “Грузовая

транспортная компания”

П.П.Петрову

6.63. Если в состав реквизита “Адресат” входит почтовый адрес, то сначала указывают наименование организации, затем ее почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

На письмах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы, а также филиалы общества, их адрес не указывают.

6.64. При адресовании письма президенту (вице-президенту) общества наименование его должности включает сокращенное наименование общества – ОАО “РЖД”, например:

Президенту ОАО “РЖД”

И.О.Фамилия

или

Вице-президенту ОАО “РЖД”

И.О.Фамилия

При адресовании письма другим должностным лицам общества (руководителям департаментов, управлений, обособленных структурных подразделений) допускается не указывать наименование общества, например:

Начальнику Департамента

коммерческой работы в сфере

грузовых перевозок

И.О.Фамилия

или

Начальнику Центра управления

перевозками

И.О.Фамилия

6.65. При адресовании письма руководителю (должностному лицу) филиала или иного обособленного структурного подразделения общества его наименование пишут без указания статуса этого подразделения в обществе (то есть не надо указывать, что железная дорога или проектный институт является филиалом ОАО “РЖД”).

Например:

Начальнику Московской железной

дороги

И.О.Фамилия

или

Директору Иркутского проектно-

изыскательского института

И.О.Фамилия

6.66. Если письмо адресуют физическому лицу, то сначала указывают его фамилию, затем инициалы, далее почтовый адрес, например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

6.67. Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово КОПИЯ перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Каждый экземпляр отправляемого письма должен быть подписан.

6.68. Письмо должно иметь краткий заголовок, раскрывающий содержание письма. Если в письме содержится несколько вопросов, то его заголовок должен быть сформулирован обобщенно. Заголовок письма печатают строчными буквами от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал 12 пт, точку в конце заголовка не ставят.

Письма – ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

6.69. Письмо должно касаться, как правило, одного вопроса. В одном письме может быть затронуто несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагают причину или основание подготовки письма, приводят ссылки на документы, являющиеся причиной или основанием подготовки письма. Во второй части излагают просьбы, предложения, выводы.

Текст письма печатают, как правило, шрифтом размером N 14, с межстрочным интервалом 18 пт.

6.70. В письме, оформленном на бланке президента или вице-президента общества, текст излагают от первого лица единственного числа: “Прошу обеспечить...”, “Направляю проект постановления...”.

В письме, оформленном на бланке общества (или на бланке подразделения аппарата управления общества), текст излагают от первого или третьего лица единственного числа или первого лица множественного числа: “Прошу выделить...”, “Направляю материалы...”, “ОАО “РЖД” считает...”, “Департамент управления финансами сообщает...”, “Просим направить...”.

6.71. Письмо может иметь приложения.

Отметку о наличии приложений к письму печатают (между текстом и подписью) через межстрочный интервал 18-24 пт от последней строки текста письма. Слово “Приложение” печатают с новой строки, с отступа 1,25 см от левого края поля, после него ставят двоеточие и через межстрочный интервал 12 пт печатают текст отметки.

Если письмо имеет приложение, на которое в тексте письма есть ссылка, то отметку о нем оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если письмо имеет приложения, на которые ссылки в тексте нет, то перечисляют их наименования с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта

“Документация внешнеторговая” на 5 л. в 2 экз.

2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 22.09.2005 N 4/3032 и

приложение к нему, всего на 7 л.

Если письмо направляют в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то отметку оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают. Например:

Приложение: 2 журнала.

При большом количестве приложений составляют их опись, а в конце письма указывают:

Приложение: согласно описи, на 48 л.

Приложения, которые поясняют или дополняют содержание письма, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги формата А4, завизированы и иметь все необходимые для прилагаемого документа реквизиты.

Нумерацию страниц письма и страниц приложений производят отдельно.

6.72. Письма подписываются должностными лицами общества в соответствии с их полномочиями.

Письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, подписываются президентом общества или лицом, осуществляющим его полномочия.

6.73. Проект письма, завизированный исполнителем и руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего этот проект, до представления на подпись должен быть согласован с причастными должностными лицами. Согласование оформляется визами, проставляемыми на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра проекта письма.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и визового экземпляра проекта письма. При проставлении отметки об исполнителе на лицевой стороне листа ее печатают шрифтом размером N 8 – 10, на оборотной стороне – шрифтом размером N 14.

6.74. При оформлении письма на бланке ОАО “РЖД” в реквизите “Подпись” указывают сокращенное наименование общества, например:

Президент

ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

При оформлении письма на бланке президента (вице-президента) ОАО “РЖД” наименование должности перед подписью не указывают.

При оформлении письма на бланке департамента (управления) общества в реквизите “Подпись” не указывают наименований подразделения и общества. Например, на бланке Департамента анализа конъюнктуры рынка подпись оформляется:

Начальник департамента (личная подпись) И.О.Фамилия

Если руководитель соответствующего подразделения аппарата управления (обособленного структурного подразделения) общества является членом правления общества, то это может быть указано при оформлении его подписи на бланке департамента (управления) или филиала ОАО “РЖД”:

Начальник департамента,

член правления ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

или

Начальник железной дороги,

член правления ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

При оформлении письма на стандартном листе бумаги (без использования бланка) наименования общества и подразделения аппарата управления общества включаются в состав наименования должности подписывающего, например:

Начальник Департамента

корпоративных финансов ОАО “РЖД” (личная подпись) И.О.Фамилия

6.75. При подготовке письма за подписью президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма и визовой экземпляр.

После подписания президентом общества письма и его регистрации отдел доку­мен­тационного обеспечения рассылает подготовленные им копии письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка) согласно составленной исполнителем рассылке.

6.76. При подготовке письма за подписью вице-президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра письма, визовой экземпляр и копии проекта письма (на стандартном листе бумаги без использования бланка): одна – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект письма, одна – для секретариата вице-президента общества, который подписывает данное письмо, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта письма за подписью вице-президента общества исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита “Подпись” заверительную надпись “Верно” и свою подпись.

Подготовка и оформление письма при переписке

с зарубежными корреспондентами

6.77. При переписке общества с руководителями организаций железнодорожного транспорта (железных дорог) иностранных государств, в том числе государств – участников Содружества Независимых Государств, письма направляются за подписью президента общества (лица, осуществляющего его полномочия) или вице-президента общества, в ведении которого в соответствии с распределением обязанностей находятся вопросы международных связей.

Подготавливаемые подразделениями аппарата управления общества проекты писем для направления зарубежным адресатам после согласования с причастными подразделениями аппарата управления общества должны быть согласованы с Департаментом международных связей.

6.78. Переписку по оперативным вопросам, связанным с перевозкой грузов и пассажиров, использованием и ремонтом локомотивов, вагонов и контейнеров, осуществлением взаиморасчетов между обществом и организациями железнодорожного транспорта (железными дорогами) государств – участников Содружества Независимых Государств, работой межгосударственных пунктов пропуска поездов и обеспечением движения поездов в условиях чрезвычайных ситуаций, подразделения аппарата управления общества могут вести в пределах своей компетенции непосредственно с соответствующими подразделениями организаций железнодорожного транспорта этих государств и Дирекцией Совета по железнодорожному транспорту государств – участников Содружества.

Оперативную переписку с железными дорогами иностранных государств по вопросам прицепки вагонов к международным пассажирским поездам может вести начальник (заместитель начальника) Департамента дальних пассажирских перевозок.

6.79. Письма, направляемые иностранным организациям (должностным лицам), находящимся за границей, печатают на бланках общества для зарубежной переписки (образец бланка письма для переписки с зарубежными корреспондентами приведен в Приложении N 18) или на стандартном листе бумаги формата А4.

На отправляемых за границу письмах проставляют исходящий номер документа и дату отправления, а штампы, печати и отметку об исполнителе не проставляют.

Отметку об исполнителе проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа визового экземпляра письма, остающегося в деле.

6.80. Реквизит “Адресат” включает инициал имени (имя) и фамилию, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны.

Если письмо адресуют организации, то сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуют должностному лицу организации, то сначала указывают инициал имени (имя), фамилию, должность, наименование организации, затем почтовый адрес.

Реквизит “Адресат” располагают в правом верхнем углу первого листа письма и пишут компактно, без разрядки и подчеркиваний. Составные части реквизита выравнивают по левой его границе. С учетом практики переписки с конкретными адресатами допускается располагать реквизит “Адресат” в левом верхнем углу первого листа письма.

Дату письма и регистрационный номер проставляют в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке документа. Дату оформляют словесно-цифровым способом.

6.81. Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Письмо начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке могут использоваться, в частности, следующие обращения:

“Уважаемые господа” – к организации в целом;

“Уважаемый господин Блэк”;

“Уважаемая госпожа Смит”;

“Уважаемый господин Председатель (Директор)” – к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

Письмо может заканчиваться следующими фразами: “С глубоким уважением”, “С уважением”, “Наилучшие пожелания”, после которых ставится запятая, затем простав­ляется подпись.

6.82. В деловой переписке подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Подпись располагается под текстом документа (или под отметкой о наличии приложения).

В подписи на письмах, адресуемых частным лицам, не указывают должность подпи­сывающего и не расшифровывают подпись, а указывают только наименование подраз­деления аппарата управления общества. Например: Департамент дальних пассажирских перевозок ОАО “РЖД”.

Письма в адрес частных лиц печатают на стандартном листе бумаги формата А4.

6.83. Отметку о наличии приложения располагают под текстом письма и оформляют в порядке, предусмотренном пунктом 6.71 настоящей Инструкции.

Подготовка и оформление телеграммы

6.84. В виде телеграммы передают задания и указания по решению оперативных вопросов эксплуатационно-производственной деятельности в пределах полномочий должностного лица, подписавшего телеграмму, тексты подписанных в установленном настоящей Инструкцией порядке приказов, распоряжений, протоколов и других документов общества, подлежащих незамедлительной доставке адресату, а также информацию, необходимую для обеспечения текущей деятельности обособленных структурных подразделений общества.

Телеграммой не могут решаться вопросы, требующие издания соответствующего нормативного документа.

Телеграмма оформляется на бланке установленной формы, образец которого приведен в Приложении N 19.

6.85. Телеграммы за подписью президента и вице-президентов общества, других должностных лиц общества, которым предоставлено право подписи служебных телеграмм, должны содержать отметку о виде телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату, телеграммы, адрес, текст, подпись должностного лица, дату, регистрационный (подпис­ной) номер и отметку об исполнителе.

Визы согласования проставляют на оборотной стороне подлинника телеграммы, отметку об исполнителе – в левом нижнем углу лицевой стороны подлинника телеграммы.

6.86. В адресе телеграммы необходимо указывать:

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории Российской Федерации, – пункт назначения, условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное или условное (сокращенное) наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: “Новосибирск З-Сиб М, НОД, ДС”.

При направлении телеграммы с одним и тем же текстом всем или нескольким филиалам общества к ней прилагается составленный исполнителем указатель рассылки с адресами получателей, включающий также подразделения аппарата управления общества, филиалы и иные организации, расположенные в г. Москве, которым копии телеграмм доставляются через экспедицию или направляются почтовой связью. В этом случае исполнитель в указателе рассылки или на телеграмме делает отметку (проставляет подпись), подтверждающую отправление им копии телеграммы адресатам, расположенным в г. Москве, через экспедицию или почту;

для адресатов железнодорожного транспорта, расположенных на территории других государств-участников Содружества Независимых Государств, – пункт назначения, полное или условное (сокращенное) наименование железной дороги, полное наименование адресата (подразделения, должностного лица). Например: “Ташкент Государственная акционерная железнодорожная компания “Узбекистан Темир Йуллари” Начальнику информационно-вычислительного центра”;

для других юридических и физических лиц – полный адрес, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата.

При направлении телеграмм главам законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах указывают полный адрес, наименование должности, инициалы и фамилию.

6.87. Текст телеграммы излагают кратко и печатают шрифтом N 14 на лицевой стороне бланка без переноса слов и исправлений. Текст не должен превышать, как правило, двух машинописных страниц. Вставки в напечатанном тексте не допускаются. Числа пишутся арабскими цифрами и при необходимости могут быть написаны прописью. Не допускается помещать в телеграммах таблицы, писать римские цифры и другие обозначения, не воспроизводимые телеграфным аппаратом. Если телеграмма является ответом на поступивший документ, то дается ссылка на его дату и номер.

6.88. Подпись включает полное или условное (сокращенное) наименование должностного лица, личную подпись (инициалы и фамилия) и отделяется от последней строки текста межстрочным интервалом 24-36 пт.

6.89. Дату и регистрационный (подписной) номер проставляют от левой границы текстового поля на 24-36 пт ниже наименования должности лица, подписавшего телеграмму.

6.90. При подготовке телеграммы за подписью президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования. После подписания копию телеграммы для Центральной станции связи готовит отдел документационного обеспечения.

6.91. При подготовке телеграммы за подписью вице-президента общества исполнитель готовит проект подписного экземпляра телеграммы с визами согласования и копии проекта телеграммы: одну – для Центральный станции связи, одну – для подразделения аппарата управления общества, подготовившего проект телеграммы, одну – для секретариата вице-президента общества, который подписывает данную телеграмму, а также необходимое количество копий для направления в другие подразделения.

На копиях проекта телеграммы исполнитель проставляет в правом верхнем углу первого листа условное (сокращенное) наименование подразделения-получателя, а также подтверждает соответствие текста копий подлиннику документа, проставляя в центре листа ниже реквизита “Подпись” заверительную подпись “Верно” и свою подпись.

6.92. На принятой к отправке телеграмме и на ее копии (ксерокопии) телеграфист проставляет служебный заголовок и расписывается в приеме.

Подлинники телеграмм, отправленных за подписью президента и вице-президентов общества, Центральная станция связи возвращает в отдел документационного обеспечения (копии телеграммы остаются на Центральной станции связи).

6.93. Подлинник телеграммы, отправленной за подписью руководителя подразделения аппарата управления общества, после проставления телеграфистом служебного заголовка и расписки о приеме возвращают исполнителю, а передачу телеграммы производят по копии (ксерокопии), которая остается на Центральной станции связи.

Подготовка и оформление докладной, служебной,

пояснительной и объяснительной записок, справки

6.94. Докладная записка адресуется президенту (вице-президенту) общества, руководителю подразделения аппарата управления общества или руководителю вышестоящего органа и содержит доклад о проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности общества, выполнении заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями).

Докладная записка составляется как по инициативе работника аппарата управления общества, так и по указанию президента (вице-президента) общества, руководителя подразделения аппарата управления общества. По инициативе работника докладная записка составляется, как правило, с целью побудить должностное лицо, которому она адресуется, принять определенное решение.

Текст докладной записки, как правило, состоит из описательной и заключительной частей. В описательной части излагается суть поднятого в записке вопроса, приводятся ссылки на документы, факты и события, вызвавшие необходимость написать докладную записку. В заключительной части излагаются выводы, предложения, просьбы. Рекомендуется заканчивать докладные записки фразами: “Докладываю в порядке информации”, “Прошу Вашего решения” и другими (в зависимости от содержания).

Если в докладной записке излагаются предложения, мнения или заключения автора, основанные на результатах проработки рассматриваемого в записке вопроса с причастными должностными лицами, то об этом должно быть указано в тексте записки (например: “Данное предложение согласовано (поддерживается) начальниками департаментов Фамилия И.О., Фамилия И.О.” или “Заключение подготовлено с учетом мнения...”).

Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется президенту (вице-президенту) общества.

Докладная записка вице-президента общества на имя президента общества регистрируется отделом документационного обеспечения.

Докладная записка представляется президенту общества начальником Департамента управления делами или руководителем секретариата президента общества.

Резолюция президента общества по изложенным в докладной записке вопросам ставится руководителем его секретариата (помощником) на контроль, при этом устанавливается срок выполнения, если он не указан президентом общества.

6.95. Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но составляется должностным лицом одного подразделения аппарата управления общества на имя должностного лица другого подразделения (или одним вице-президентом общества на имя другого вице-президента).

Текст служебной записки состоит, как правило, из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и др.

6.96. Пояснительная записка составляется для разъяснения содержания отдельных положений прилагаемого документа (проекта приказа общества или иного нормативного документа, программы, сметы, плана, заявки и др.), обоснования целесообразности издания документа.

В пояснительной записке приводятся при необходимости результаты проработки рассматриваемого вопроса и проведенной экспертизы, расчеты и обоснования, а также прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

Пояснительная записка подписывается руководителем подразделения аппарата управления общества, подготовившего документ.

6.97. Докладная и служебная записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны иметь следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, дату, регистрационный номер.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне подлинника записки. Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной сто­ро­ны последнего листа подлинника записки.

Образцы докладной и пояснительной записок приведены в Приложениях N 20 и 21.

6.98. В объяснительной записке автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу общества в связи с невыполнением задания, поручения, обязательства или совершением несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для общества.

6.99. Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов производственно-финансовой деятельности общества, его филиалов и других обособленных структурных подразделений, а также для подтверждения сведений о его работниках и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.

Справки составляют для представления в установленном порядке или по запросу.

В названии справки должно быть кратко отражено существо вопроса, о котором пойдет речь. В названии справки может быть указана дата или период времени, к которым относятся сведения, изложенные в справке.

Типовые справки, например о работе, доходах работника, рекомендуется оформлять на унифицированных бланках (формах) с трафаретным текстом. Справка подписывается уполномоченным на то лицом общества и заверяется печатью.

Подготовка и оформление доверенности

6.100. Доверенность – документ, подтверждающий право юридического или физического (должностного) лица представлять интересы доверителя и/или совершать определенные этим документом действия.

6.101. Доверенности от имени общества выдаются на право заключения договоров (соглашений, контрактов), на проведение сделок с имуществом общества, финансовых сделок, на получение товарно-материальных ценностей, представительство перед любыми третьими лицами от имени общества, ведение дел в судебных органах и др.

Доверенность от имени общества оформляется на общем бланке ОАО “РЖД”, образец которого приведен в Приложении N 22.

Порядок выдачи, отмены, регистрации, учета и хранения доверенностей устанавливается положением, утверждаемым президентом общества.

6.102. Проект доверенности подготавливается в 2 экземплярах – подписной и визовой.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа визового экземпляра доверенности.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа визового экземпляра доверенности.

На подписном экземпляре доверенности визы согласования и отметка об исполнителе не проставляются.