4. Анализ бланков

Все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

В организации о применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

В бланках помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом.

В бланке указывается автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк.

Для выполнения данного задания взят бланк расчетной ведомости.

Обязательными реквизитами являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись.

В анализируемом бланке присутствуют следующие реквизиты: наименования вида документа (в сокращённом варианте), дата, подпись. Остальные реквизиты не указаны, так как по типу документ – внутренний, то наименования организации не указывается, а приведено наименование подразделения, по этим же причинам не указаны регистрационный номер, адресат. Исключением является заголовок текста, автор не указал его. Таким образом, бланк имеет юридическую силу.

Размер полей, абзацные отступы, межстрочные интервалы соблюдены. Однако шрифт не соответствует требованиям, так как является меньше требуемого. Текст не выровнен, как это должно быть. Бланк выполнен на обычном листе А₄, как это требуется по ГОСТ Р 6.30-2003.

В тексте использовано сокращение (пом-к), что является неблагоприятным, так как нет необходимости в этом.

С композиционной точки зрении, бланк оформлен верно.

Выявленные недочёты не является грубыми и обязательными к исправлению, поэтому не отменяют юридической силы документа.

Заключение

В каждой организации имеются службы документационного обеспечения управления, что позволяет значительно активизировать работу всех отделов. Службы ДОУ необходимы, чтобы организации процветали, не возникало никаких спорных моментов в деятельности фирм, а также, если разбирательство неизбежно, доказать свою правоту, так как только юридически правильно составленные документы признаются в качестве доказательств.

Структура служб ДОУ зависит также от объема обрабатываемой документации, чем больше документации, тем больше отделов и подразделений ее обрабатывают.

Организационно-распорядительные документы ГБОУ оформляются в соответствии с ГОСТами, однако имеются недочеты, которые не отменяют юридической силы документов, но при этом их желательно устранить, чтобы не возникали неприятные ситуации, культуру документа следует улучшить, особо уделить внимание употреблению просторечных слов, которые не должны присутствовать в официально-деловом документе.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела), профсоюзной организации. Коллективный договор — это соглашение, заключаемое между трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный период. Этот документ определяет многие личные аспекты трудовой жизни работников.

Имеются нормативные документы, регламентирующие порядок и условия заключения коллективного договора; также даются рекомендации по его составлению.

Важнейшими внутренними регламентирующими документами для управленческих работников являются Положение о подразделении и Должностная инструкция.

Должностная инструкция – это нормативный документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Данная инструкция определяет назначение и место работника в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность и формы поощрения.

Ряд документов организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение отдельных функций по управлению персоналом. К ним относятся:

• Положение о формировании кадрового резерва организации;

• Положение о содействии адаптации работников;

• Рекомендации по набору и отбору персонала;

• Положение об урегулировании взаимоотношений в коллективе;

• Положение об оплате и стимулировании труда и др.