Тема 16. Информационное обеспечение управления
Содержание темы: Сущность информационного обеспечения управления.
Программные средства информационного обеспечения управления.
Организация интегрированной системы координации деятельности и контроля на предприятии -- система интегрированных оперативных совещаний.
Краткий конспект
а) Задачи информационного обеспечения управления
Управление осуществляется на основе информации. Нет информации -- нет управления.
Однако избыток информации на рабочем месте может не облегчить выполнение работы, а усложнить ее выполнение. Поэтому главной задачей управления информацией в операционном менеджменте является ее соответствие по содержанию и времени задачам исполнителей работы.
Управление информацией включает: а) формирование информационных потоков (коммуникационных сетей), б) фильтрацию (разделение) содержания информации по видам выполняемых работ, в) разграничение доступа по уровням управления и функциям исполнителей работ, г) своевременное направление информации тем, кто в ней нуждается.
При формировании коммуникационных сетей используются три схемы связей: 1) «цепочка», 2) «колесо», 3) «всеканальная» (рис. 6.9). Более сложные коммуникационные сети формируются посредством их сочетания.
«Колесо»
«Цепочка»
«Всеканальная»
Рис. 6.9. Схемы информационных сетей
Информация должна фиксироваться, сохраняться и накапливаться. В этих целях необходима организация отчетности конкретных подразделений и исполнителей (кто, когда, где, что) и наличие лиц ответственных за внесение данных, обработку, анализ и направление тем, кто в ней нуждается. Результаты отчетности фиксируются в соответствующих базах системы учета, за содержание и состояние которых несут ответственность конкретные исполнители.
б) Требования к содержанию комплексной системы баз данных
В информационной системе обеспечивающей управление организацией, можно выделить следующие основные взаимосвязанные функциональные подсистемы учета (базы данных):
входящей и исходящей корреспонденции;
нормативных документов, воздействующих на деятельность организации;
принимаемых решений и их выполнения по уровням управления;
кадры (персонал);
маркетинг и сбыт;
снабжение;
основное производство;
склады;
бухгалтерский учет;
финансы.
Как правило, на производственных предприятиях формируется единая база данных объединяющая складские запасы сырья, материалов и комплектующих; незавершенное производство, готовую продукцию, что существенно облегчает и ускоряет процесс планирования. В целях установления контроля над затратами по процессам и операциям организуется операционно-стоимостной учет АВС.
Для оперативного контроля над перемещением материальных объектов по операциям и складам часто используется компьютерная система электронного маркера (штрих-кода).
Система учета и отчетности является основным количественным источником контроля и анализа выполнения операций и оценки деятельности организации.
Программные продукты информационного обеспечения управления
1) Системы управления персоналом
Системы управления персоналом HRM (Human Resource system) предназначены для оптимизации работы, в первую очередь, руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют значительную роль в повышении их производительности труда.
Информационная система управления персоналом предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках. Также она позволяет вести табель учета работников, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять паремии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность.
По функциональной направленности можно выделить основные группы таких систем:
многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников;
экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
программы расчета заработной платы;
комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри организации, рассчитывать заработную плату.
Крупные компании преимущественно используют HR-модули класса my SAP Business Suite или Oracle E-Business Suite которые отличаются большой функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить, двойной ввод данных и т.п.
Средние компании предпочитают преимущественно программные средства на основе Microsoft Dynamics, разработки Робертсон и Блумс Корпорейшн – «RB HR & Payrol – управление кадрами и зарплата», системы «1С: Предприятие», «1С: Зарплата и управление персоналом», «БОСС-Кадровик» и др.
2) Системы управления ресурсами компании
Использование системы MRP «Планирование материальных ресурсов» (Material Requirement Planning) позволило компаниям снизить уровень запасов сырья и материалов на складах и уровень запасов в незавершенном производстве, повысить эффективность производственного цикла, сократить сроки выполнения заказов. Недостатком MRP является то, что в ней не учитываются ресурсные ограничения по производственной мощности. Этот недостаток был компенсирован дополнением модулем планирования потребностей в мощностях CRP (Capacity Requirements Planning), что позволило учитывать наличие необходимых мощностей для производства определенного количества готовых изделий. Системы MRP имеющие в своем составе модуль CRP стали назвать системами планирования потребностей в материалах замкнутого цикла (Closed Loop MRP).
В 80-е годы появление компьютеров следующего поколения позволило расширить возможности планирования ресурсов, и был создан новый класс систем – «планирование ресурсов производства» (Manufacturing Resource Planning). В цикл планирования были введены не только материалы и мощности, но и прочие ресурсы предприятия, в том числе финансы и работники. Из-за схожести аббревиатур их стали называть MRPII. Реализуя концепцию тотального планирования ресурсов производства, эта система является основной до настоящего времени.
Логическим продолжением систем класса MRP II являются современные системы ERP – финансово-ориентированная информационная система определения и планирования всех ресурсов предприятия для получения, изготовления, отгрузки и учета заказов потребителей. Термин ERP (Enterprise Resource Planning System) был введен независимой исследовательской компанией Gartner Group в начале 90-х годов. Эти системы предназначены как для производственных предприятий, так и для компаний предоставляющих услуги.
Системы ERP обеспечивают выполнение финансовых функций; предоставление необходимой отчетности; автоматизацию продаж; производственные функции; функции управления качеством; функции предоставления сервиса; функции управления персоналом; инженерные функции; функции распределения и логистики, осуществляет анализ результатов хозяйственной деятельности.
ERP-системы результат сорокалетней эволюции управленческих и информационных технологий. У большинства поставщиков они достаточно гибки и легко подстраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет.
В настоящее время лидерами ERP-систем на рынке СНГ являются программные средства: 1С:Предприятие, SAP R/3 и SAP ERP, Oracle Business Suite, Microsoft Dynamics, iScala, Галактика ERP, Парус-Предприятие 8.
3) Системы управления взаимоотношениями с клиентами
Система управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management) прикладное программное обеспечение, предназначенное для обслуживания стратегий взаимодействия с потребителями в целях повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов посредством сохранения информации и клиентах и истории взаимоотношений с ними, улучшения бизнес-процедур, анализа и прогнозирования результатов.
Включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнерах и внутренних процессах компании.
Стандартная CRM-система включает базу данных по продуктам, услугам и ценам, информацию о состоянии рынка и конкурентах, систему планирования деятельности, модули управления контактами и оперативными взаимодействиями с клиентами, заключенными и потенциальными сделками. Содержит инструменты для проведения телемаркетинга и генерации отчетов. Позволяет проводить анализ и сегментацию целевой аудитории, создавать списки потенциальных клиентов и распределять их между торговыми представителями, планировать проведение маркетинговых мероприятий и исследований, анализировать результаты.
CRM-системы могут быть специализированы по функциональным возможностям:
Управление продажами SFA (Sales Force Automation);
Управление маркетингом;
Управление клиентским обслуживанием и колл-центрами (системы по обработке обращений абонентов, фиксация и дальнейшая работа с обращениями клиентов).
На рынке СНГ наибольшее распространение получили следующие CRM-системы: SAP CRM, Oracle Siebel CRM, Microsoft Dynamics CRM, ERP-система «Компас», ERP-система «Мегаплан».
4) Системы управления информационными ресурсами предприятия
Системы управления корпоративным контентом ECM (Enterprise content management) предназначены для управления информацией, которая накапливается в организации в процессе ее жизнедеятельности.
Обеспечивая возможность сбора, хранения и предоставления информации по запросу, они позволяют структурировать получаемую информацию и устанавливать единые стандарты ее обработки, хранения, предоставления по запросу и удаления.
Самыми распространенными информационными системами управления контентом в пространстве СНГ являются системы электронного документооборота СЭД и ECM.
Основные функции классических ECM и СЭД систем:
Обработка входящей корреспонденции..
Подготовка и согласование, подписание и отправка исходящей корреспонденции.
Формирование дел..
Поддержка директивного управления организацией.
Внутренние документы.
Процедуры архивного дела.
Кроме того, в ECM присутствуют обязательные вспомогательные функции:
Обеспечение управления доступом к данным системы.
Разнообразные по набору функций клиентские интерфейсы, позволяющие обеспечить работу в системе разных групп пользователей.
На рынке СНГ наибольшее распространение получили следующие ECM-системы: 1С:Документооборот, DIRECTUM, IBM Lotus Notes, Lan Docs, Дело, Канцлер, ЕВФРАТ.
Организация интегрированной системы оперативных совещаний
Текущее управление может перейти в фазу, когда проблемы управляют вами. Система менеджмента и регулирования (MCS) обеспечивает структурирование процесса решения проблем и создание соответствующего механизма координации деятельности разных исполнителей и подразделений организации через систему оперативных совещаний.
Целью оперативных совещаний является обмен информацией и принятие решений. Для этого формируется единая система интегрированных совещаний от заседания совета директоров до производственного участка. Она проектируется по всей иерархии управления и является постоянно действующей на весь календарный период (пример, табл. 6.3-6.4).
Таблица 6.3. Пример полностью интегрированных оперативных совещаний
Сфера контроля |
Кто присутствует |
Частота проведения
|
вся производственная сфера организации |
директор и менеджеры по направлениям |
еженедельно (обычно во вторник 10-00) |
каждое производство (аналогично для управлений и отделов) |
менеджер по производству, контролеры, плановик |
ежедневно |
каждое производственное подразделение |
мастер, контролер, рабочие |
ежесменно |
Таблица 6.4 Ориентировочные постоянные плановые темы в течение календарного месяца:
1 неделя: |
2-неделя |
3-неделя |
4-неделя |
подведение итогов работы за предыдущий месяц. |
проблемы качества
|
обсуждение инновационных проектов (технических и организационных) и состояния их реализации |
планируемые объемы продаж и готовность выполнения плана следующего месяца |
Каждое совещание состоит из постоянной плановой темы, дополнительных вопросов требующих немедленного разрешения и объявлений (информации общего значения).
Каждому участнику совещания предоставляется право сосредоточить внимание на его роли в обсуждаемой теме и высказать свою точку зрения в рамках заданного регламента.
Общие требования к системе оперативных совещаний:
устанавливается постоянное место и время проведения оперативного совещания;
темы постоянных совещаний периодически повторяются из месяца в месяц;
должен быть определен постоянный состав участников по каждой теме. Дополнительные участники приглашаются по мере необходимости;
каждому из участников известна основная тема совещания, кто докладывает состояние дел, по плановому вопросу и время, отведенное на доклад и обсуждение (регламент);
по результатам обсуждения на каждом совещании принимаются решения и оценивается состояние выполнения ранее принятых решений;
совещанию на более высоком уровне должны следовать за совещаниями по данной теме на более низком уровне;
вопросы, не проработанные на более низком уровне, на совещаниях более высокого уровня не принимаются и не рассматриваются.
Системность и периодическая повторяемость тем, позволяет избежать накопления неразрешенных проблем, систематизировать работу и экономит время.