2. Документальное оформление поступления запасов на предприятие.

На приобретение любых запасов между поставщиком и покупателем заключается договор или оформляются разовые заказы. Для оплаты за отпускаемые ТМЦ поставщик выписывает счет или счет – фактуру, а покупатель для оплаты счета – платежные поручения.

На товары сложного ассортимента могут выписываться спецификации, потарные спецификации, на весовые товары – отвесы, групповые отвесы и др. документы, подтверждающие количество отпущенного товара. На фактически отпущенные ТМЦ выписывается накладная или товарно – транспортная накладная, если товар доставляется автотранспортом. На доставку по железной дороге выписывается железнодорожная накладная. Для налогового учета выписывается налоговая накладная.

Для получения товара на складе поставщика представителю покупателя выдается доверенность. Доверенность относится к бланкам строгой отчетности. Учет доверенностей и контроль за их использованием осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом МФ Украины от 16.05.96 г. №99. К бланкам, изготовленным печатным способом в типографиях ,предъявляются следующие требования:

• они изготавливаются с печатной нумерацией;

• на предприятии должен быть организован соответствующий учет их получения, хранения и использования;

• журнал регистрации доверенностей на предприятии ведется по специальной форме (М-3), он должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;

• выдача бланков доверенностей и журнала регистрации должны производиться назначенному лицу, на которого возложены обязанности по регистрации выданных, использованных и возвращенных доверенностей, по расходной накладной;

• этим работником должен осуществляться постоянный контроль за своевременным представлением документов; свидетельствующих об использовании доверенностей, или неиспользованных доверенностей (при их возврате);

• списание использованных бланков должно производиться по актам.

Доверенность на получение ценностей от поставщика регистрируется в журнале и выдается ответственному лицу (с которым заключен договор о материальной ответственности), которому поручено получение ценностей под роспись.

В основном доверенность выдается на срок не более 10 дней. В случаях расчетов за полученные ценности в порядке плановых платежей или доставке их централизованно – кольцевыми перевозками допускается выдача доверенностей на календарный месяц.

После каждого случая доставки на предприятие запасов, полученных по доверенности лицо, получившее доверенность, обязано не позднее следующего дня представить в бухгалтерию документ о получении им ценностей и их сдаче МОЛ.

Неиспользованные доверенности возвращаются работнику, выдавшему эти доверенности, не позднее следующего дня после истечения срока ее действия.

Об использовании или возврате неиспользованной доверенности в Журнале регистрации доверенностей делается соответствующая отметка. Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью «Неиспользованные» и хранятся на предприятии три года.

Бланки доверенностей на основании платежно – приходных документов приходуются с отражением в учете по дебету субсчета 209 «Прочие материалы» по стоимости их приобретения (изготовления). Одновременно они зачисляются на отдельный субсчет забалансового счета 08 «Бланки строгого учета», исходя из цены за один бланк 1,50 грн, независимо от стоимости их приобретения. Такая цена установлена для контроля их использования и применяется при определении суммы ущерба в случае порчи, утери, нецелевого использования бланков для возмещения виновными лицами. Передача бланков из мест хранения работнику, ответственному за учет. отражается в аналитическом учете по кредиту и дебету субсчета 209 и забалансового счета 08.

Списание стоимости использованных бланков производится не реже одного раза в квартал на основании акта о списании бланков доверенностей, утвержденного руководителем. Эта операция отражается в бухгалтерском учете проводками:

Дт счета 92 (80) – Кт субсчета 209 по стоимости, определенной в соответствии с п.16 П(С)БУ 9, по методу, предусмотренному в приказе об учетной политике. Одновременно использованные бланки списываются с забалансового счета 08 по цене 1,50 грн. за один бланк.

Поступление сырья, материалов, топлива и других производственных запасов

(счет 20) от поставщиков может оформляться приходным ордером, который заполняется при отсутствии количественных и качественных расхождений с документами поставщиков, а также при оприходовании запасов с переработки.

Документы, подтверждающие качество товара.

В соответствии с Законом «О защите прав потребителей», а также в соответствии с Перечнем продукции, подлежащей обязательной сертификации, поставщики обязаны предоставить сертификат соответствия или его копию, заверенную поставщиком. Реализация и использование таких товаров без сертификата соответствия запрещается.

По отдельным товарам должны быть лабораторные анализы, ветеринарные свидетельства.

Приемка товаров по количеству осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке приемки продукции производственно – технического назначения и товаров народного потребления по количеству» от 15.06.65 г. № П.-6, по качеству - «Инструкцией о порядке приемки …по качеству» от 25.04.66 г. № П. –7 (утверждены постановлением Госарбитража).

В случае выявления расхождений при приемке комиссией составляется акт о выявленных расхождениях по количеству или акт экспертизы, если в приемке принимал участие эксперт торгово - промышленной палаты, коммерческий акт – при обнаружении расхождений при выгрузке из вагона с участием представителя железной дороги.

К запасам относятся МБП (счет 22). На счете 112 «Малоценные необоротные материальные активы» учитываются объекты, срок службы которых больше года. Стоимостную оценку этих предметов предприятие определяет самостоятельно в приказе об учетной политике. Эти МНМА к запасам не относятся.