Вставка существующих данных
Если требуется вставить данные из другого приложения, тогда скопируйте исходные данные в буфер обмена, а затем вернитесь в текущий документ.
В меню Правка выберите команду Специальная вставка, далее в списке «Как» выберите тип объекта, например, «Лист Microsoft Excel (объект)», а затем установите переключатель в положение «Вставить».
В этом случае на экране отображается только одна страница внедрённого объекта.
Внедрение новых сведений
Чтобы внедрить новый графический объект или уравнение, в меню Вставка выберите команду Объект, а затем тип объекта.
Примечание. Чтобы отредактировать внедрённый объект, дважды щёлкните по нему левой кнопкой мыши, причём, после этого в окне документа Microsoft® Word появятся панели инструментов и меню, необходимые для изменения этого объекта.
Чтобы вернуться в исходный документ Microsoft® Word, переместите указатель за пределы внедрённого объекта и нажмите кнопку мыши.
Внедрите в документ Microsoft® Word Оtchet.doc заголовок таблицы из листа «Создание подшивки» книги Microsoft Excel Example.xls.
II этап. Создание связей для автоматического обновления данных
Если файл документа должен быть компактным, вместо внедрения воспользуйтесь связыванием данных. Внедрение объекта увеличивает размер файла документа, так как в файл целиком переносится копия объекта. Связный документ – это образ данных, существующих только в исходном файле.
Практически любые данные из различных приложений Microsoft® Office можно связать между собой. Наш годовой отчёт представим в виде документа Microsoft® Word, а в нём создадим связь с данными, которые находятся в книге Microsoft® Excel. В случае изменения исходных данных соответствующие сведения в документе Microsoft® Word будут автоматически обновлены.
Связь данных
В Microsoft® Excel скопируйте в буфер обмена ячейки, с которыми следует поддерживать связь в документе Microsoft® Word.
Перейдите в документ Microsoft® Word, и в меню Правка выберите команду Специальная вставка.
Установите переключатель в положение «Связать», а затем выберите формат листа «Microsoft® Excel».
Примечание. По умолчанию связанные объекты обновляются автоматически. Чтобы обновление происходило только по запросу пользователя, в меню Правка выберите команду Связи. Выделите название связного объекта в списке и установите переключатель в положение «По запросу».
Чтобы обновить такой объект, в диалоговом окне «Связи» выделите название объекта, а затем нажмите кнопку Обновить.
Вставьте в документ Microsoft® Word Оtchet.doc связанные данные из листа «Создание подшивки» книги Microsoft Excel Example.xls.
Несколько слов о гиперссылках
При внедрении или связывании объекта с файлом происходит воспроизведение внешних данных. Гиперссылки открывают пользователю непосредственный доступ к сведениям, хранящимся в других местах. Гиперссылки используются для перехода в другие документы, а также для перемещения внутри данного документа.
Самым большим преимуществом гиперссылок является доступ к сведениям из практически любых источников, помимо дисков вашего компьютера или локальной сети.
Примечание. Если команда Вставить как гиперссылку в меню Правка недоступна, проверьте, сохранён ли тот документ, откуда производится копирование.
После связанной таблицы в документе Оtchet.doc вставьте гиперссылку на файл Example.xls двумя способами:
с помощью команды Вставка;
используя буфер обмена, с помощью команды Вставить как гиперссылку.