Создание презентации для отчёта

Теперь пора превратить наш отчет в презентацию Microsoft® PowerPoint . Не следует забывать, что в документе у нас существуют связи с данными из книги Microsoft® Excel, которые необходимо сохранить. Это можно сделать несколькими способами, например, так:

1. Откройте презентацию Microsoft® PowerPoint.

2. В меню Вставка выберите команду Объект.

3. Установите флажок «Создать из файла» и с помощью кнопки Обзор найдите нужный файл, например, Оtchet.doc.

4. Установите флажок «Связь» и нажмите на кнопку OK.

Примечание. Если вы хотите оформить свою презентацию более красиво, вам придётся разгруппировать связанный объект и после этого применить встроенное оформление и анимацию к каждой части презентации в отдельности. Однако после разгруппирования связанного объекта все связи будут утеряны!

Превратите отчет по частям в презентацию Microsoft® PowerPoint. Для этого свяжите по отдельности название отчёта, текст отчёта, название таблицы и сами данные в таблице, используя в меню Правка команды Копировать в исходном файле и Специальная вставка в конечном. Не забудьте указать опцию «Связать» как «Объект лист Microsoft® Excel». Оформите презентацию по вашему усмотрению, например, примените встроенное оформление и анимацию.

Анимация:

название отчёта – лазерный текст;

текст отчёта – вбрасывание;

название таблицы – появление;

таблица – въезд.

Сохраните презентацию с именем Present.ppt.

IV этап. Объединение связанных документов в подшивку

Если вам необходимо иметь вместе сведения из различных файлов, объедините их в электронной подшивке. При этом сами файлы не изменяются, а образуют разделы подшивки. Каждый из них можно по отдельности сохранить, переместить, изменить, просмотреть или напечатать.

Далее мы узнаем, как создаётся отчёт в виде подшивки, содержащей в себе книгу Microsoft® Excel Example.xls, документ Microsoft® Word Оtchet.doc и презентацию Microsoft® PowerPoint Present.ppt.

Создание подшивки

1. На панели задач Microsoft® Windows нажмите кнопку Пуск, далее в главном меню выберите команду Программы, затем подкоманду Microsoft® Binder или выберите на панели Microsoft® Office кнопку создания электронной подшивки.

2. Выберите в меню Файл команду Создать подшивку. Перейдите на вкладку «Общие», выберите формат «Новая подшивка» и нажмите на кнопку OK. Если вы хотите создать новую подшивку, используя существующий шаблон, перейдите на вкладку «Подшивки» и дважды щёлкните подходящий шаблон.

3. Выберите пункт меню Раздел, команду Добавить из файла и добавьте требуемые файлы. Для изменения порядка разделов подшивки выберите в меню Раздел команду Переместить и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.

4. Для обновления связей можно выполнить следующие действия: в меню Правка выберите команду Связи и нажмите на кнопку Обновить.

Полезные советы

• Чтобы вывести содержимое раздела (файла) подшивки в правой области окна подшивки, щёлкните значок раздела в левой области.

• Для добавления, удаления или изменения названия раздела подшивки выберите значок соответствующего раздела, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите подходящую команду.

Создайте подшивку из готовых файлов Оtchet.doc, Example.xls и Present.ppt. Сохраните подшивку в папке своей группы с именем Palmira.obd.

Создайте годовой отчёт фирмы по продажам деликатесов. Воспользуйтесь документом Delicates.doc. В этом документе осуществите связь с таблицей данных из листа «Деликатесы» книги Exercise.xls Microsoft® Excel. Преобразуйте полученный отчёт в презентацию Microsoft® PowerPoint (назовите её Delicates.ppt), где осуществите связь с диаграммой листа «Деликатесы» книги Exercise.xls. Объедините все полученные файлы в одну электронную подшивку и сохраните её в папке своей группы с именем Year.obd.

Резюме

Добавление документов в подшивку

• Каждый документ в подшивке является отдельным разделом. Чтобы добавить какой-либо файл в подшивку, в меню Раздел выберите команду Добавить из файла и откройте файл, который нужно добавить. Можно также перетянуть пиктограмму нужного файла из папки «Мой компьютер» или «Проводник» на левую панель Microsoft® Office Binder.

• Чтобы добавить в подшивку часть существующего документа, откройте его, выделите необходимый текст документа и перетащите его в Microsoft® Office Binder, опустив на левую панель. Можно также перетащить фрагмент документа с рабочего стола^.

• Чтобы создать раздел внутри Microsoft® Office Binder, выберите в меню Раздел команду Добавить и в открывшемся диалоговом окне – нужный шаблон.

Примечание. Таким методом можно добавить только шаблон Microsoft® Word и только из основного раздела шаблонов, что существенно ограничивает свободу в создании документов Microsoft® Excel и Microsoft® PowerPoint в Microsoft® Office Binder.

Если вы хотите добавить в вашу подшивку документ, защищённый паролем, то вы должны защитить его стандартным образом. Однако при внесении документа в подшивку, пароль снимается, и – вы не поверите! – нет никакой возможности защитить подшивку.

Создайте отрывок из файла Otchet.doc, включающий в себя статистические данные из таблицы, и добавьте его в подшивку Palmira.obd двумя способами:

• в качестве отрывка;

• как часть документа.

Создайте в подшивке Palmira.obd новый раздел на основе общего шаблона документов Microsoft® Word и внесите туда сообщение: «Данный отчёт требуется составлять каждый календарный год!»

Работа с документами в подшивке

Выбор раздела

Для активации определённого раздела (документа) в подшивке просто щёлкните на его пиктограмме в левой части окна Microsoft® Binder или выберите в меню Раздел команды Следующий раздел и Предыдущий раздел для перемещения между разделами. Выбор отдельного раздела в подшивке выводит его в окне Microsoft® Binder, где его можно редактировать. Иногда полезно выделить несколько разделов, например, если вы хотите их распечатать или переместить. При выделении разделов используются стандартные приёмы работы с мышью или клавиатурой:

• для выбора одного раздела просто щёлкните на нём левой кнопкой мыши;

• для выбора нескольких разделов подряд используйте левую кнопку мыши и клавишу Shift;

• для выбора нескольких разделов в произвольном порядке используйте щелчок левой кнопкой мыши, удерживая клавишу Ctrl;

• для выделения всех разделов подшивки выберите в меню Раздел команду Выделить всё.

Копирование, перемещение и скрытие разделов

Для добавления точной копии раздела в подшивку выберите в меню Раздел команду Дублировать. В появившемся диалоговом окне определите, после какого раздела должна быть вставлена копия.

Вы можете скрыть ненужные разделы подшивки, не удаляя их. Для этого выберите данный раздел и воспользуйтесь в меню Раздел командой Скрыть. Соответственно для восстановления раздела вы можете выбрать в меню Раздел команду Отобразить раздел и из списка скрытых разделов выделить необходимый.

Перемещение разделов из одной подшивки в другую происходит очень просто, главное, чтобы обе подшивки были на экране – каждая в своём окне. Перемещать разделы вы можете точно так же, как перемещаете и копируете обычные файлы и папки в окне «Проводник» или папки «Мой компьютер».

Поэкспериментируйте над вашей подшивкой, скрывая и показывая разделы.

Продублируйте в подшивках Palmira.obd и Year.obd разделы, содержащие презентации Microsoft®PowerPoint и вставьте их в начало каждой подшивки в качестве первого раздела.

Сохранение подшивки

При сохранении подшивки, содержимое всех её разделов записывается в один файл подшивки на диске. Этот файл содержит все разделы, внесённые в подшивку из существующих файлов, причем исходные файлы остаются нетронутыми, и все изменения разделов подшивки отражаются только в файле подшивки.

Для того чтобы сохранить подшивку как шаблон, воспользуйтесь в меню Файл командой Сохранить подшивку как и в списке «Тип файла» диалогового окна сохранения выберите «Шаблоны подшивок». Убедитесь, что вы сохраняете шаблон в папке шаблонов Microsoft® Office 97 или в одной из вложенных папок.

Если вы создаёте подшивку, то можете сохранить все её разделы в отдельных файлах. Для этого:

• Выделяя по очереди каждый раздел подшивки в меню Раздел выбирайте, команду Сохранить в файле;

• Имея готовый файл подшивки, найдите его в окне «Проводник» или папки «Мой компьютер», нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Разобрать.

1) Измените раздел Present.ppt подшивки Palmira.obd. Добавьте в презентацию титульный слайд, на котором укажите свою фамилию, имя и номер группы, измените цветовую схему слайдов или примените готовый шаблон оформления.

2. В разделе Otchet.doc подшивки Palmira.obd измените год предоставляемых сведений для отчёта с 1998 на 1999.

3. Сохраните подшивку и проверьте, изменились ли исходные файлы, в которые вы вносили изменения.

4. Сохраните подшивку Palmira.obd как шаблон Palmira и попробуйте создать новую подшивку на основе вновь созданного шаблона.

Измените презентацию Delicates.ppt. Вставьте в отчёт слайд со структурной схемой, в которой отобразите структуру подшивки Year.obd (рис. 33).

С охраните презентацию и проверьте, изменился ли соответствующий раздел подшивки.

Рис. 32. Структура подшивки Year.obd

Колонтитулы

Одной из наиболее реальных и весомых причин использования подшивок вместо раздельной подготовки частей документов является возможность установления и печати колонтитулов, применённых ко всей подшивке, по всем разделам. Microsoft® Binder предлагает больше количество колонтитулов для самых разнообразных случаев жизни, но если они вас не устраивают, вы можете создать и свои собственные колонтитулы.

Примечание. Разрешается иметь только один верхний и один нижний колонтитулы для всей подшивки. Нельзя изменять колонтитулы для отдельных разделов, нельзя создавать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц. Вы можете только решать, будет ли нумерация страниц сквозная или начинается с каждого раздела отдельно.

Добавление колонтитулов в подшивку

1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы подшивки.

2. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Колонтитулы».

3. Выясните, будут ли колонтитулы применяться ко всем разделам подшивки или только к некоторым, и в зависимости от этого выберите опцию «ко всем поддерживаемым разделам» или «только к выделенным разделам». При этом отметьте те разделы, к которым будут применяться колонтитулы Microsoft® Binder.

4. Для использования предопределённых колонтитулов выберите необходимый тип из раскрывающихся списков «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул». Выбранный тип колонтитула при этом появляется в поле под списком, показывая, как колонтитул будет выглядеть при печати.

5. Д ля настройки колонтитулов щёлкните по кнопке Настроить (рис. 34). Если колонтитул был выбран, то он появляется в текстовых полях и его можно отредактировать по своему желанию. Для перехода на новую строку в текстовом поле используйте комбинацию клавиш Ctrl+Enter, поскольку нажатие клавиши Enter закрывает данное диалоговое окно.

Рис. 34. Диалоговое окно настройки колонтитулов

Создайте в подшивке Palmira.obd верхний колонтитул, содержащий имя раздела, число разделов в подшивке, время и имя подшивки. В нижний колонтитул поместите номера страниц.

В подшивку Year.obd в верхний колонтитул поместите номера страниц и имя раздела. После этого в разделах, содержащих документы Microsoft® Word создайте свои собственные колонтитулы, используя для этого в меню Вид команду Колонтитулы, добавив в них свои фамилию и имя. Просмотрите полученный результат и выясните, какие колонтитулы останутся при печати документов в данных разделах.

Печать подшивки

Вы можете распечатать отдельный раздел подшивки, любую их комбинацию или всю подшивку целиком. При печати отдельного раздела можно определить, какие именно страницы будут распечатаны.