7. Отмена онлайн-бронирования

Технология расчета в программе 1с: Отель8

В программе ведется два контура взаиморасчетов — с гостями, физическими лицами, как правило, за наличный расчет или по кредитным картам, и с контрагентами, юридическими лицами.

Взаиморасчеты с гостем

Каждому гостю при поселении открывается лицевой счет, на который начисляются все услуги. У гостя может быть несколько счетов, услуги могут быть разделены между этими счетами.

Операции с лицевым счетом:

• Начисление

Услуги по тарифу на счет гостя начисляются автоматически. Если подключены интерфейсы с внешними системами, например с тарификатором телефонных разговоров или с рестораном, то услуги могут начисляться автоматически через интерфейс. Поддерживается начисление вручную и групповое начисление по всем счетам группы гостей.

• Сторнирование

Сторнирование используется для снятия услуги со счета гостя, баланс гостя уменьшается, но операция сторнирования фиксируется и попадает в аудиторский отчет по сторно. Данная операция может быть запрещена для определенных пользователей.

• Перенос начислений со счета на счет

Данная операция используется для разделения/объединения счетов. Кассир может легко часть услуг выделить на отдельный счет, оплатить и распечатать гостю счет только с выбранными услугами.

В программе можно настроить правила начислений для автоматического разделения услуг. Например, можно задать правило, по которому телефонные разговоры гостей всегда будут относиться на отдельный счет.

• Перенос депозита

Остаток предоплаты гостя может быть перенесен на другой счет или зачтен как оплата услуг по другому счету того же гостя, или другого. В правах доступа можно ввести различные ограничения на эту функцию.

• Оплата

Счет может быть оплачен как наличными, так и кредитными картами, или любым другим способом оплаты. На счет может быть внесена предоплата или счет может быть оплачен частично.

Предоплата может быть внесена как по брони, так и по размещению при заезде.

• Возврат

Поддерживаются различные схемы оформления возвратов с печатью всех необходимых документов. При возврате могут печататься: заявление, заполненное от имени гостя с его паспортными данными; акт КМ-3, если используется схема с возвратом «по старому чеку»; и расходный кассовый ордер. Во всех документах уже заполнены все данные, гостю необходимо будет только поставить свою подпись.

Печать счета

Счет гостя печатается на разных языках. Русский и английский включены в поставку, печатные формы на других языках могут быть разработаны на заказ.

Счет печатается по форме 3Г. Поддерживается более 10 вариантов печати счета. Например, можно настроить печатную форму счета так, чтобы завтраки сворачивались и при печати включались в стоимость проживания.

ООО «Монблан» - предприятие с линейно-функциональной организационной структурой, основу которой составляют функциональные отделы, подчиняющиеся (линейно) непосредственно начальнику отдела. Особенностью данной организационной структуры является простота использования в относительно стабильной среде при выполнении однотипных работ. А оказание гостиничных услуг, особенно в гостинице 3*, требует определенного порядка и качества. К тому же линейно-функциональная структура - многоуровневая, что позволяет эффективно управлять организацией любой организационно-правовой формы, размера и сферы деятельности. Также к положительным сторонам использования линейно-функциональной организационной структуры можно отнести единообразие подчинения, однозначность руководства и высокую производительность. Однако в свою очередь это требует высокой квалификации высшего эшелона управления.

Управление персоналом в ООО «Монблан» включает многие составляющие. Среди них: взаимоотношения в коллективе, социально-психологические аспекты управления.

Ключевое же место занимает определение способов повышения производительности, путей роста творческой инициативы, а также стимулирование и мотивация работников.

Взаимоотношения в коллективе и социально психологические аспекты лежат в основе организационной культуры всей компании в целом.

2. Анализ расчета и выписки гостей.

При расчете за проживание играет роль количество прожитых суток, время заезда и выезда гостя. Плата за проживание в гостинице взимается по ценам, установленным исполнителем.

Для сотрудников очень важно четко знать порядок взимания оплаты за проживание и уметь грамотно объяснить клиенту, за что берется та или иная сумма.

Порядок расчета с клиентами за проживание определен Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 года № 490, которыми руководствуется большинство российских гостиниц. Согласно этому документу плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом — с 12 часов текущих суток по местному времени.

При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается.

В случае задержки выезда потребителя плата за проживание взимается в следующем порядке:

* не более 6 часов после расчетного часа — почасовая плата;

* от 6 до 12 часов после расчетного часа — плата за половину суток;

* от 12 до 24 часов после расчетного часа — плата за полные сутки (если нет почасовой оплаты).

При проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

В случае отказа гостя от оплаченного номера в течение одного часа с момента поселения отель «Монблан» возвращает деньги полностью, если гость не использовал номер для проживания.

Ресепшионист входит в контакт с гостями, отъезд которых планировался на 12 часов и не состоялся, любезно уточняет время отъезда, делает соответствующие пометки.

Отель «Монблан» придерживается данной системы расчетов с клиентами за проживание, при задержке выезда, уже с момента расчетного часа (с 12 часов) до 18 часов берется оплата 50 % суточной стоимости номера. Если гость не уехал и после 18 часов, он обязан заплатить уже за следующие сутки — 100 % стоимости. При заезде до 9.00 — плата за полные сутки, после 9.00 — половина суточной стоимости номера. При этом участникам корпоративной программы разрешен поздний выезд (до 17.00) без дополнительной оплаты.

В отеле «Монблан», в случае если гость останавливается только на одни сутки, номер ему предоставляется в распоряжение сроком на 24 часа без учета единого расчетного часа (так называемые льготные сутки).

Иногда для больших групп туристов, выезжающих в вечернее время (после 12 часов) предоставляется один или несколько штабных номеров бесплатно. В этих номерах они могут сложить свой багаж, привести себя в порядок, отдохнуть перед отъездом. Таким образом, туристы могут сэкономить, не оплачивая дополнительно пребывание в своем номере после расчетного часа.

В случае 100%-ной загрузки номеров соответствующей категории или 100%-ного бронирования номеров соответствующей категории отель имеет право отказать постояльцу в возможности задержки выезда.

Ряд отелей с целью дополнительного привлечения клиентов практикуют так называемое дневное использование номеров на 0,5 суток соответственно за половину стоимости проживания в номере. Этот прием используется только при очень низкой загрузке, при простое гостиницы исключительно в дневное время (до 16 часов). Распоряжение о таком поселении ресепшионист получает от своего руководителя, в зависимости от сложившейся ситуации со спросом на услуги размещения. Часто таким видом услуг пользуются клиенты, которым необходим номер в отеле на несколько часов, например, для проведения деловой встречи или переговоров.

Общее количество проживающих в номере не должно превышать количество мест в номере. При желании клиента одному занимать многоместный номер с него берется полная оплата за весь номер. За проживание не более одного ребенка в возрасте до 7—12 лет без предоставления специального спального места плата, как правило, не берется.

При необходимости в номере может быть установлена дополнительная кровать или раскладушка, чаще всего за дополнительную плату.