Контрольні запитання

1. Що таке документи?

2. З яких елементів складається документ? Як ці елементи називаються?

3. Які реквізити характерні для заяви? Як вони розта-шовуються?

4. Що таке характеристика? Назвіть реквізити цього документа.

Рекомендована література

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2002. – С. 37–86.

2. Ділова українська мова / за ред. О. Д. Горбула. – К.: Тов. «Знання», КОО, 2001. – С. 17–41.

3. Зубков М. Г. Сучасне українське ділове мовлення / М. Г. Зубков. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 32–62.

4. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні / В. І. Мозговий. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – С. 45–49.

5. Молдованов М. І. Сучасний діловий довідник / М. І. Молдованов, І. М. Сидорова. – К.: Техніка, 1992. – С. 4–32.

6. Плотницька І. М. Ділова українська мова / І. М. Плотницька. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 142–154.

7. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К.: Довіра, 2003. – С. 5–12.

8. Чорненький Я. Я. Українська мова (за професійним спрямуванням). Ділова українська мова / Я. Я. Чорненький. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – С. 20–33.

9. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення / С. В. Шевчук. – К.: Літера ЛТД, 2002. – С. 22–38.

3. Довідково-інформаційні документи

1. Довідково-інформаційні документи.

2. Довідка (визначення, реквізити).

3. Доповідна та пояснювальна записки.

4. Протокол.

5. Витяг з протоколу.

6. Службові листи.

Методичні рекомендації до вивчення теми

Довідково-інформаційні документи найменш регламентовані, тому вони характеризуються стилістичною різнобарвністю. Під час їх складання залежно від типу документа і його призначення слід врахо-вувати типові мовні засоби ділового (довідка), наукового (анотація, рецензія, відгук, стаття), публіцистичного (прес-реліз, стаття, оголо-шення, повідомлення, запрошення) і розмовного (телефонограма, радіограма, службові листи тощо) стилів.

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів; мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Термінологічний словник

Лист-відповідь на запит – це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді. Залежно від ситуації можна пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити в поставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції. У між-народній торгівлі розрізняють два види оферт – тверду та вільну.

Тверду оферту оформляє продавець на певну партію товару лише одному покупцеві. При цьому вказується термін, упродовж якого продавець зв’язаний своєю пропозицією. Цей термін називають опціоном. Якщо покупець беззастережно приймає вимоги оферти, продавець зобов’язаний поставити товар на запропонованих ним умовах. Інакше він відповідає за можливі збитки покупця.

Вільна оферта обов’язково містить назву товару, кількість чи обсяг поставки, ціну товару, термін постачання, умови платежу. Можуть бути зазначені також спосіб пакування та маркування, санкції за порушення того чи іншого пункту та інші дані.

Лист-відповідь на прохання і пропозиції. Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, слід зробити вибір і погодитись або відмовитись.

Лист-прохання – це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.

Лист-нагадування – це один із найбільш неприємних і психологічно важких листів ділового спілкування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Рекламаційні листи і листи-претензії пов’язані з пред’явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов’язки.

«Сердиті» листи. Відповіді на них за принципом «зуб за зуб» будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, безперечно, можна дати коректну, аргументовану відповідь.

Супровідні листи. Листи такого типу надсилаються разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.

Рекомендаційні листи. Ситуації, коли необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту тощо.