Толық кестелер. Баспаға шығару
Толық кестелер мәліметтер базасында сақталатын информацияны жинақтауға (біріктіруге, өңдеуге) негізделген. Сонымен бірге толық кестелер кестелік мәліметтерді екі және үш өлшемді кесте ретінде бейнелейді.
Толық кестелер көмегімен кез келген дәрежедегі талдаумен аралық нәтижелерді шығаруға болады.
Толық кестені: Сводная таблица может быть создана на основании данных находящихся:
тізімде немесе Microsoft Excel мәліметтер базасындағы мәндер;
сыртқы мәліметтер көзі;
бірнеше біріктіру диапазоны;
басқа толық кестедегі мәндер негізінде жасауға болады.
Ә
р
толық кесте 4 аймақтан тұрады: парақ,
жол, бағана, мәліметтер.
10.1-сурет
Сонымен бірге толық кестеде мәліметтер базасындағы өрістерге сәйкес батырмалар бар. Батырмалар толық кесте макетінің жанында немесе аспаптар тақтасында орналасқан. Қажет толық кестені жасау үшін өріс аттары жазылған батырмалардың керегін сйкес аймаққа тасмалдау керек. Аймақтардың атқаратын қызметі төмендегідей:
Жол (Cтрока). Бұл аймаққа орналасқан өрістердің ерекше (уникальные) мәндері толық кесте жолының тақырыбы ретінде қолданылады. Егер бұл аймаққа бір ғана өріс орналасса, онда толық кестедегі жолдар саны осы өрістің ерекше мәндерінің санына тең (нәтижені санамағанда).
Бағана (Столбец). Бұл аймаққа орналасқан өрістердің ерекше (уникальные) мәндері толық кесте бағанасының тақырыбы ретінде қолданылады. Егер бұл аймаққа бір ғана өріс орналасса, онда толық кестедегі бағаналар саны осы өрістің ерекше мәндерінің санына тең (нәтижені санамағанда).
Мәліметтер (Данные). Бұл аймаққа орналасқан өріс мәндері толық кесте ұяшықтарын нәтижелік мәліметтермен толықтыру үшін қолданылады (қосынды, санақ, орта мәнді есептеу және т.б.).
Парақ (Страница). Бұл аймаққа орналасқан өрістердің ерекше мәндері және Бәрі (Все) элементі ашылатын тізім жасау үшін пайдаланылады. Парақ өрісінде әр тізімнен тек бір ғана мән таңдауға болады. Мәліметтер аймағында таңдап алынған мән үшін нәтижелік мәліметтер бейнеленеді. Толық кестенің бұл элементі кестені үш өлшемде бейнелеуге мүмкіндік береді.
Тапсырма 1 Төмендегі кесте негізінде өнімдердің әр түрін, түрлі атқарушылардың әр ай сайын бір регионда сатуынан түскен пайданы көрсететін кесте тұрғызу керек.
-
Менеджер
АЙ
Өнімдер
КІРІС
ШЫҒЫС
ПАЙДА
Регион
Арынов
Қаңтар
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Арынов
Ақпан
Ет
100,00
50,00
Ресей
Арынов
Ақпан
Ет
100,00
50,00
Ресей
Арынов
Сәуір
Ет
100,00
50,00
Ресей
Арынов
Сәуір
Ет
100,00
50,00
Ресей
Бейсенұлы
Қаңтар
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Бейсенұлы
Ақпан
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Бейсенұлы
Ақпан
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Бейсенұлы
Сәуір
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Бейсенұлы
Сәуір
Ет
100,00
50,00
СНГ елдері
Кәрімов
Мамыр
Балық
100,00
50,00
СНГ елдері
Кәрімов
Қаңтар
Балық
100,00
50,00
Ресей
Арынов
Ақпан
Балық
100,00
50,00
Ресей
Арынов
Наурыз
Сүт
200,00
20,00
Ресей
Бейсенұлы
Наурыз
Сүт
300,00
30,00
СНГ елдері
Кәрімов
Наурыз
Сүт
150,00
100,00
СНГ елдері
Әдістемелік нұсқау
Берілген кестені теріп қалауыңызша безендіріңіз.
“Пайда” (Прибыль) өрісінің мәнін формула көмегімен есептеп шығыңыз.
Курсорды кестенің кез келген ұясына қойып Мәндер – Толық кесте (Данные –Сводная таблица) командасын орындаңыз.
Ашылған сұхбат терезесіндеТізімде немесе Microsoft Excel мәліметтер базасында (В списке или базе данных Microsoft Excel) жалаушасын орнатыңыз.
Кесте орналасқан диапозонды көрсетіңіз. Егер тізім дұрыс жасалған болса диапазон автоматты түрде белгіленеді.
“Өнім” және “Менеджер” батырмаларын “Жол” («Строка») аймағына тасмалдаңыз. Алдымен “Өнім” батырмасын, сонан кейін “Менеджер” батырмасын тасмалдаңыз. Себебі “Менеджер” өрісі “Өнім” өрісіне қатысты кіріктірілген (вложенный). “Бағана” («Столбец») аймағына “Ай” батырмасын және “Парақ” аймағына “Регион” батырмасын орналастырыңыз. “Мәліметтер” аймағына “Пайда” батырмасын орналастырыңыз.
Толық кесте орналасатын орынды таңдаңыз.
Жасалған толық кесте төмендегідей болады:
10.2-сурет
Баспаға шығарылатын мәтінді алдын ала көру.
10.3-сурет
Құжатты баспаға жiбермес бұрын, алдымен оның қағаз бетiнде қалай орналасқанын арнаулы алдын ала мәтiн көру режимi арқылы қарап шығуға болады. Бұл бiраз уақытты және қағазды үнемдеуге мүмкiндiк бередi.
Алдын ала көру режіміне көшу үшін стандартты саймандар тақтасындағы Алдын ала көру (Предварительный просмотр) батырмасына шерту қажет. Бұл режимде құжаттың бірнеше беттерін қарап шығуға, экранда беттерді үлкейтуге және кішірейтуге, құжат мәтініне өзгертулер енгізуге болады.
Бұл режимде құжаттың бiр немесе бiрден бiрнеше беттерiн кiшiрейтiлген түрде қарап шыға аламыз, қажет болса, мәтiнге өзгерiстер енгiзуге болады. Мұнда құжаттың бiрнеше беттерiн көру барысында мәтiндi оқу немесе жеке графикалық элементтердi айқын Файл-Алдын ала көру (Файл-Предварительный просмотр) командасын бейнелеу мүмкiн емес. Алайда элементтердiң өзара орналасуы жайлы толық мәлiмет алып, төменгi сiлтеме қатарларды тез анықтауға болады. Құжатты алдын ала көру батырмасын шертемiз.
“Алдын ала көру” саймандар тақтасының батырмалары:
Масштаб - Құжат бейнесiнiң масштабын экранда өзгертедi.
Баспаға шығу - “Баспаға шығу” сұхбат терезесiнде анықталған опцияларға сәйкес құжатты қағазға басуға жiбередi
10.4- сурет
Бет (старница)- шығарылатын беттің параметрі, алдын ала көруі, қағаздың мөлшері толығымен қарастыралады.
10.5-сурет
Құжатты баспаға шығару
Ағымдағы құжатты баспаға шығару үшiн:
1. Қажеттi құжат экранға шығарылады (ашылады);
2. Файл - Баспаға шығару командасын орындаймыз немесе Ctrl+Shift+F12 пернелер комбинациясын басамыз, сонда “Баспаға шығару” сұхбат терезесi ашылады.
3. Егер ешқандай параметрлер өзгертiлмейтiндей болса, ОК батырмасын шертемiз.
Баспаға шығару барысында Windows жүйесiнiң Тапсырмалар тақтасындағы принтердiң шартбелгiсi көрсетiлiп тұрады. Баспаға шығаруды болдыртпау үшiн, тышқанды принтер шартбелгiсiне жеткiзiп, оны екi рет шерту керек. Соның нәтижесiнде, экранға шыққан сұхбат терезесi арқылы Құжат-Баспаға шығаруды болдырмау (Документ-Отменить печать) командасы арқылы баспаға шығаруды болдырмауға мүмкiндiк бередi.
10.6-сурет
Баспаға шығару терезесiн жабу үшiн Принтер-Жабу (Принтер-Закрыть) командасын орындаймыз.
Баспаға құжаттың бiрнеше көшiрмесiн шығару үшін Файл - Баспаға шығару командасын орындап, “Көшiрмелер” (Копии) бөлiмiндегi Көшiрмелердiң саны (число копии) өрiсiне құжаттың қажеттi көшiрмелер санын тiкелей енгiземiз.