2.3. Мероприятия по совершенствованию управления дебиторской задолженностью ооо «кпк Трейд»

Политика управления дебиторской задолженностью представ­ляет собой часть общей политики управления оборотными акти­вами и маркетинговой политики организации, направленной на увеличение получаемой прибыли и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности.

В ходе проведенного анализа были выявлены следующие проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкивается ООО «КПК Трейд»:

-не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;

-отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

-функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности не распределены и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

Отчеты, которые позволяет сформировать система бухгалтерского учета ООО «КПК Трейд», представлены в таблице 2.8. Очевидно, что на основании этих данных можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя. Но это не дает никакой информации о том, какая часть дебиторской задолженности просрочена и когда следует ожидать поступления платежей.

Таблица 2.8.

Сводные данные по текущей дебиторской задолженности

ООО «КПК Трейд» на 31.12.2013 г.

Документы	№	Дата	Сумма, тыс. руб.
Счета-фактуры	103	25.12.2012	100
	109	27.12.2012	600
	141	03.01.2012	650
Итого 1350
Платежные поручения	245	18.01.2013	16
	252	20.01.2013	20
	265	22.02.2013	50
	278	23.04.2013	14
	300	06.04.2013	200
	312	16.05.2013	200
	321	22.06.2013	100
	345	23.08.2013	50
	356	29.09.2013	50
	362	22.11.2013	450
	370	30.12.2013	150
Итого 1300
Итого текущая дебиторская задолженность 50

Для управления дебиторской задолженностью необходимо владеть следующей информацией:

-данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

-время просрочки платежа по каждому из счетов;

-размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;

-кредитная история контрагента (средний период просрочки платежа, количество просрочек).

-данные о компаниях, имеющих задолженность перед дебиторами ООО «КПК Трейд». (Зачастую можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность).

Стандартное условие договора в ООО «КПК Трейд» - оплата поставленного оборудования (работ по монтажу) в течение 5-25 банковских дней после его отгрузки (окончательной сдачи работ). В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью предложено реализовать возможность учета периода отсрочки платежа в соответствии с таблицей 2.9.

Таблица 2.9.

Критический срок оплаты по выставленным счетам для

ООО «КПК Трейд» на 31.12.2013

№ счета-фактуры	Дата	Сумма, тыс. руб.	Дата отгрузки	Стоимость оказанных работ, тыс. руб.	Отсрочка по договору, дн.	Критический срок оплаты
103	25.12.2012	100	27.12.2012	100	5	13.01.2010
109	27.12.2012	600	29.12.2012	200	10	08.01.2010
			29.12.2012	200	15	13.01.2010
			29.12.2012	150	20	18.01.2010
			29.12.2012	50	25	23.01.2010
141	03.01.2012	650	08.01.2012	650	10	20.01.2010
			09.01.2012	150	10	31.01.2010

На основании данных таблицы 2.9. менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору ООО «КПК Трейд» может быть предложено формирование отчета о списании дебиторской задолженности в соответствии с таблицей 2.10.

Таблица 2.10.

Отчет о списании дебиторской задолженности ООО «КПК Трейд»

на 31.12.2013

№ счета-фактуры	Критический срок оплаты по выставленному счету	Дата полученного платежного поручения	Сумма, тыс. руб.	Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб.	Период просрочки, дн.
103	13.01.2013	18.01.2013	16	100	5
		20.01.2013	20	84	7
		22.01.2013	50	64	9
		23.01.2013	14	14	10
109	08.01.2013	06.01.2013	200	200	-2
	13.01.2013	16.01.2013	200	200	3
	18.01.2013	22.01.2013	100	150	4
		23.01.2013	50	50	5
	23.01.2013	29.01.2013	50	50	6
141	20.01.2013	22.01.2013	450	450	2
	31.01.2013	30.01.20103	150	150	-1
Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты.

Из таблицы 2.10. видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.2013, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж - на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня. При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько десятков, затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по ООО «КПК Трейд» по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Рекомендуется для прогнозирования поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности (см. табл.2.3.).

ООО «КПК Трейд» зачастую работает на условиях товарного кредита с новыми покупателями, у которых нет кредитной истории. Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж ООО «КПК Трейд» необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.

ООО «КПК Трейд» следует разработать алгоритм дифференциации условий предоставления отсрочки платежа, выполнив ряд шагов.

1. Отобрать показатели, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т. д.).

2. Определить принципы присвоения кредитных рейтингов клиентам организации. Рейтинг должен присваивается на определенный период, например, квартал, по истечении которого должен пересматриваться.

3. Разработать кредитные условия для каждого кредитного рейтинга, определить цены реализации, время отсрочки платежа, максимальный размер коммерческого кредита, систему скидок и штрафов.

В качестве наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя руководству ООО «КПК Трейд» предложено выделить платежную дисциплину и объем продаж (в денежном выражении) в предшествующие периоды (таблица 2.11.).

Таблица 2.11.

Значения кредитных рейтингов

Платежная дисциплина			Объем поставок
Просрочка оплаты, дн.	Рейтинг	Сумма реализации за год, тыс. руб.		Рейтинг
Больше 60	Е	Больше 100		Е
Меньше 60	D	Больше 300		D
Меньше 30	С	Больше 500		С
Меньше 7	В	Больше 700		В
0	А	Больше 1000		А

Сначала клиенты ранжируются по платежной дисциплине. Получившие рейтинг «D» или «E» к ранжированию по объему продаж не допускаются. Для компаний, получивших рейтинги «А», «В» и «С», рекомендованы следующие условия работы:

- рейтинг «С»: работа с компанией только при условии наличия залога;

- рейтинг «B»: обязательное описание в договорах системы штрафов и пеней и их строгое исполнение;

- рейтинг «А»: предоставление отсрочки платежа без использования санкций со стороны компании.

На основании рейтинга объема поставок определяется максимально допустимый объем кредита и цены на реализуемое оборудование. К примеру, для компании с рейтингом объема поставок «В» размер товарного кредита не должен превышать 700 тыс. руб. в год, а цена реализации устанавливается на 5% ниже базовой, для рейтинга «А» кредитный лимит не больше 1 млн руб. в год, а цена -на 10% ниже базовой.

Кроме того, в настоящее время в ООО «КПК Трейд» за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи: менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) - получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности, что приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту между подразделениями.

Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников путем закрепления в регламенте управления дебиторской задолженностью (таблица 2.12.).

Таблица 2.12.

Регламент управления задолженностью в ООО «КПК Трейд»

Этап	Процедура	Ответственный
1	2	3
Критический срок оплаты не наступил	Заключение договора	Менеджер по продажам
	Контроль отгрузки	Коммерческий директор
	Выставление счета	Финансовая служба
	Уведомления об отгрузке
	Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения
Просрочка до 7 дней	При неоплате в срок - звонок с выяснением причин, формирование графика платежей	Менеджер по продажам
	Прекращение поставок (до оплаты)	Коммерческий директор
	Направление предупредительного письма о начислении штрафа	Финансовая служба
Просрочка от 7 до 30 дней	Начисление штрафа	Финансовая служба
	Предарбитражное предупреждение	Юрист
	Ежедневные звонки с напоминанием	Менеджер по продажам
	Переговоры с ответственными лицами
Просрочка от 30 до 60 дней	Командировка ответственного менеджера, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию	Менеджер по продажам
	Официальная претензия (заказным письмом)	Юрист отдел
Просрочка более 60 дней	Подача иска в арбитражный суд	Юрист

С целью автоматизации управления дебиторской задолженностью ООО «КПК Трейд» приемлемо создать информационную систему учета и управления дебиторской задолженностью. Одно из основных требований, предъявляемых к такой системе - способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Система, разработанная в среде MS Excel является достаточной для контроля дебиторской задолженности ООО «КПК Трейд».