Глава 2. Особенности бухгалтерского учета затрат по оказанию автотранспортных услуг.
2.1 Документальный учет затрат по оказанию автотранспортных услуг.
Все хозяйственные факты, которые совершаются на предприятии, находят свое отражение в бухгалтерском учете через документирование.
Документооборот – опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.
Порядок документооборота и предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также структуры организации и бухгалтерии.
Схема 2.1. Простая схема документооборота.
Основными этапами документооборота являются:
составление и оформление документов;
прием документов бухгалтерией;
обработка и использование документов;
передача документов в архив.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, а затем переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Результатом процедур документирования является совокупность первичных и сводных документов, то есть бухгалтерская документация, которая классифицируется по различным признакам.
Схема 2.2. Классификация бухгалтерских документов.
Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, – непосредственно по окончании операции.
Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.
Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.
В связи с тем, что важнейшим условием оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля, хозяйственные факты должны иметь определенные (обязательные и дополнительные) реквизиты. Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.
На основании п.2 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» [8]:
«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи и расшифровки указанных лиц».
При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести:
номер документа,
адрес организации,
основание для совершения хозяйственной операции.
Чтобы первичные документы могли являться объектом бухгалтерского учета они, кроме вышеперечисленных условий, должны удовлетворять множеству других требований (подписи, печати, порядок исправлений и пр.), перечисленных в следующих нормативных документах:
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» [8];
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ [21];
Постановление о первичных учетных документах [15], и др.
Согласно п.1 ст.9 Федерального закона о бухгалтерском учете [8] «все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет». В первичных документах и регистрах бухгалтерского учета неоговоренные исправления не допускаются. Исправление ошибки подтверждается подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение их сохранности в период работы и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер предприятия.
В целях рационального использования автомобильного транспорта организация его работы осуществляется на основе заключенных договоров. В соответствии с ними заказчики делают заказы на перевозку груза. На основании заказов организации выписывают путевые листы, которые являются основным документом учета работы автомобилей. В рассматриваемой организации ООО «Контакт» применяют формы путевых листов:
4-п – для грузовых автомобилей при выполненной работы по перевозке грузов по повременному тарифу;
4-м – для автомобилей по междугородней перевозке грузов;
Бланки путевых листов являются бланками строгой отчетности, имеют серию и учетный номер. Путевые листы выдают водителям на один рабочий день, смену. На более длительные сроки путевые листы выдают водителям, осуществляющим междугородние перевозки.
Путевой лист состоит из ряда разделов. На лицевой стороне путевого листа записывают дату выдачи, автоколонну, государственный номер, тип, гаражный номер, номер удостоверений и класс груза.
В отдельном разделе «Задание водителю» указывают, в чье распоряжение направляется автомобиль, время прибытия к месту назначения, наименование груза, откуда взять и куда его доставить, расстояние перевозки, количество поездок, сколько перевезено тонн груза и количество топлива по норме необходимое для выполнения задания.
Выданные путевые листы регистрируют в журнале учета движения путевых листов типовой межведомственной формы.
Таким образом, бухгалтерский учет затрат по оказанию автотранспортных услуг не является исключением и должен вестись строго по надлежаще оформленным документам.