2. Види службових листів

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути якомога ширшою.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Лист-повідомлення - це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі. Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх ... (термін).

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддаєте перевагу.

З повагою...

Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами товар було відвантажено сьогодні на склад ... (назва фірми) згідно з умовами договору.

Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень.

З повагою і найкращими побажаннями...

Шановні панове!

Упродовж останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у ... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії. Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.

У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно і без будь-яких зобов'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також відремонтувати їх у нашій філії.

Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.

З пошаною ...

Шановні панове!

На загальних зборах нашої фірми ... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).

Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.

З повагою...

Типові мовні звороти

1. Повідомляємо Вас, що …(дата) ми відкриваємо нову школу-ліцей в …

2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вам, що наша адреса

змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою …

3. Повідомляємо, що з … по … буде влаштовано виставку. На ній ми

представимо виготовлені нашим профтехучилищем вироби найвищого ґатунку.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати».

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

Лист-подяка - це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу підтримку, надіслане запрошення тощо.

«Кодекс ввічливості» ділової людини передбачає: не варто чекати слушної нагоди, щоб висловити адресатові подяку. Робити це слід завжди вчасно. Листи-подяки є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків. Такі листи допоможуть вам набути репутації вихованої і порядної людини.

Зрозуміло, не можна перелічити всі форми висловлення подяки, проте наведемо приклади найтиповіших із них. Скориставшись ними, ви зможете зажити слави ґречної (чемної) людини й реалізувати свої плани у спілкуванні з партнерами:

Шановні панове!

Дозвольте висловити щиру вдячність за дружній прийом, який Ви організували представникові нашої фірми панові... (прізвище). Сподіваємося, що домовленості, яких було досягнуто на зустрічі, матимуть позитивні результати.

Цим листом підтверджуємо також: попередню усну домовленість про те, що наш представник пан ... завітає до Вас наприкінці місяця, щоб продовжити переговори.

З повагою ...

Шановні панове!

Учора,... (дата), ми завершили переговори з паном... (прізвище) сподіваємося, що досягнуті результати є взаємовигідними.

Користуючись нагодою, хочемо також щиро подякувати Вам за візит пана ... (прізвище ). Особливо вдячні за доброзичливий і відкритий тон переговорів між: паном ... і керівництвом нашої фірми.

Ще раз дякуємо.

Колектив фірми...

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми зможемо видати вкрай необхідний загалу «Словник синонімів». Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю та повагою.

Колектив видавництва...