Типові мовні звороти

1. Ми із вдячністю підтверджуємо одержання Вашої пропозиції від ... (дата).

2. Ми офіційно підтверджуємо свою згоду й повідомляємо, що ...

3. З вдячністю підтверджуємо одержання Вашого запиту й хочемо запевнити, що ми зацікавлені в установленні взаємовигідної співпраці з Вами.

4. Ми впевнені, що вчасне виконання Вашого замовлення від ... (дата) буде початком взаємовигідного співробітництва між нашими фірмами.

5. Цим підтверджуємо, що всі замовлені товари було відвантажено й відправлено без затримки відповідно до Вашого …

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Додаємо…», «Повертаємо…». У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що направляються.

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від ... (дата) надсилаємо Вам чинний нині експортний прейскурант до кожного із зразків ... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою ...

Типові мовні звороти

1. Надсилаємо Вам робочі креслення.

2. Додаємо перелік нашої нової продукції.

3. Сподіваємося, що Ви зацікавитеся ...

4. Дозвольте запропонувати Вам переглянути рекламні проспекти й каталоги, в яких представлені останні зразки виробленого нашою фірмою обладнання.

Лист прохання - це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад:

Шановні панове!

Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у ... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о ... годині.

Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі.

Залишаюся з пошаною ...

Шановні...!

Нещодавно ми збудували овочепереробний комбінат, та, на жаль, у нас бракує коштів на придбання обладнання для перероблення овочів.

Ми були б щиро вдячні, якби Ви надали нам довготерміновий кредит на суму 200000 (двісті тисяч) гривень. Додаємо до листа необхідні документи: договір на придбання обладнання; техніко-економічне обґрунтування повернення кредиту.

Оскільки ця проблема потребує негайного розв’язання, переконливо просимо Вас відповісти якомога швидше.

З повагою ...

Типові мовні звороти

1. Просимо повідомити (надіслати, сплатити, підтвердити, розглянути) ...

2. Просимо Вас уважно вивчити наші нові умови оплати, які викладено в Загальних умовах угоди (текст документа додаємо), і дати остаточну відповідь.

3. Просимо підтвердити свій приїзд на нараду.

4. Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...

5. Просимо надати нам ...% зниження на постачання матеріалів та обладнання для будівництва (спорудження)... (назва об'єкта).

Лист-відповідь на прохання Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так:

Шановні панове!

Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу. Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з ... по ... р.

Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою,

З повагою і найкращими побажаннями ...

Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи іншу пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною і доброзичливою. Ваше завдання - переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро.

Отже, відмову можна сформулювати так:

Шановні...!

Щиро дякуємо за запит від ... (дата) на постачання ... (назва товару).

На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання ... (назва товару), тому що потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць.

Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому.

З повагою і побажанням успіхів ...

Лист-нагадування - це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів.

Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, тому що причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Зміст листа-нагадування насамперед залежить від того, вперше, вдруге чи втретє ви нагадуєте партнерові про виконання його зобов’язань, недотримання терміну оплати рахунків тощо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно ж, ви змушені будете повідомити йому про свій намір звернутися до суду й розірвати контракт. Однак навіть у цьому разі стиль листа має бути чемним, стриманим.

Наприклад:

Шановний пане...!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення № ... від ... (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до ... (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму ...

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою ...

Вельмишановний пане...!

Нам дуже незручно, проте змушені знову нагадувати, що Ваш рахунок-фактура й досі залишається неоплаченим.

Ідучи Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до ... (дата) виконуємо при цьому Ваші нові замовлення. Якщо Ви не сплатите заборгованість до ... (дата) і не надішлете чек, що засвідчить оплату, ми змушені будемо тимчасово зупинити виконання усіх Ваших замовлень.

Чекаємо на Вашу відповідь.

З щирою повагою ...