Типові мовні звороти

Загальна претензія

1. Дуже здивовані (розчаровані, занепокоєні) таким станом справ і просимо пояснити цю неприємну для нас ситуацію.

2. Нам неприємно усвідомлювати, що Ви порушуєте умови нашої угоди.

3. Занепокоєні недотриманням Вами умов договору.

Затримка постачання замовлених товарів

1. Вважаємо за необхідне (змушені) звернути Вашу увагу на те, що Ви затримали постачання замовлених товарів уже на ... днів.

2. Попри всі Ваші запевнення, що замовлений товар уже відвантажено, ми, на жаль, і досі його не отримали.

3. Просимо Вас чіткіше дотримуватися всіх пунктів угоди і виконувати замовлення вчасно.

Невідповідність кількості замовлених і відвантажених товарів

1. На жаль, Ви не виконали наше замовлення на постачання ... (назва товару) в повному обсязі. Сподіваємося отримати решту товарів найближчими днями.

2. У партії товару, що відвантажувався за накладною № ... і був доставлений ... (дата), ми виявили значну недостачу.

3. Просимо в найкоротший термін відвантажити нам заявлену недостачу ... (назва товару).

Невідповідність якості замовлених і відвантажених товарів

1. Якість виробів, які ми отримали ... (дата), істотно відрізняється від якості наданих Вами зразків.

2. На жаль, змушені відмовитися від останньої партії, яку Ви надіслали, оскільки якість товару є нижчою за якість зразків.

3. Змушені повернути надіслані Вами товари й просити відвантажити іншу партію товарів, якість яких відповідатиме визначеним у каталозі характеристикам (відповідатиме попередньо визначеній).

Неякісне упакування

1. Вважаємо за потрібне повідомити, що частина товарів надійшла до нас пошкодженою. Здивовані (прикро вражені) таким недбалим ставленням до виконання своїх зобов’язань - товари слід упаковувати надійніше (ретельніше). Наполягаємо на відшкодуванні збитків.

2. Вважаємо за потрібне повідомити, що не зможемо використати пошкоджені вироби й наполягаємо на відшкодуванні збитків. Сподіваємося, що товари нашого наступного замовлення Ви упакуєте краще.

3. Розраховуємо на Вашу порядність у веденні справ і маємо надію, що Ви заміните неякісне упакування та вчасно виконаєте решту замовлень.

Помилкове постачання товарів

1. На жаль, змушені повернути Вам відправлену нам партію ... (назва товару). Ми не замовляли цей товар; перегляньте, будь ласка, ще раз наше замовлення від ... (дата).

2. Шкода, проте змушені повернути відвантажені Вами ... (дата) товари. Вони не відповідають нашому замовленню від ... (дата).

3. Просимо надалі ретельніше готувати товари до відправлення. Ми не замовляли ... (назва виробів) і змушені повернути їх Вам.

Помилки в рахунках

1. Вибачте, але змушені нагадати Вам, що ми не погоджувалися оплачувати рахунки за виконані замовлення доларами США. Просимо надіслати копію з розрахунком у гривнях.

2. Змушені повідомити, що під час підрахунку загальної вартості замовленого товару Ви припустилися помилки на ... гривень. Гадаємо, що цей прикрий недогляд стався через несправність комп’ютера.

3. Сума до сплати не відповідає ціні, що зазначена у Вашому рахунку, копію якого ми додаємо. Просимо виправити помилку, якої Ви припустилися.

Рекламації

1. Надсилаємо Вам претензію до ...

2. Висловлюємо Вам рекламацію на відвантажений... (дата) товар.

5. Просимо Вас замінити неякісні... (назва товару) або повернути гроші (... гривень).

Лист-відповідь на претензію - це службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги. Отже, зміст таких листів залежатиме від того, чи ви погоджуєтеся з претензією та висунутими звинуваченнями, чи вважаєте їх безпідставними.

Якщо надіслана претензія є обґрунтованою, то вам слід пояснити ту неприємну ситуацію, що склалася у ході виконання угоди, контракту чи договору, попросити вибачення перед вашим партнером і попросити його з розумінням поставитися до ваших труднощів.

Зробити це можна так:

Шановні добродії!

Просимо вибачення за зайві клопоти, яких ми Вам завдали. Ви повідомили, що отримали від нас товари пошкодженими (замовлення № ... від ... (дата).

Ми звернулися до нашого представника пана ... (прізвище та ім’я) з проханням відвідати Вас і оглянути товари. Як тільки отримаємо від нього письмовий звіт, повідомимо Вас про своє рішення.

Ще раз вибачте, будь ласка, і просимо Вас зачекати кілька днів.

Зі щирою до Вас пошаною ...

Певна річ, у такому листі потрібно вибачитися і висловити готовність одразу ж замінити пошкоджені товари:

Шановні...!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою ...

Інколи, отримавши претензію, варто попросити партнерів із розумінням поставитися до труднощів, що виникли у вас під час виконання замовлення. Наприклад:

Шановні панове!

Підтверджуємо одержання Вашого листа від ... (дата), в якому Ви висловлюєте претензію з приводу затримки постачання товарів.

Вам, певно, вже відомо, що працівники нашої галузі страйкували упродовж 14 днів. Через це повністю зупинилося виробництво і ми не змогли здійснити постачання за графіком.

Запевняємо Вас, що робимо все можливе, щоб надолужити згаяний час і якнайшвидше виконати Ваше замовлення. Просимо із розумінням поставитися до цієї затримки, адже сталася вона через непередбачувані обставини.

Нам дуже прикро, що змусили Вас хвилюватися.

З повагою ...

Якщо висловлена претензія безпідставна і ви можете переконливо й аргументовано довести це, то маєте право просити чи вимагати відкликати її. Наприклад:

Шановні панове!

Були неприємно здивовані висловленою нам претензією щодо затримки введення в експлуатацію станції та вимогою сплати недотримки. Ситуація склалася вкрай неприємна й потребує з’ясування.

Вважаємо за необхідне нагадати Вам обставини, що спричинили цю затримку: по-перше, відповідно до пункту 3 нашої угоди Ви зобов’язалися передати нам майданчик для будівництва упродовж одного місяця з дня укладення угоди, проте зробили це лише через три місяці, що й призвело до затримки початку будівельних робіт; по-друге, Ви вчасно не забезпечили нас необхідними для будівництва матеріалами.

Гадаємо, Ви розумієте, що такими діями самі порушили умови угоди.

Враховуючи все сказане вище, вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо відкликати претензію.

З повагою ...

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Визнання наявності недоліків, дефектів, недоглядів

1. Просимо вибачення (перепрошуємо) за завдані хвилювання з приводу...

2. Повірте, ми усвідомлюємо важливість виконуваного нами завдання та необхідність своєчасного завершення робіт.

3. Просимо Вас зважити на те, що в нас виникли серйозні труднощі, які ми зможемо подолати швидше разом із Вами (за Вашої підтримки).

4. Запевняємо Вас, що намагаємося вжити всіх необхідних заходів для виправлення ситуації.

Невідповідність обсягу постачання замовленню

1. Просимо вибачення за неповне постачання замовлених Вами товарів.

2. Товари, яких бракує, будуть відправлені за наш рахунок.

3. Просимо вибачити нам за цю прикру помилку. Ми відправили на ... виробів більше. У разі, якщо Ви погодитеся залишити цей товар собі, ми надамо Вам зниження в обсязі...

4. На жаль, не змогли виконати Ваше замовлення згідно з вимогами. Як з’ясувалося, замовлена Вами кількість товару є значно більшою за наші складські запаси.

Низька якість товару

1. Заздалегідь просимо вибачити за те, що постачили Вам товар низької якості (низькоякісний товар). Ми неодмінно врахуємо це під час оформлювання рахунка.

2. Просимо вибачення за прикрий недогляд під час відвантаження товару і повідомляємо, що готові замінити неякісний товар за наш кошт.

3. Беззаперечно погоджуємося з Вашою вимогою про заміну товарів низької якості і просимо вибачення за прикрий недогляд.

4. Гадаємо, що помилку було допущено під час виконання Вашого замовлення №... від ... (дата).

Неякісне упакування

1. На жаль, ми не змогли запакувати Ваші товари на належному рівні, оскільки у нас закінчився спеціальний матеріал для пакування.

2. Приймаємо Вашу претензію щодо пошкоджень через невідповідне упакування Ваших товарів і просимо вибачити нам.

3. Ми розуміємо Вашу стурбованість з приводу пошкоджень відправленого товару, спричинених неякісним упакуванням. Просимо повідомити про розмір заподіяних цим збитків.

Помилкове постачання товарів

1. Наш транспортний відділ помилково відвантажив Вам інший товар. Просимо вибачення за цей прикрий недогляд.

2. Перепрошуємо за турботи й просимо повернути помилково відвантажений Вам товар. Ми вже працюємо над тим, щоб якомога швидше виконати Ваше останнє замовлення.

3. Якщо Ви зможете використати помилково надіслані Вам товари, ми надамо Вам зниження в обсязі... % від його загальної вартості...

4. На жаль, змушені повідомити, що помилково відвантажили Вам вироби № ... замість замовлених Вами виробів № ... Просимо вибачення, що завдали Вам цим зайвих клопотів.

Помилковий рахунок

1. Щойно дізнавшись про помилку, негайно надсилаємо Вам правильний рахунок і просимо вибачення за плутанину в нашій бухгалтерії.

2. Ваша скарга про ненадання обіцяного зниження є обґрунтованою. Просимо вибачити нам. Ми негайно перекажемо цю суму на Ваш рахунок.

3. Ваша претензія щодо помилково вирахуваної суми є обґрунтованою. Визнаємо свою помилку й зобов'язуємося виправити її найближчим часом.

Безпідставна претензія

1. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними.

2. Цим листом мусимо повідомити, що відхиляємо Вашу претензію щодо...

3. Гадаємо, Ви розумієте, що саме порушення Вами угоди й зумовило затримку своєчасного виконання замовлення.

4. Вважаємо Ваші звинувачення безпідставними й просимо негайно відкликати свою претензію.

Рекомендаційний лист - це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів» чітко окреслюють ці відмінності:

• рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи;

• за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

• особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

• у рекомендаційному листі обов’язковим є висновок – «рекомендую» чи «не рекомендую».

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:

• з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

• рівень її професійної майстерності;

• чи має вона авторитет;

• які досягнення має особа тощо.

Якщо до вас із проханням про рекомендацію звернулася особа, яку ви мало знаєте або за яку не можете поручитися, краще ввічливо відмовте; за будь-яких умов не забувайте, що об’єктивність рекомендації-справа вашої честі.

Наводимо приклади листів-рекомендацій.

Шановні панове!

У своєму листі від ... (дата) Ви просите дати об’єктивну рекомендацію панові... (прізвище, ім’я), який клопочеться про посаду головного редактора видавництва... (назва).

Я добре знаю пана оскільки навчалися разом на філологічному факультеті Київського університету імені Тараса Шевченка, а нині працюємо в редакції журналу ... (назва).

Пан ... має досвід редагування авторських і перекладних текстів російською та українською мовами, зокрема текстів, пов’язаних зі сферою економіки та банківською діяльністю. За час роботи добре оволодів досвідом підготовки й випуску друкованої продукції. Співпрацює з багатьма журналістами. Отже, пан ... здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.

З повагою ...

Шановні добродії!

Відповідаючи на Ваш запит про фірму ... (назва), на жаль, маємо повідомити, що наш досвід роботи з нею був негативним. Керівництво фірми виявилося ненадійним. Терміни постачання товарів порушувалися. Зрештою, ми змогли отримати замовлену нами продукцію лише через суд. Три місяці тому ми розірвали ділові стосунки з цією фірмою і не плануємо їх поновлювати.

Просимо врахувати, що ця інформація є конфіденційною.

З повагою…

ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ

Рекомендація на посаду

1. Дозвольте порекомендувати Вам пана .... який бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади ...

2. Пан... має великий (значний) досвід підготовки тематичних прес-конференцій (написання прес-релізів, запрошень тощо).

3. Пан/пані... уже впродовж 10 років плідно працює в нашій установі і зарекомендував (ла) себе з найкращого боку.

4. На жаль, не можу взяти на себе відповідальності високо оцінити його професійні якості...

5. Має досвід написання щоденних повідомлень для преси (ведення ділової кореспонденції).

Рекомендації щодо можливостей налагодження співробітництва

Схвальний відгук

1. Вважаємо, що фірма ... (назва) - надійний і кредитоспроможний партнер.

2. Фірма ... добре відома як платоспроможний (стабільний, чесний, надійний) партнер.

3. Налагодивши співробітництво з фірмою Ви матимете надійного ділового партнера.

4. За час співробітництва з фірмою ... у нас ніколи не виникало підстав для невдоволення.

Негативний відгук

1. Наші попередні домовленості з фірмою ... у ході подальшої співпраці неодноразово порушувалися ...

2. Наш досвід роботи з фірмою ... не дає підстав порекомендувати її Вам.

3. Складається враження, що фірма ... не зацікавлена в задоволенні запитів своїх покупців (клієнтів).

4. Ми змушені були неодноразово висловлювати претензії, які, якщо й бралися до уваги, враховувалися тільки після численних нагадувань.

Відгук щодо маловідомої фірми

1. На жаль, ми знаємо фірму... (назва) недостатньо (упродовж короткого часу), щоб надати Вам про неї необхідну (потрібну, вичерпну й об’єктивну) інформацію.

2. Маємо зауважити, що тільки нещодавно встановили співробітництво з фірмою... (назва), тому не готові ще надати Вам потрібну інформацію про неї.

3. Зараз (на сьогодні) ми ще не можемо надати об'єктивну інформацію про цю фірму.

4. Хоч ми й не можемо повідомити нічого негативного про компанію ... (назва), але все-таки утримаємося від того, щоб рекомендувати її Вам.