99. Документальное оформление и учет служебных командировок за границу.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку. В случае, если командирование за границу осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций (далее - иностранная организация), в приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.). Наниматель осуществляет регистрацию указанных приглашений в соответствии с законодательством об организации и ведении делопроизводства и обеспечивает их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Нанимателем определяются форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления.

За работниками, направленными в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а также заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законодательством.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно;

по найму жилого помещения;

по проживанию вне места жительства (суточные) (далее - суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, перечисленных выше, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Командированному работнику возмещаются расходы:

по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом (далее - пассажирский транспорт) до места командирования и обратно:

- воздушным, железнодорожным и водным транспортом:

по тарифу 2-го класса (на самолетах - по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте - "купе", на пассажирских судах - туристического класса).

- автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси);

Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства - участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в указанные государства возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом. При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки. В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение. Возмещение суточных производится при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

День пересечения Государственной границы Республики Беларусь (далее - граница Республики Беларусь) определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в порядке, предусмотренном законодательством.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы - 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы - при одноразовом питании, 30 процентов от нормы - при двухразовом питании.

В случае, если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим независящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 и более часов (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных не применяется в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, в случаях, предусмотренных в части первой настоящего пункта, суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 часов (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

За время задержки в пути без уважительных причин, произошедшей по вине командированного работника, заработная плата (денежное довольствие) не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь (далее - служебный паспорт), виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз. В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника за границей ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, если командированный работник находится на стационарном лечении), по проезду до места командирования и обратно, а также выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания за границей или вернуться из командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки должна быть подтверждена документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства.

Срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей.

При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке с учетом положений настоящего пункта.

При следовании указанных работников по утвержденному маршруту в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Кроме того, работникам, названным в частях первой и второй настоящего пункта, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту.

Возмещение указанных расходов, а также расходов по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств; ветеринарному и фитосанитарному контролю; мойке транспортных средств; услугам по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал); конвоированию грузов, находящихся под таможенным надзором; экологическим налогам и сборам; факсимильной связи; эвакуации транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок, производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале.

Возмещение расходов, связанных с направлением работников в командировку на обучение и стажировку, осуществляется в соответствии с условиями письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами. При условии частичного обеспечения за счет принимающей стороны предоставление гарантий и компенсаций работникам, направленным в командировку на обучение и стажировку, осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством.

При продолжительности командировки за границу, в том числе в связи с обучением и стажировкой, более 60 дней лицам, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы, средний заработок, денежное довольствие по основному месту работы (службы), начиная с 61-го дня, не сохраняются.

Работникам, направленным в командировки в Республику Беларусь из иностранного государства пребывания (далее - государство пребывания) и обратно, за время нахождения на территории Республики Беларусь оплачиваются в белорусских рублях суточные, а также возмещаются расходы по найму жилого помещения (если место командировки не является для них местом жительства в пределах Республики Беларусь) по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок впределах Республики Беларусь, и стоимость проезда. При этом за время проезда по иностранной территории суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания.

При следовании работника из-за границы в Республику Беларусь день пересечения границы Республики Беларусь включается в дни, за которые суточные выплачиваются в белорусских рублях, а день пересечения границы Республики Беларусь при выезде из Республики Беларусь - в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.

При выезде в командировку из-за границы в Республику Беларусь и возвращении обратно в тот же день в государство пребывания суточные в белорусских рублях выплачиваются в размере 100 процентов нормы, установленной законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

При продолжительности командировки в Республику Беларусь более суток, если день въезда в Республику Беларусь совпадает с днем выезда из Республики Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в белорусских рублях в размере 100 процентов нормы, установленной законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, за остальные дни суточные выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания, в порядке, установленном законодательством. При направлении в командировки в пределах государства пребывания работникам выплачиваются суточные в иностранной валюте по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания. При однодневных командировках в пределах государства пребывания работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной при командировках в пределах государства пребывания.

За время командирования из государства пребывания в другое иностранное государство работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки за границу, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При следовании командированного работника из государства пребывания в другое иностранное государство день пересечения границы государства, из которого работник выезжает, включается в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, а день пересечения границы при возвращении в государство пребывания - в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания.

При выезде в командировку за границей из государства пребывания в другое иностранное государство и возвращении в тот же день обратно в государство пребывания работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При выезде в командировку за границей из государства пребывания в другое иностранное государство продолжительностью более суток, если день пересечения границы государства, куда работник направлен в командировку, совпадает с днем пересечения границы этого государства при возвращении из командировки, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку, за остальные дни суточные выплачиваются по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания, в порядке, установленном законодательством. В случае, если работники, командированные из-за границы в Республику Беларусь и за границей в пределах одной и той же страны или из одной страны в другую, обеспечиваются бесплатным питанием и жилым помещением, а также в иных случаях возмещение им расходов осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными лицами по командировкам за границу ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача работникам под отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета». Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные затраты» и других счетов и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Удержание этих сумм с подотчетных лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Сальдо по счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму не возмещенного перерасхода. Расчет командировочных расходов по загранкомандировкам производится как в соответствующей валюте, так и в рублях.

1. Для покупки иностранной валюты выданы под отчет денежные средства в рублях

Д-т 71

К-т 50-1

2. Выдано из кассы в окончательный расчет по командировке

Д-т 71

К-т 50-1, 50-4

3. Утвержден авансовый отчет по командировке в пределах установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату составления авансового отчета

Д-т 20, 26, 44

К-т 71

4. Возвращен в кассу остаток неиспользованных средств

Д-т 50-4

К-т 71

5. Выданы работникам под отчет суммы на командировку за границу

Д-т 71

К-т 52

5. Отражены подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки

Д-т 94

К-т 71

5. Удержаны подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки

Д-т 70,73

К-т 94