1.1.Типи заяв. Правила оформлення заяв

Заява - це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи. Офіційне повідомлення в усній формі, в якому викладається певне прохання, теж називається заявою. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

• Зовнішні;

• особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

• службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

• внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Заява може бути:

• простою (викладається тільки прохання);

• мотивованою (вказується мотивація прохання);

• складною (заява містить додатки).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу. її пишуть власноручно в одному примірнику.

Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації, структури тощо, її можна відтворити механічним способом у декількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні.

У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначають повну домашню адресу чи відомості документа (паспорта), а у зовнішній службовій - повну поштову та юридичну адресу установи, підприємства, організації.

У внутрішній заяві зазначати адресу і паспортні відомості не обов'язково.

Темами внутрішніх заяв студентів можуть стати прохання про надання академічної відпустки, матеріальної допомоги чи права поселення у гуртожитку, про переведення в іншу групу, прохання звільнити від занять, дозволити достроково складати сесію та ін. Змістом заяв з кадрових питань може бути: прохання про зарахування на певну посаду чи звільнення з посади, переведення з однієї посади на іншу, надання чергової відпустки чи відпустки за власний рахунок, надання путівки в санаторій тощо.

Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, позовні заяви (прохання про притягнення до відповідальності, відшкодування збитків, захист честі та ін.).

Заяви бувають прості і складні (містять відомості про додатки).

Заява складається з таких реквізитів:

• Відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника із зазначенням наукового звання, якщо особа, на ім'я якої подають заяву, має його);

• Відомості про адресанта (назва посади, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, іноді адреса, телефон, паспортні відомості);

• Назва виду документа;

• Текст;

• Перелік додатків (документів, які додають до заяви на підтвердження її правочинності чи вагомості аргументації);

• Дата;

• Підпис;

• Примітки до оформлення реквізитів.

Відомості про адресата пишуть з великої літери праворуч; назву посади, прізвище посадової особи подають у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові, -еві (-єві) з -у (-ю). Якщо заяву адресовано до організації, то її назва має мати форму родового відмінка з прийменником до.

Відомості про адресанта подають без прийменника від з малої літери, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, ставлять у формі родового відмінка, крапки в кінці останнього слова немає. Прийменник від вживаємо лише тоді, коли прізвища адресата й адресанта заяви є співзвучними або однаковими і їх треба розмежувати.

Назву документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапки не ставлять.

Текст починають писати з абзацу та з великої літери. Найважливішим елементом заяви є текст, який має таку структуру:

Прохання (прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо);

обґрунтування прохання (у зв'язку з..., оскільки... відповідно до... тощо).

Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додають до неї, із точним формулюванням характеру чи вигляду документа, зазначенням кількості сторінок, наприклад: довідка (форма), фотокартки (кількість і розмір) тощо.

Оформляють додатки кількома способами: Після тексту з абзацу пишуть До заяви додають і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;

Після тексту пишуть «до заяви додаються такі документи» або «Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка»;

Дату написання заяви пишуть зліва;

Підпис адресанта - праворуч.