Дія друга:Безпосереднє оформлення

Наказ роботодавця. Незважаючи на те, що у ч. 1 ст. 24 КЗПП зазначено, що трудовий договір, як правило, укладається в письмовій формі, на практиці ситуація протилежна – зазвичай, трудові відносини оформлюються не шляхом укладення письмового трудового договору, а виданням наказу роботодавця про прийняття працівника на роботу. Для його оформлення можна використати типову форму №П-

1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу», затверджену наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 р. №489, а можна скласти наказ у довільній формі

У будь-якому разі наказ повинен підписати керівник підприємства, а працівника слід обов'язково ознайомити з наказом під підпис. Після цього можна вважати, що трудовий договір із працівником укладено. Утім, пам'ятайте, що у випадках, передбачених у ч. 1 ст. 24 КЗПП, укладання самого трудового договору як окремого документа є обов’язковим (наприклад, при організованому наборі працівників, укладенні контракту, у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі, при укладенні трудового договору з неповнолітнім).

Також у разі наявності підстав для укладення договору про повну матеріальну відповідальність це бажано зробити саме на цьому етапі оформлення трудових відносин. Нагадаємо, що згідно зі ст. 1351 КЗПП письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено лише з працівниками, що досягли вісімнадцятирічного віку та які займають посади або виконують роботи, безпосередньо зв'язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.

Запис до трудової. Кожен новий роботодавець перед внесенням відомостей про трудові відносини у графі №3 трудової книжки як заголовок має зазначити повне найменування підприємства (для цього можна використати прямокутний штамп підприємства, який містить лише його повну назву без інших реквізитів).

А далі, під заголовком, вже вноситься звичайний запис – у графі №1 трудової книжки вказують порядковий номер запису, що вноситься, у графі №2 зазначають дату прийняття на роботу, до графи №3 вносять запис про прийняття на роботу працівника із конкретним найменуванням професії або посади, на яку його було прийнято, а у графі №4 – дату та номер наказу (розпорядження) на підставі якого внесено запис.

Не забувайте, що запис про прийняття працівника на роботу згідно з п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. №58, повинен бути внесений роботодавцем до трудової книжки працівника не пізніше, ніж у тижневий строк з дня видання відповідного наказу та точно відповідати його тексту.

Дія третя:Завершальна стадія

Процес ознайомлення. Згідно зі ст. 29 КЗПП до початку роботи за укладеним трудовим договором роботодавець зобов'язаний:

Роз'яснити працівникові його права і обов'язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров'я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору (зазвичай, ці роз’яснення надає працівникові його безпосередній керівник);

Ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором (а це, як правило, входить до обов’язків працівника відділу кадрів);

Проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони (зрозуміло, що проведення такого інструктажу – прямий обов’язок начальника відділу чи інженера з охорони праці).

Кадровий облік. Насамкінець нагадаємо, що кожному новому працівникові має бути присвоєно табельний номер, оформлено особову картку (її типова форма П-2 затверджена спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009р. №495/656) та сформовано особову справу (до неї вносять документи, що подає або заповнює працівник, влаштовуючись на роботу (заява про прийняття на роботу, автобіографія), копії документів про освіту, витяг із наказу про прийом на роботу тощо). І найголовніше – щоб вже бухгалтер не забув внести відомості про прийнятого працівника до розрахункової відомості нарахування заробітної плати.