1.5Внедрение ескд на предприятии

Внедрение стандартов ЕСКД осуществляется в соответствии с установленным порядком для межгосударственных стандартов.

При внедрении новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД конструкторскую документацию, разработанную до введения в действие этих стандартов, допускается не переоформлять. Для конструкторской документации на изделия, разработанные по заказу Министерства обороны, это решение необходимо согласовать с представителем заказчика.

При переиздании конструкторской документации (выпуске новых подлинников) и при передаче подлинников другой организации рекомендуется учитывать требования новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД.

При использовании ранее разработанной конструкторской документации в новых разработках вопрос о внесении в такую документацию изменений, связанных с введением новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД, решается предприятием-разработчиком либо держателем подлинников. Для конструкторской документации на изделия, разработанные по заказу Министерства обороны, это решение необходимо согласовать с заказчиком.

В случае передачи другому предприятию дубликатов или учтенных копий конструкторских документов вопрос о внесении в подлинники (дубликаты и учтенные копии) изменений, связанных с внедрением новых, пересмотренных и измененных стандартов ЕСКД, решается по согласованию между предприятием, передающим документы, и предприятием, принимающим их.

1.6Порядок обращения и учета конструкторской документации

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

На отдел технической документации (ОТД) возлагаются следующие обязанности:

- прием, учет и хранение подлинников конструкторских, технологических документов, стандартов предприятия, производственных инструкций, отчетов и программ (далее по тексту документов, документации);

- подготовка подлинников документации для размножения, внесение изменений, микрофильмирования и восстановления;

- размножение, оформление документации и рассылка ее по подразделениям предприятия и внешним абонентам;

- проведение изменений в подлинниках, текущих и рабочих копиях документации согласно извещениям об изменении;

- замена и изъятие рабочих копий в производстве и других учтенных точках согласно извещений об изменении, в случае их изношенности или истечения срока действия.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1 Все имеющиеся на предприятии подлинники конструкторской и технологической документации подлежат учету и хранению в ОТД.

2.2 Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста и линий) и микрофильмирования.

2.3 При приемке подлинников для учета и хранения сотрудник ОТД должен проверить:

2.3.1 Комплектность конструкторских и технологических документов в соответствии со спецификациями или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2.3.2 Наличие установленных подписей и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, кроме карты технического уровня и качества продукции, не допускается.

2.4 Приемку подлинников сотрудник ОТД подтверждает своей подписью в журнале учета подлинников подразделения, выпустившего подлинники.

2.5 Все подлинники, принятые на хранение сотрудниками ОТД регистрируются в инвентарной книге подлинников.

2.6 Каждому подлиннику документа присваивается один инвентарный номер независимо от количества листов. На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

2.7 Одновременно с регистрацией подлинников (в инвентарной книге) заполняются соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника.

2.8 На каждый документ, которому присвоен инвентарный номер, составляется карточка учета.

2.9 Подлинники хранятся по возрастанию обозначений документов в пределах изделия без учета форматов в папках и спец.шкафах.

2.10 Подлинники аннулированных и текущих документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, сложенными на формат А4.

2.11 Срок хранения аннулированных и текущих подлинников не регламентирован.

2.12 Срок хранения отчетов, программ и методик испытания хранить не менее 5 лет.

2.13 Выдача подлинников из ОТД разрешается только для снятия копий, восстановления подлинников, изготовления фотонегативов, для проведения с изменений и отправки на микрофильмирование.

2.14 Для организации порядка учета учтенных копий конструкторских

документов установить грифы для структурных подразделений.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

3.2 Восстановление подлинников должны производить: репрографическим способом, вручную, перепечаткой на пишущей машинке или с помощью ЭВМ.

3.3 Восстановленный подлинник действует на правах замененных подлинников.

3.4 В подлиннике, восстановленном вручную, не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., зачеркнутые по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого снимается восстановленный подлинник.

В таблицу изменений подлинника, восстановленного вручную, должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

3.5 При восстановлении подлинника с документа на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначение извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстанавливаемого подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

3.6 В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике, (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, изготовляемом вручную, в круглых скобках должно быть написано: (Подпись) и (Дата).

3.7 При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

3.8 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущим наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстанавливаемых подлинников, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: «Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)»

В верхнем правом углу каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп:

«Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника.

3.10 На подлиннике или копии, с которых производится восстановление, ставят штамп: «Заменен восстановленным подлинником № ...» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстанавливаемого подлинника на хранение.

4. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА И ИЗЪЯТИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Подлинники документации, поступившие в ОТД и взятые на учет; извещения об изменении и измененные подлинники передаются в цех размножения документов.

4.2 Количество копий документов, характер их комплектования и номенклатуру внутренних и внешних абонентов определяют соответствующие подразделения, выпустившие подлинник документа, планово

производственный отдел, отдел Главного технолога и в отдельных случаях, непосредственно ОТД.

4.3 После размножения документации сотрудник ОТД проводит соответствующую работу комплектует и грифует копии документов, записывает их в книге рассылки и сдает под роспись соответствующему подразделению предприятия согласно п.4.2.

В каждом подразделении должен быть ответственный по учету, хранению и выдаче учтенных копий документов.

В ОТД остаются 2 экземпляра копий документов текущий и рабочий. Рабочие копии документов выдаются для работы под роспись в специальной карточке работникам, а также начальникам и зам.начальников других структурных подразделений.

4.4 Текущие копии хранятся в ОТД отдельно от рабочих копий и выдаются только для внесения в них изменений, служат для справок или сверки документов, а также в случае необходимости использования для снятия с них копий или для восстановления подлинников. Размножение документов производят по бланкам.

4.5 Текущие копии, аннулированные или замененные согласно извещений об изменении, хранятся в отдельной папке или вместе с действующими в конце комплекта.

4.6 Срок хранения аннулированных и замененных текущих копий не регламентирован.

4.7 Контрольные копии извещений об изменении хранятся вместе с текущими копиями документов, на которые выпущены эти извещения.

4.8 Аннулированные или замененные в связи с внесением изменений копии сотрудник ОТД должен полностью изъять из производства и других учтенных точек с соответствующей записью в книге рассылки документов и сжечь в специальной печи с составлением акта об уничтожении или описи копий.

Один экземпляр изымаемых копий, по просьбе производства, сотрудник ОТД перечеркивает и оставляет в цехе.

Дальнейшее наблюдение за этими копиями ведет цех.

4.9 В случае износа или утери копии документа в производстве и других учтенных точках ОТД, на основании заявки или служебной записки, должен заменить или восстановить копию документа.

4.10 На копиях документов, об изменении которых после выдачи абонентов не извещают, ставят штамп:

«Об изменении не сообщается»