5. Профессионализм поставщика

Бухгалтерскую программу необходимо не только установить, но и в дальнейшем обслуживать. Поэтому, выбирая поставщика, с которым вам в дальнейшем придется общаться, оцените уровень и количество его специалистов. В последнее время довольно распространена ситуация, когда компания устанавливает программный продукт, но количество специалистов не позволяет осуществлять оперативную поддержку клиентов или телефонная линия консультаций не готова обслужить всех заинтересованных пользователей. Компетенция и профессионализм сотрудников партнера по поставке и обслуживанию системы для многих пользователей является важным критерием приверженности конкретному программному продукту и компании поставщика. Надо сказать, это абсолютно верное условие.

6. Открытость системы

Отдельно необходимо аспекте, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях, когда требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании – партнера по внедрению, так и собственными силами компании по автоматизации. К тому же многие партнеры позволяют подготовить специалистов в организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами. Этот критерий часто выходит на первый план при автоматизации бухгалтерского учета больших компаний и холдингов, где без обеспечения дополнительного функционала система окажется не работоспособной.

Говоря об открытости системы, необходимо учитывать и гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Эта функция наиболее важна при желании пользователя работать именно в типовой конфигурации, не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30 процентов от разработки.

7. Обмен данными и синхронизация

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции, как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам.

В первую очередь, специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных. Подсистема расчета заработной платы во многих компаниях реализована в отдельной системе. При кажущейся простоте такой организации возникает сложный вопрос обмена данными с последующей синхронизацией. Далеко не все системы готовы обеспечить корректный обмен произведенными операциями. Это необходимо учитывать при выборе системы, т.к. важнейшей задачей автоматизации является однократный ввод данных в систему. А на практике мы часто встречаем повторный ввод данных в различные информационные системы. Рекомендуется выбирать программные продукты одного производителя, что позволит минимизировать затраты на обеспечение обмена данными между различными системами.