2. Функції контролінгу.

 

Завдання контролінгу у сфері планування банку – це визначення дій, необхідних для досягнення оперативних і стратегічних цілей. Процес планування повинен базуватися на постановці мети для банку і рішення про те, що необхідно для її досягнення. Основна ціль банку, як і будь-якої іншої організації, визначається як його місія. Місією може бути збереження і примноження фінансових ресурсів наших партнерів, знання співробітниками місії банку, цілей, які виробляються на її основі, слугують базою усвідомлення загальних завдань і розробки різних варіантів їх досягнення. Цілі контролінгу як напряму діяльності, безпосередньо випливають із цілей організації й можуть виражатися в економічних термінах, наприклад, у досягненні певного рівня прибутку, рентабельності, продуктивності організації за заданого рівня ліквідності.

Функції контролінгу визначаються поставленими перед організацією цілями і включають ті види управлінської діяльності, що забезпечують досягнення цих цілей. У кожному окремому випадку функції служби контролінгу залежать від багатьох обставин, але якщо узагальнити існуючу практику, то можна сформувати деякий перелік основних функцій і завдань контролінгу. Так, основна мета – орієнтувати управління персоналу на досягнення всіх завдань, що стоять перед банком. Виконує такі функції:

-   координація управлінської діяльності для досягнення завдань;

-   облік;

-   інформаційна і консультативна підтримка прийняття управлінських рішень;

-   створення і забезпечення функцій загальної інформаційної системи управління підприємством;

-   оцінка перебігу процесів;

-   виявлення відхилень, їх причин і вироблення рекомендацій для усунення причин, що спричинили ці відхилення;

-   забезпечення раціонального управління процесом.

Контролінг як блок контролю в системі стратегічного управління залежить від того, наскільки управлінський потенціал спроможний забезпечити стратегічну діяльність [4].

Для організації ефективної роботи і виконання даних функцій застосовують такі групи методів:

-         економіко-емпіричні (спостереження, взяття інтерв’ю у керівників підрозділів, письмові запити тощо),

-         економіко-логічні (методи загального (розрахунок середніх величин, порівняння, групування тощо) та факторного аналізу),

-         економіко-математичні (економіко-статистичні, економетричні, кібернетичні, методи математичного програмування і прогнозування, дисперсійного та кореляційно-регресійного аналізу тощо),

-         методи експертних оцінок (комплексні опитування незалежних фахівців).

Основними завданнями контролінгу в банку є такі:

• створення та підтримка інфраструктури, орієнтованої на управління прибутковістю (надання контролінгу функцій системоутворення, що зу­мовлено необхідністю відповідності організаційної структури банку, си­стеми планування та контролю, а також системи управлінської інформа­ції концепції стратегічного розвитку, зокрема орієнтації на прибутко­вість);

• реалізація специфічних функцій контролінгу з метою забезпечення замкнутості циклу контролінгу шляхом послідовного, поетапного вико­нання процесів аналізу, планування та контролю;

• виконання окремих функцій банківського менеджменту (управління портфелем, структурою балансу, бюджету) відповідно до концепції орієн­тації на прибутковість;

• інформаційне та координаційне забезпечення окремих сфер менеджмен­ту і т.д.

Стратегічні завдання контролінгу в банку полягають у:

• сприянні розвитку стратегічного планування;

• аналізі слабких і сильних сторін діяльності банку;

• уточненні стратегічних цілей банку відповідно до змін у зовнішньому та внутрішньому середовищі та забезпеченні умов їх своєчасного досяг­нення;

• систематичному порівнянні стратегічних і фактичних планових показ­ників;

• підготовці коригувальних заходів у випадку відхилення від мети і, за необхідності, їх проведення та ін.

Нагальна необхідність впровадження контролінгових систем у вітчизняних комерційних банках зумовлена цілою низкою об´єктивних причин:    1. Суттєві прорахунки у розробці стратегії діяльності більшості комерційних банків, особливо у сфері побудови організаційних структур. Як правило, такі помилки проявляються у значних перевантаженнях роботою окремих підрозділів, у відсутності у співробітників чіткої уяви про організаційну структуру, в розподілі повноважень і відповідальності та ін.    2. Обмеженість асортименту та відсутність стандартів якості і уявлень про собівартість та прибутковість окремих банківських послуг.    3. Значний ступінь нестабільності зовнішнього середовища та несвоєчасне реагування на його зміни.    4. Недостатня кваліфікація персоналу та відсутність усталених корпоративних цінностей.    5. Слабке інформаційне забезпечення та відсутність ефективних систем підтримки прийняття управлінських рішень.    Таким чином, для українських комерційних банків, які на сучасному етапі розвитку потребують значних інновацій як у сфері управління, так і у сфері розробки окремих банківських продуктів, впровадження контролінгу набуває особливої актуальності, оскільки останній являє собою не просто управлінську систему, яка увібрала в себе функції обліку, планування, маркетингу і бюджетного контролю, а якісно новий зразок мислення менеджера, спрямований у майбутнє. В цій системі чітко визначаються цілі банку, принципи управління, засоби реалізації. Контролінг покликаний подолати «вузькі місця» в роботі банку, зорієнтувати тактику управління на досягнення конкретних результатів бізнесу за рахунок комплексного використання методів оперативного і стратегічного менеджменту.    Виходячи з цього, можна сформулювати основні завдання банківського контролінгу:    • планування: підготовка, координація і реалізація стратегічних планів, бізнес-планів, фінансових планів та бюджету;    • розробка методів і принципів податкової політики;    • оцінка діяльності окремих підрозділів і банку в цілому;    • підготовка та інтерпретація звітів про фактичне виконання планових показників для керівництва та власників банку, підготовка звітів для зовнішніх користувачів (контролюючих органів, клієнтів, мас-медіа та ін.);    • організація внутрішнього контролю, спрямованого на збереження активів банку та недопущення зловживань;    • проведення ринкових і макроекономічних досліджень;    • підвищення кваліфікації працівників.    Засобом досягнення поставлених завдань повинна стати спеціально створена служба контролінгу, місце, роль і структура якої є індивідуальною і залежить від особливостей діяльності конкретного банку. Єдине правило, яке має виконуватися у будь-якому банку: з одного боку, контролер має бути незалежним від керівників функціональних підрозділів, а з іншого — останні повинні прагнути до співробітництва з ним на засадах партнерства заради досягнення спільних корпоративних цілей.    Основними функціями служби контролінгу є:    • інформаційна;    • координаційна;    • обліково-аналітична;    • контрольна;    • консультаційно-методична.    Для організації ефективної роботи і належного виконання власних функцій в арсеналі служби контролінгу присутні такі групи методів:    • економіко-емпіричні (спостереження, проведення інтерв´ю з керівниками підрозділів, письмові запити тощо);    • економіко-логічні (методи загального (розрахунок середніх величин, порівняння, групування тощо) та факторного аналізу);    • економіко-математичні (економіко-статистичні, економетричні, кібернетичні, методи математичного програмування і прогнозування, дисперсійного та кореляційно-регресійного аналізу тощо);    • методи експертних оцінок (комплексні опитування незалежних фахівців).    Використання цих методів допоможе керівництву банку не тільки відслідковувати поточні тенденції, а й приймати ефективні управлінські рішення, спрямовані на максимальне наближення майбутніх результатів діяльності комерційного банку до поставлених перед ним цілей. Оскільки цілі й завдання діяльності банку мають складну ієрархію, то відповідно і характер використання окремих методів контролінгу має специфічні особливості, скажімо, для оцінки довгострокових планів ринкової експансії на предмет відповідності генеральній місії банку або для формування системи заходів щодо запобігання зайвих перевитрат в поточному кварталі. Виходячи з цього, в сучасній економічній теорії виділяють два напрями банківського контролінгу: стратегічний і оперативний (тактичний) контролінги, кожен з яких, відповідно, має власні цілі, принципи, засоби та інструменти.    Завдання стратегічного контролінгу полягає у координації функцій стратегічного аналізу, планування та здійсненні контролю за функціонуванням банку в цілому, а також у розвитку стратегічного інформаційного забезпечення.    Основними напрямами функціонування системи стратегічного контролінгу є:    • аналіз зовнішнього і внутрішнього середовища;    • аналіз конкуренції;    • аналіз ключових факторів успіху;    • формування місії та портфеля стратегій банку;    • розробка та аналіз стратегічних планів та цільових параметрів розвитку банку;    • аналіз стратегічного позиціонування;    • аналіз витратоутворюючих факторів, контроль за реалізацією корпоративної стратегії банку.    Головною метою оперативного, або тактичного, контролінгу є створення ефективної системи управління та оцінки поточної діяльності банку у площині «витрати — прибуток». Причому така оцінка ґрунтується на результатах порівняння фактичних значень із запланованими як у цілому по банку, так і в розрізі окремих бізнес-процесів.    Основними напрямами розвитку системи тактичного контролінгу є:    • сприяння організації єдиної та багатомірної системи планування діяльності банку (за схемою: місія — стратегія — бізнес-план — фінансовий план і бюджет) і постійне узгодження окремих її складових;    • розробка оперативних планів і визначення контрольних показників;    • безперервний контроль за виконанням планових завдань і розробка заходів щодо максимізації ефективності й оперативності управління при відхиленнях;    • створення комплексної аналітичної бази для швидкого і повного інформування керівництва і відповідальних підрозділів банку про хід виконання плану і поточні результати;    • підвищення мотивації персоналу з метою досягнення планових завдань.    Таким чином, оперативний контроллінг орієнтований на досягнення короткострокових цілей і оперує з такими показниками, як доходи, витрати, прибуток, ефективність, рентабельність, ліквідність, стійкість, надійність та ін.    Зрозуміло, що набір інструментів тактичного контролінгу суттєво відрізняється від стратегічного і містить такі складові:    • інструменти фінансового планування і бюджетування;    • методи фінансового аналізу (розрахунок основних показників діяльності банку; прибутковість, ліквідність, чутливість тощо);    • статистичні та динамічні методи інвестиційних розрахунків та визначення точки беззбитковості;    • імітаційне моделювання (особливо ефективне за наявності кількох варіантів розвитку подій на ринку або кількох рівнозначних проектів);    • GAP-аналіз — аналіз відхилень (розривів);    • CVP-аналіз — аналіз співвідношення «витрати

Контролінг можна визначити  як систему перевірки того, наскільки  успішно підприємство просувається до своєї мети. У випадку відхилень від мети приймаються коригувальні дії. Враховуючи багатогранність системи контролінгу, різні автори по-різному визначають мету контролінгу. Дамо характеристику усього того, що, на наш погляд, може служити метою контролінгу.   Так, мета контролінгу зводиться до підтримання ефективного функціонування підприємства, вона визначається вищим керівництвом і може уточнюватися залежно від змін факторів внутрішнього і зовнішнього середовища, в якому функціонує підприємство. Метою може бути висока якість продукції, завоювання частки та розширення ринку продажу, зниження витрат на виробництво, зниження цін. збільшення прибутку, незалежність від кредиторів.   Метою контролінгу є також й діагностування фактичного техніко-економічного і фінансового стану, порівняння його з прогнозованим, виявлення тенденцій і закономірностей розвитку економіки підприємств у відповідності до головної мети та попередження негативного впливу внутрішніх і зовнішніх факторів на фінансовий результат та становища на ринку.   Іншими словами, контролінг є системою спостереження та вивчення поведінки економічного механізму конкретного підприємства і розробки шляхів для досягнення мети, яку воно ставить перед собою. Стан контрольованих об'єктів визначається кількісними, якісними, структурними, часовими і просторовими характеристиками.   Ключовим поняттям у визначенні мети контролінгу є тенденції і закономірності економіки підприємства, його техніко-економічного та фінансового стану. Говорячи про економіку, слід мати на увазі, що мова йде, насамперед, про використання його активів та пасивів, а інформація показує тенденції і закономірності розвитку. Діагностування техніко-економічного та фінансового стану можливе за умови забезпечення фактичною обліковою та іншими видами інформації про об'єкти і зіставлення її з плановими показниками.   Метою контролінгу може бути й отримання даних, їх обробка і трансформація в інформацію для управління та прийняття рішень. Така інформація є нестандартною, призначається для виявлення тенденцій і закономірностей явищ і процесів у діяльності підприємства, допомагає розробити заходи, які забезпечують його життєдіяльність.   Контролінг є системою інформації, яка сприяє забезпеченню тривалого існування підприємства, він націлений на майбутнє. Той, хто тримається за старе, залишається з його наслідками, а завдання грамотних менеджерів полягає у тому, щоб завчасно пристосуватися до нових обставин. Проте досвід свідчить, що в більшості випадків менеджери не розуміють необхідності адаптації до нових реалій життя, не відчувають прискорення темпу змін. Якщо проблема пристосування зводиться до темпу технічних перемін, то немає іншої альтернативи, як звернутися до науки за її вирішенням.   

Нагальна необхідність впровадження контролінгових систем  у вітчизняних комерційних банках зумовлена низкою об’єктивних причин. Відповідно до них виокремлюють наступні об’єкти контролінгу, тобто ті, на яких концентрується основна увага:

- організаційна структура  комерційного банку (як правило,  відсутність чіткої уяви щодо  організаційної структури банку,  розподілу повноважень і відповідальності  призводить до перевантаження роботою окремих підрозділів);

- асортимент банківських  послуг, стандарти якості, собівартість  і прибутковість окремих банківських  послуг;

- вивчення зовнішнього  середовища з метою вчасної  реакції на нього;

- ресурси банку (матеріальні,  персонал, інформація, корпоративні  цінності тощо);

- фінансова діяльність;

- виробничі процеси (інвестиційна  діяльність, залучення клієнтів, розвиток  інше);

- показники ефективної  діяльності;

- управлінська діяльність, управлінські рішення.

Контролінг є інструментом покращення діяльності банку. Варто розрізняти поняття «контролінг» і «контроль». Контролінг не означає „контроль”, а скоріше – „постійно тримати під контролем”. Контроль має на меті виявлення помилок, прорахунків та проблем, які мали місце в минулому (як здійснене явище), а контролінг – управління майбутнім для того, щоб запобігти помилкам, відхиленням і прорахункам надалі.

На основі переліку функцій, завдань і об’єктів контролінгу, можна уявити собі сферу його застосування. Обсяг реалізованих в організаціях функцій контролінгу залежить в основному від таких чинників:

-         економічного стану банківської установи;

-         розуміння керівництвом і/або власниками важливості й корисності впровадження функцій контролінгу;

-         розміру банку (чисельність працюючих, обсяг капіталу);

-         чіткості визначення об’єктів контролінгу;

-         кваліфікації управлінського персоналу;

-         кваліфікації працівників служби контролінгу.

Варто зауважити, що функції  і завдання контролінгу постійно доповнюються або міняються за змістом, міняється вагомість окремих  об’єктів. Так, велика депресія 30-х  років 20 ст. показала значимість управлінського обліку й планування для забезпечення виживання підприємства в довгостроковій перспективі. До цього практики нехтували цими функціями управління або не надавали їм належного значення. Середина 30-х років у США були періодом інтенсивного зростання кількості підприємств, що впроваджують принципи філософію контролінгу. Практику підприємств, їх негативні і позитивні моменти, почали запроваджувати у життя і банки, враховуючи специфіку своєї діяльності.

Ефективність системи  контролінгу визначається ефективністю управління, таким чином, контролінг є зворотним зв’язком управління. Отже, об’єкти контролінгу, як управлінські інструменти, об’єднують і спосіб управління і, безпосередньо, відповідний методичний. Відповідно його об’єкти мають наступні характеристики:

1) контролінг як інструмент – планування, аналіз, звітність;

2) контролінг як концепція комунікації – дотримання домовленостей, відхилення;

контролінг як філософія  мислення – комплексне мислення.