12. Документи та особливості їх оформлення

Документ – це:

1) матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу;

2) матеріальний об’єкт, в якому міститься та або інша інформація, призначений для передачі її в часі і просторі (фотоплівка);

3) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, студентський квиток);

4) історично достовірні письмові джерела.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки служать писемним доказом, джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Оформляються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

У діяльності підприємств, установ, організацій найчастіше використовуються текстові документи, які оформляються рукописним, машинописним або друкарським способом. Документ має бути складений за встановленою формою, належним чином відредагований і оформлений.

Класифікація документів:

1. За найменуванням: розписки, доручення, заяви, службові записки, телеграми, протоколи, листи, звіти та ін.

2. За технікою відтворення: рукописні, відтворені механічним способом

3. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові створюються в установах, організаціях, підприємствах посадовими особами і стосуються діяльності установ. Особисті стосуються окремих громадян, фізичних осіб (заява, автобіографія, характеристика, довідка особистого характеру, доручення тощо).

4. За місцем створення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які оформляються і діють у межах тієї установи, організації, підприємства, де вони створені. Зовнішні надходять від інших установ, організацій, громадян або адресуються в інші установи.

5. За призначенням: організаційні, які визначають порядок утворення, функції, права та обов’язки установ, підприємств (статути, правила, інструкції, положення); розпорядчі документи утворюються в процесі розпорядчої діяльності (постанови, рішення, накази, розпорядження); довідково-інформаційні виникають у процесі виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств і осіб (акти, протоколи, листи, плани, списки), обліково-фінансові (відомість, розписка, доручення), господарсько-договірної діяльності (договір, акт, угода, контракт), документи щодо особового складу (заява, резюме, характеристика)

6. За складністю: прості і складні. До простих належать документи, які відображають одне питання, одну тему; вони більш зручні в діловодстві, їх легше реєструвати в оперативній роботі. Складні документи відображають кілька питань.

7. За напрямком: вхідні та вихідні.

8. За терміном виконання: звичайні, термінові й дуже термінові. Із звичайними документами робота ведеться в плановому порядку, а саме: в терміни, встановлені законом, правовим актом або керівником. Термінові мають позначку “терміново”. Вони опрацьовуються за надходженням, і в них установлено термін виконання. До цієї групи належать і документи термінові за способом відправлення (телефонограми, телеграми). До дуже термінових належать документи, які мають позначку “дуже терміново”. Вони виконуються негайно після надходження.

9. За ступенем гласності: звичайні (для службового використання), для загального користування, секретні, які мають угорі праворуч позначку “секретно” та цілком секретні. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

10. За формою: індивідуальні та стандартні (типові). Індивідуальні – це документи, в яких у кожному конкретному випадку утворення документа складається індивідуальний текст (накази, протоколи, розпорядження, постанови, заяви). Стандартні мають однакову форму і заповнюються в певній строго визначеній послідовності та за обов’язковими правилами (постанови, положення, правила, інструкції, листи). Стандартні трафаретні документи мають стандартний текст у вигляді бланка, виготовленого трафаретним способом. Вони мають порожні рядки для заповнення в кожному окремому випадку конкретним змістом (для довідок, посвідчень).

11. За стадіями створення: оригінали і копії. Оригінал – це перший і єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом. Оригінал містить підпис керівника установи, який при потребі засвідчується печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу, засвідчена в установленому порядку. На копії документа обов’язково ставиться вгорі праворуч помітка “копія”. Листуючись з підприємствами, організаціями і установами, обов’язково залишають копії.

В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні, мають однакову юридичну силу.

Різновиди копії – відпуск, витяг і дублікат.

• Відпуск – це повна копія відправленого в якусь установу оригіналу, яку підшивають у справу установи-відправника.

• Витяг – це копія частини документа, що видається на руки.

• Дублікат – аналогічний оригіналу, другий примірник документа, що видається у випадку втрати власником документа (диплома, паспорта, свідоцтва про народження і т. п.); має однакову юридичну силу з оригіналом.

12. За терміном зберігання: документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказаний в номенклатурі справ.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розташуванням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Мета правильного оформлення документів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 мм х 297 мм; 148 мм х 210 мм). Деякі види документів (плани, відомості, таблиці) – А3 (297 мм х 420 мм). Документи, які створюються рукописним або друкарським способом, мають поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 – 25 мм, нижнє – 19 – 25 мм, або ліве – 25 мм, праве – 25 мм, нижнє – 25 мм, верхнє – 20 мм.