2. Лекционный блок*.

Тема 1. Правовое регулирование управления документацией за рубежом

Основные термины и задачи. Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981г. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981г.) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995г.).

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами.

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности.

Управление документацией – ключевое направление деятельности, осуществляемое в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи: 

– организация рационального документооборота;

– контроль исполнения документов;

– оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

– последующее хранение документов в архиве.

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Целью курса является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

1) изучить системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследовать особенности законодательного регулирования документооборота на международно-правовом и на национальном уровне;

3) проанализировать содержания юридических требований к электронному документообороту;

4) провести сравнительно-правового анализ российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определить роль зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, так как законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования. В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации, как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего, к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того:

– установлены права, ограничения на доступ к документам, к их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации);

– требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных); передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах);

– процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения).

Открытость документов, представляющих общественный интерес или необходимых для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами требует, в свою очередь, защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах.

В ряде развитых стран действует Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981 года, которая гарантирует каждому частному лицу соблюдение его права на личную жизнь. Законы о защите данных, отражающие положения Конвенции Совета Европы о защите данных (1981 год) и Директивы Евросоюза о защите данных (1995 год), сегодня приняты во всех странах-членах ЕС.

Законодательство о защите данных требует от организации ответственного подхода к управлению документами по личному составу, разработки стандартов и практических руководств по работе с такими документами.

Внешним признаком перехода большинства стран к информационному обществу стало применение перед названием государств латинской буквы e, что означает появление «Электронных США» (e-USA), «Электронной Европы» (e-Europe), «Электронной Франции» (e-France), «Электронной Великобритании» (e-Great Britain) и т.д. Несомненно, что в этот ряд входит и «Электронная Россия» (e-Russia), о чём свидетельствует принятие федеральной целевой программы (ФЦП) «Электронная Россия», а на региональном уровне программ «Электронная Москва», «Электронный Санкт-Петербург».

Облегчение доступа к информации и услугам государственных органов путем применения современных информационных технологий является одним из главных элементов проекта экономического и социального обновления Европы – инициативы «e-Европа», объявленной Европейской комиссией 08 декабря 1999 года и предназначенной для ускорения развития цифровых технологий в Европе. Главы европейских государств в 2002 году приняли План действий по достижению целей «Электронной Европы». Правильное управление документами приобретает особое значение в связи с принятием Европейской комиссией и национальными правительствами законодательства в области электронной коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза признают правомочными электронный обмен данными, электронную форму сделки и цифровую подпись. Всё это лежит в основе развития практики управления электронными документами.

Вопросы для самопроверки:

1. Конвенция о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28 января 1981г.

2. Конвенция Совета Европы о защите данных (1981г.).

3. Директивы Евросоюза о защите данных (1995г.).

Список литературы и ссылки на Интернет-ресурсы, содержащие информацию по теме:

1. Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008.

2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот учебное пособие. - М.: «Эксмо», 2008. – 553 с.

3. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. –М.: «Дашков и Ко», 2009. – 519 с.

5. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

6. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

7. Всероссийский научно-исследователький институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] /ВНИИДАД - Электрон, дан.- М., [2001].— Режим доступа: www.vniidad.ru, свободный. — Загл. с экрана.

8. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – http://www. akdi .ru.

Список основных терминов, используемых в материале лекции и отражённых в словаре: управление документацией, система документационного обеспечения управленческой деятельности, субъект управления, объект управления, информационные технологии, информационное общество, электронная Европа, Конвенция Совета Европы о защите данных, Директивы Евросоюза о защите данных.