Тема 2. Система международных стандартов

Международная организация по стандартизации. Международная электротехническая комиссия. Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой. Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности. Международные стандарты по управлению документацией. «Информация и документация. – Управление документацией» (ISO 15489-2001). Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов». Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR15801).

В современном мире постоянно растёт значение стандартов. Основной причиной этого являются изменения в экономике и общественной жизни, связанные с глобализацией мирового рынка, стиранием границ на пути движения капитала, товаров, идей и информации. Научно-технический прогресс, стремительное развитие информационных технологий и активное их внедрение – всё это способствовало активизации процесса разработки и внедрения международных стандартов во все сферы человеческой деятельности, в том числе и в управлении документацией.

Международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) является всемирным объединением национальных органов по стандартизации. Подготовка международных стандартов обычно ведётся в соответствующих технических комитетах ISO. Каждая организация – член ISO имеет право быть представленной в тех технических комитетах, тематика которых соответствует её интересам. В этой работе также принимают участие международные организации как правительственные, так и неправительственные.

ISO, например, тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией (International Electrotechnical Commission, IEC) по всем вопросам стандартизации в области электротехники.

Благодаря успешному использованию стандартов качества ISO, а также в связи с общемировой тенденцией ужесточения законодательно-нормативных требований к ведению финансово-экономической деятельности, во всём мире растёт потребность в выработке единого подхода в решении наиболее общих вопросов, важных для любой из существующих систем делопроизводства.

Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации. Во многих случаях налаживание правильной работы с документами составляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в связи с сертификацией. В результате всё большая популярность ISO 9000 стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроизводства и повышение статуса службы документационного обеспечения управления и её сотрудников во внутренней иерархии компании.

В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании.

Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объём документирования и используемые носители информации. Здесь важно учесть все факторы: тип и размер организации, сложность производимой продукции, нужды потребителей, законодательные и нормативные требования в отрасли, в которой работает компания, реальные возможности персонала и т. д.

По аналогии со стандартами управления качеством продукции и услуг стали разрабатываться стандарты для других видов деятельности. Достаточно широкое распространение получили стандарты серии ISO 14000 по управлению окружающей средой, в которые также были включены разделы по управлению документацией.

От организаций требуется разработать правила работы с документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Для соответствия требованиям стандарта необходимо подготовить большое количество внутренних нормативных документов и регулярно вносить в них изменения и улучшения.

Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа.

Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут храниться и документы «внешнего происхождения». Они требуются для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.

С развитием системы международных стандартов к делопроизводству и документообороту стали проявлять внимание представители самых различных профессий, в том числе – специалисты в области информационных технологий и информационной безопасности.

Требования по защите документов организации включены в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Очень символично, что этот стандарт, разработанный специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.

Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при условиях, что управление документами на всех видах носителей ведётся по единой системе и установленные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперёд к пониманию необходимости сотрудничества со специалистами в области управления документацией, которые обладают профессиональными навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.

В условиях России такое сотрудничество ещё более актуально, поскольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года в неё внесено значительное количество изменений и дополнений. Основные усилия разработчиков были направлены на придание стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся ранее как требования только к программному обеспечению, изменены таким образом, чтобы распространить их действие и на другие сферы деятельности и виды ресурсов.

Разработчики стандарта отследили все изменения, произошедшие за последние 5 лет:

– рост объёмов электронной торговли,

– повышенное внимание к созданию электронных реестров,

– к защите персональных данных и прав интеллектуальной собственности и соответствующее усиление требований к обеспечению информационной безопасности.

В новой версии стандарта учтены наблюдающиеся во всём мире ужесточение требований к обеспечению соответствия деятельности организаций законодательно-нормативным и иным требованиям, растущая популярность стандарта по управлению документами ISO 15489, а также накопленный опыт работы с определенными видами электронных документов. За подробными указаниями по управлению документами организации новая версия предлагает обратиться к стандарту ISO 15489-1. Ссылка на то, что организация должна обеспечивать свою информационную безопасность в области управления документами, основываясь на положениях первого в мире международного стандарта по делопроизводству, является очень важной, поскольку фактически обязывает специалистов в области информационных технологий и информационной безопасности использовать требования ISO 15489-1 в своей работе.

Международные стандарты по управлению документацией ISO 15489 «Информация и документация – Управление документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation–Records management) был издан в 2001 году Международной организацией по стандартизации. Он подготовлен техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление документами.

В стандарте определено, что регламент (политика) в области управления и сохранения документации должен быть принят на самом высоком уровне в организации и его действие должно распространяться на всех её сотрудников, создающих документы в ходе своей работы. В нём следует указать ответственность по всем должностным рангам за любой документ в организации.

Появление ISO 15489 стало важным событием для профессионалов в области управления документами. Стандарт ISO вобрал в себя передовой практический опыт ряда стран и, самое главное, впервые обозначил делопроизводство как важную отрасль деятельности человека. В ближайшее время технический комитет ISO, утвердивший стандарт, планирует рассмотреть вопрос о разработке его новой версии.

Нужно отметить, что ISO 15489 существенно отличается от знакомого нам ГОСТ тем, что провозглашает основные принципы работы с документами и системами документооборота. В нём отсутствуют жёсткие требования к оформлению документов, поскольку в каждой стране существуют свои особенности.

Задача стандарта – закрепить основные, наиболее общие требования и положения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и организацию делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям уровне.

К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России является незнание о нём специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.

Международные стандарты ИСО 23081 и ИСО 15801, посвящённые соответственно делопроизводственным метаданным и обеспечению достоверности и надежности информации, хранящейся электронным способом, также послужат основой для разработки национальных стандартов во многих странах мира.

Метаданные – структурированные данные о данных – это информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск. Особое значение метаданные имеют при работе с электронными документами.

Универсальный набор метаданных содержит так называемое Дублинское ядро – применимый для любых информационных ресурсов международный стандарт ИСО 15836, принятый в 2003 году. Указания по применению Дублинского ядра в Европе содержит немецкий стандарт, вышедший в 2000 году. Государственные стандарты метаданных на основе Дублинского ядра приняты во многих развитых странах. Стандарты делопроизводственных метаданных – особый тип стандартов метаданных – призваны обеспечить значимость, управляемость и длительность существования документации организации.

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов» посвящён делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта (ISO/TS 23081-1-2004Information and documentation–Records management processes–Metadata for records) содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям делопроизводственных метаданных, исходя из требований ИСО 15489.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR15801 Electronic imaging– Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надёжность аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.

В Великобритании в настоящее время действуют различные национальные стандарты по вопросам:

– управления документацией;

– сохранности, транспортировке и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации;

– управлению информационной безопасностью;

– управлению документацией, легальной допустимости и юридической силе информации, содержащейся в системах управления электронными документами;

– информационному менеджменту;

– практическому применению закона 1998 года о защите данных.

Во Франции принят национальный стандарт (NFZ 42-013), призванный гарантировать целостность электронных документов в компьютерных системах с использованием технологии неперезаписываемых оптических дисков. Он устанавливает процедурные и технические требования.

Подчеркнём, что архивные органы европейских стран, так же как и во многих других зарубежных странах, стремятся принимать участие в управлении документами различных форматов уже на стадии их создания в делопроизводстве и в процессе их полного жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.

Во Франции, в соответствии с законом от 03 января 1979 года, функции органа управления архивным делом, курирующего делопроизводство, выполняет Дирекция архивов Франции (Direction des Archives de France).

В Риме Центральный государственный архив (Archivio Centrale dello Stato) обеспечивает сохранность документов, созданных центральными административными органами итальянского правительства, управляет иерархией государственных архивных органов во всей Италии, устанавливает правила управления документами в стране.

Вопросы для самопроверки:

1. Международная организация по стандартизации.

2. Международная электротехническая комиссия.

3. Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг.

4. Стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой.

5. Стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности.

6. Международные стандарты по управлению документацией. «Информация и документация. – Управление документацией» (ISO 15489-2001).

7. Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».

8. Международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004 «Электронный имиджинг – Информация, хранящаяся в электронном виде – Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR15801).

Список литературы и ссылки на Интернет-ресурсы, содержащие информацию по теме:

1. Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008.

2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот учебное пособие. - М.: «Эксмо», 2008. – 553 с.

3. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. –М.: «Дашков и Ко», 2009. – 519 с.

5. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

6. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

7. Всероссийский научно-исследователький институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] /ВНИИДАД - Электрон, дан.- М., [2001].— Режим доступа: www.vniidad.ru, свободный. — Загл. с экрана.

8. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – http://www. akdi .ru.

9. Официальный сайт ИСО [Электронный ресурс] — Режим доступа: www.ISO.com, свободный. — Загл. с экрана.

Список основных терминов, используемых в материале лекции и отражённых в словаре: метаданные, международная организация по стандартизации, международная электротехническая комиссия, стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг, стандарты ISO серии 14000 по управлению окружающей средой, стандарт ISO/IEC 17799 по информационной безопасности, международные стандарты по управлению документацией ISO 15489-2001, международный стандарт ИСО 23081, международный стандарт ИСО/ТО 15801-2004.