Тема 3. Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

Понятие документопотока, документооборота, этапов документооборота, организации работы с документами. Международный стандарт ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами». Понятие электронный документ, электронный документооборот. «Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 Электронный обмен информацией. Термины и определения». Общие принципы и методические основы организации документооборота. Порядок обработки документов. Автоматизация документационного обеспечения управления.

Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного управления в области информационно-коммуникационных технологий.

В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведётся сразу несколькими организациями. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам осталось недолго.

В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного требования о том, чтобы всё новые СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в установленном стандартном формате, – это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя её наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

– поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

– потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за её пределы;

– поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

– содержанием или функциональной принадлежностью;

– структурой;

– направлением;

– объёмом.

Управление информационными потоками или документопотоками организации основано на понятии документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах движение документов, то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа предопределён принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации чётко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет её наглядно увидеть.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

– приём и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в организацию документов;

– предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

– регистрация документов;

– организация движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

– обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных графических оперограммах и маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Документооборот представляет собой главное организационное направление деятельности службы делопроизводства и технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатываются и передаются документы, как контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. В ГСДОУ синонимом термина «организация работы с документами» являлось «управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489 «Информация и документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин управление документами. В управлении документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких, как направление деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объём документооборота и т.д.

Использование компьютерных технологий в офисной деятельности привело к тому, что практически всегда документы создаются вначале в электронном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Иную формулировку этого термина содержит национальный стандарт из серии «Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», основанного на международных терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный документ – это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который существует или может существовать в электронной или цифровой среде.

Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Автоматизация документационного обеспечения управления позволяет:

– в области подготовки и оформления документов:

– унифицировать формы документов;

– повысить качество и оперативность подготовки документов;

– в области организации документооборота и исполнения документов:

– исключить дублирование работы при вводе информации о документе и тем самым упростить регистрацию;

– унифицировать маршруты движения документов, ускорить прохождение документов;

– повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;

– уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в организации;

– получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых и полученных на исполнение документах структурными подразделениями и отдельными работниками;

– в области организации контроля исполнения документов:

– оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа и проекта документа;

– контролировать исполнение документов отдельными работниками, структурными подразделениями и организацией в целом;

– в области организации хранения документов и информационно-справочной работы:

– создать централизованное хранилище документов в электронном виде, организовать различный доступ сотрудников к информационному массиву в соответствии с их трудовыми функциями;

– обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также делать подборки документов по тематическому или иному признаку.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Вопросы для самопроверки:

1. Понятие электронный документ, электронный документооборот.

2. «Информационная технология» – ГОСТ Р 52292-2004 Электронный обмен информацией. Термины и определения».

3. Общие принципы и методические основы организации документооборота.

4. Порядок обработки документов.

5. Автоматизация документационного обеспечения управления.

Список литературы и ссылки на Интернет-ресурсы, содержащие информацию по теме:

1. Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008.

2. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот учебное пособие. - М.: «Эксмо», 2008. – 553 с.

3. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. –М.: «Дашков и Ко», 2009. – 519 с.

5. Персианов, В.В. Информационные системы: Учебно-методическое пособие / В.В.Персианов, Е.И.Логинова. – Тула: Издательство ТГПУ им. Л.Н.Толстого, 2008.

6. Арндт, А.Ю. Электронная торговля: имплементация директив ЕС в национальное законодательство Германии, Франции и Великобритании / А.Ю. Арндт, О.А. Романов // [Электронный ресурс]. – http://www.russianlaw.net.

7. Гост Р ИСО 9001 http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=174286

8. Гост Р ИСО 15489 http://www.profiz.ru/sr/6_2007/nowyj_standart/

9. Всероссийский научно-исследователький институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] /ВНИИДАД - Электрон, дан.- М., [2001].— Режим доступа: www.vniidad.ru, свободный. — Загл. с экрана.

10. Консалтинговая группа «Термика». [Нормативно-правовая база данных по делопроизводству, документообороту и архивному делу] [Электронный ресурс] / «Термика» - Электрон, дан.- М., [200-].— Режим доступа: http://www.termika.ru/Catalog/catalog.html, свободный. — Загл. с экрана.

11. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – http://www. akdi .ru.

12. Официальный сайт ИСО [Электронный ресурс] — Режим доступа: www.ISO.com, свободный. — Загл. с экрана.

13. Официальный сайт Ростехрегулирования [Электронный ресурс] — Режим доступа: www. GOST.ru, свободный. — Загл. с экрана.

14. Информационно-правовая система «Консультант +» base.consultant.ru.

15. Информационно-правовая система «Гарант».

16. Федеральный закон от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Справочная правовая система КОНСУЛЬТАНТ (http://www. consultant.ru.).

Список основных терминов, используемых в материале лекции и отражённых в словаре: документопоток, документооборот, этапы документооборота, организация работы с документами, электронный документ, электронный документооборот, автоматизация документационного обеспечения управления.