Іс құжаттарының жіктемесі

Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тәсілі бар. Олардың бірқатары мынадай:

1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл:

- әкімшілік мәселелері бойынша;

- материалдық-техникалық жабдықтау мәселелері;

- жоспарлау;

- бухгалтерлік есеп;

- кадрлар даярлау;

- сыртқы сауда қызметі және т.б. бойынша құжаттар болуы мүмкін.

2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми және жеке құжаттарға бөлінеді.

Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе лауазымды тұлғалар жасайды. Ресми құжаттарға адамның жеке басы мен құқықтарын куәландыратын құжаттарды, сондай-ақ биографиялық сипаттағы деректері бар құжаттарды да (төлқұжат, жеке куәлік, жүргізуші куәлігі және т.б.) жатқызады.

Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды.

3) Құжаттар жасалу орнына қарай:

Сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа жаққа жіберген (жіберілетін) және

Ішкі – осы мекемеде жасалған және оның ішінде қолданылатын құжаттар болып бөлінеді.

4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді, мысалы, актілер, сауалдамалар, ведомостер, хаттамалар, нұсқаулықтар, есептер, бұйрықтар және т.б.

Құжаттарды тіркеу

Мекемеде құжаттарды тіркеу былайша жүргізіледі:

1) уәкілетті бөлімшеде келіп түскен хат-хабарлар, бұйрықтарды, өкімдерді;

2) Басқарманың және Директорлар кеңесінің шешімдерін ресімдеуге жауапты қызметкерлер - Басқарма мен Директорлар кеңесінің мәжіліс хаттамаларын;

3) Мекеменің бөлімшелерінде - тиісті бөлімшелердің жіберілетін және ішкі хат-хабарларын тіркейді.

Конкурстық ұсыныстары бар құжаттарды конкурстық комиссияның хатшысы Қазақстан Республикасының тауарлар мен қызмет көрсетулерді сатып алу мәселелерін реттейтін нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес тіркейді.

Келіп түскен құжаттар түскен күні, ал жіберілетін және ішкі құжаттар – жөнелтілген күні тіркеледі.

Келіп түскен хат-хабарларды тіркеу тәртібі

Электронды құжат айналымы шағын жүйесінен тыс қабылданған және/немесе электронды қол қойылмаған не электронды қолға сәйкестігін тексеруден өтпеген электрондық хабарламаларды қоспағанда, Мекемеге келіп түскен барлық хат-хабарлар Мекеменің электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі уәкілетті бөлімшеде тіркелуі тиіс.

Мекемеге келіп түскен, хат-хабар болып саналмайтын барлық құжаттар ілеспе хатпен бірге жүруі тиіс. Мекемеге ілеспе хатсыз келіп түскен және хат-хабар болып табылмайтын құжаттар кері қайтарылады. Осы тармақтағы талаптар есепшот-фактураларға және сот, құқық қорғау органдары, сондай-ақ сот шешімін орындау жөніндегі органдар жіберген құжаттарға қолданылмайды. Белгіленген тәртіппен тіркелмеген хат-хабарды бөлімше орындауға қабылдамайды, ол келіп түскен күні тіркеу үшін уәкілетті бөлімшеге беріледі.

Мекемеге келіп түскен қағазға шығарылған құжаттар шағын жүйеде тіркелгенге дейін сканерленеді. Қағазға шығарылған құжаттың түпнұсқасы құжат атап жіберілген Мекеменің бөлімшесіне беріледі және ол орындалғаннан кейін іс номенклатурасына сәйкес іске тігіледі.

Сканерлеуді уәкілетті бөлімше жүзеге асырады. Электронды түрде алынған хат-хабарларды шағын жүйеде тіркеу электронды қолдарды тексергеннен кейін жүргізіледі. Электронды түрде келіп түскен құжаттар автоматты түрде вирусқа қарсы сканерленеді.

Уәкілетті бөлімше почтамен келген хат-хабарларды қарап, іріктейді, содан кейін құжаттың бірінші бетінде төменгі оң жақ бұрышында құжаттың түскені туралы (тіркеу мөртаңбасы түрінде қойылуы да мүмкін) келіп түскен күнді, парақ санын және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде құжатқа берілген тіркеу нөмірін көрсете отырып белгі қойылады. Тіркеу мөртабаны құжаттың негізгі мәтінінің үстіне қойылмауы тиіс.

Шет тілдердегі хат-хабарды тіркеген кезінде құжаттың түскені туралы белгі түпнұсқаға да және аударылған мәтінге де (егер ол болса) қойылады. Ашылуға тиісті емес хат-хабарға құжаттың келіп түскендігі туралы белгі конвертке қойылады.

Жіберілетін және ішкі хат-хабарларды тіркеу тәртібі

Жіберілетін және ішкі хат-хабарды Мекеменің тиісті бөлімшесінің жауапты адамы тіркейді. Ішкі құжаттың электронды қол қойылған электрондық нұсқасы бөлімшенің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналында тіркеу үшін негіз болып табылады. Электронды қол қойылған, жіберілетін құжаттың электрондық нұсқасы қағазға шығарылған құжат болғанда ғана бөлімшенің жіберілетін құжаттарын тіркеу журналында тіркеуге негіз болып табылады.

Келіп түскен құжаттарды қабылдау, өңдеу және өткізу тәртібі

Мекемеге келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өткізіледі және тіркеліп, Мекеменің басшылығына немесе бөлімшелерге, содан кейін орындаушыларға беріледі.

Келіп түскен хат-хабарларды қабылдауды, өңдеуді (ашу, тапсырысты хат-хабардың, сондай-ақ құжаттар көрсетілген қосымшалардың салынғандығын тексеру, белгілеу, мөртаңба қою), тіркеуді, бөлімшелер арасында бөлуді, оларға жеткізіп беруді, жіберілетін хат-хабарларды өңдеу мен межелі жерлерге жіберуді уәкілетті орган орындайды. Мекеменің орталық аппараты бөлімшелеріне келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшеге тіркетпей қабылдауына тыйым салынады. Келіп түскен хат-хабарларды сақтау мақсатында бөлек бөлмелерде өңделеді.

Келіп түскен хат-хабарларды қабылдау және өңдеу тәртібі

Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды уәкілетті бөлімшелердің қызметкерлері сағат 9-дан 18-ге дейін, ал сенбі күндері – 9-дан 14-ке дейін қабылдап, тіркейді. Мекемеге сенбі күні келіп түскен құжаттарды уәкілетті бөлімшенің кезекшілері қабылдайды.

Байланыс кәсіпорындарынан тапсырысты және жай хат-хабарлар байланыс кәсіпорындарымен келісілген кесте бойынша белгіленген жеткізу мерзімдерін сақтай отырып қабылданады. Мекеменің атына жолданған хаттарды уәкілетті бөлімше сенімхат бойынша алады. Хат-хабарды ашып, электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркегеннен кейін тиісті бөлімшелерге қолхатпен беріледі.

Мекеменің атына почта байланысы кәсіпорындары арқылы жіберілген бандеролдар мен почта жіберілімдерін уәкілетті бөлімшенің жауапты қызметкерлері сенімхат негізінде алады және электронды құжат айналымы шағын жүйесінде тіркелгеннен кейін оларды белгіленуі бойынша тапсырады.

Уәкілетті бөлімше «өз қолына» грифімен таңбаланған, тіркеліп және хат иесіне ашылмай берілетін пакеттерден басқасын ашады. Егер хат иесі «өз қолына» грифі бар конвертті ашқаннан кейін оның ішінде хат, қызметтік құжаттар, өтініш, арыз болса, олар дереу конвертімен қоса уәкілетті бөлімшеге берілуі тиіс. Осы пакетті (конвертті) тіркеген уәкілетті бөлімшенің қызметкері құжат деректемелерін электронды құжат айналымы шағын жүйесіне енгізуге міндетті.

Пакеттерді, конверттерді және басқа орамдарды ашқан кезде құжаттың жіберілген мекен-жайы және ресімделуі, түгел болуы және бүтіндігі, қосымшалардың болуы тексеріледі. Дұрыс жіберілмеген немесе қателесіп жіберілген құжаттар, сондай-ақ дұрыс ресімделмеген және қателесіп салынған құжаттар жіберушіге келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей себебі көрсетіліп қайтарылады.

Тапсырысты хат-хабар салынған конвертті ашқан кезде құжаттың нөмірін тізімдемеде немесе конвертте көрсетілген нөмірмен салыстырып тексереді. Салынған құжат пен тізімдеме немесе конверт нөмірлері сәйкес келмеген жағдайда, сондай-ақ конверт ішінде құжат болмаған кезде орындаушы бөлімше хат пен алынған конвертті жіберушіге жолдай отырып, бұл туралы хабарлайды [5].

Ішіне салынған құжатты тексермей тұрып бірнеше конвертті бірдей уақытта ашуға болмайды.

Келіп түскен хат-хабарлардың конверттері сақталады және мынадай жағдайларда:

1) жіберушінің мекен-жайы, жіберілген күні және құжатты алғандығы туралы конвертте ғана көрсетілген болса;

2) құжаттың жасалған күні мен оны жіберген күні почта штемпеліне сәйкес уақыт бойынша 5 (бес) күнтізбелік күн айырмашылық болса;

3) егер конверт хат-хабарларға ақы төлеу жөніндегі шығыстарға айғақтама құжат ретінде қажет болса;

4) егер конверттерге орындау парағы, сот және құқық қорғау органдарының құжаттары, азаматтардың өтініштері салынса құжатқа қоса беріледі.

Басқа жағдайларда конверттің ішіндегілері тексерілгеннен кейін жойылады. Уәкілетті бөлімшеге келіп түскен тапсырысты почта жіберілімдерінің орауы бүлінген болса, бұл туралы міндетті түрде байланыс кәсіпорындарының белгісі болуы керек.

Қате жіберілген хат-хабарларды және төлем құжаттарын алған кезде уәкілетті бөлімше оны дәл сол күні межелі жерге жібереді және сонымен бірге жіберушіге жіберілген қателігі туралы хабарлайды. Егер хат немесе құжаттың кімге жіберілгендігі анық болмаса, мұндай хат-хабар ілеспе хатпен бірге жіберушіге қайтарылады. Егер хаттың ішінде онда көрсетілген қосымшалар болмаса, уәкілетті бөлімше қосымшаның жоқ екендігі туралы белгісі бар хатты орындаушы бөлімшеге береді, ол жіберушіге конвертке салынбаған қосымшаны жіберу туралы сұрату салады.

Келіп түскен хат-хабарларды өткізу тәртібі

Келіп түскен хат-хабардың мазмұнын алдын-ала зерделеп, оны тіркегеннен кейін электронды құжат айналымы арқылы Мекеме Төрағасының немесе оның орынбасарларының (олардың арасындағы міндеттерді бөлуге сәйкес) қабылдау бөлмесіне немесе тиісті бөлімшелердің басшыларына (егер құжатты міндетті түрде Мекеме басшылығының қарауы талап етілмейтін болса) беріледі.

Мекеменің басшылығы құжаттарды келіп түскен күні қарауы тиіс. Мекемеге сағат 16-дан кейін келіп түскен хат-хабарға «кешкі хат-хабар» («вечерняя корреспонденция») деген мөртабан басылады және ол келесі жұмыс күні қаралуы мүмкін. Мекеме бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін электронды құжат айналымы шағын жүйесінде және\немесе қағазға басылған құжатқа бұрыштама қояды және қажет болған жағдайда электронды қол қояды. Бұрыштама мәтіні енгізілгеннен кейін құжат орындаушыға жіберіледі.

Орындау бірнеше бөлімшеге жүктелген жағдайда құжат оларға бір мезгілде жіберіледі. Жиынтық құжат әзірлеуге жауап беретін бөлімше бұрыштамада көрсетілген мерзімде жиынтық құжат әзірлейді, сонымен бірге қоса орындаушылар орындау мерзімі басталғанға дейін екі жұмыс күнінен кешіктірмей құжатты жинақтау үшін ұсынуы тиіс (орындау мерзімі құжатты алғаннан кейін үш жұмыс күнінен аспайтын құжаттарды қоспағанда). Қажет болған жағдайда шақыру (жиынтық құжат әзірлеу) жүктелген бөлімше мүдделі адамдардан тиісті ақпарат сұратады не әзірленген құжатты олармен келіседі [5].

Мекемеге келіп түскен заңдар, жарлықтар, қаулылар, өкімдер және басқа да нормативтік құқықтық актілер Мекеменің басшылығы қарағаннан кейін заң бөлімшесіне беріледі. Хат-хабарды алған кезде бөлімшенің жауапты адамы оның уақтылы жеткізілгендігін және келіп түскен құжатта көрсетілген барлық қосымшалардың болуын тексереді.

Құжат қателесіп жіберілген жағдайда өз бөлімшесі басшысының белгісімен құжаттың соңғы бетінде күнін көрсетіп, жауапты бөлімшеге кешіктірмей қайтаруға міндетті. Уәкілетті бөлімшеден алынған хат-хабар орындаушы бөлімше басшысының қарауына беріледі.

Мекеме бөлімшелерінің басшылары құжаттардың жедел қаралуын, олардың келіп түскен күннен кейінгі жұмыс күнінен кешіктірілмей орындаушыларға жеткізілуін, құжаттардың мәселенің мәніне сай сапалы орындалуына бақылауды қамтамасыз етеді. Бөлімше басшысы құжаттарды қарау кезінде бірінші кезекте қаралатын, шұғыл орындауды қажет ететін құжаттарды бөліп алады. Бөлімше басшысы құжатты қарағаннан кейін бұрыштама қояды және құжатты нақты орындаушыға жібереді.

Заңды тұлғалардың екінші рет жіберілген хаттарын қараған кезде бұрынғы өтінішті қараған материалдар мен оларға жазылған жауаптар қоса қаралады. Егер екінші рет жіберілген өтініште жаңа тұжырымдар болмаса және авторларға белгіленген тәртіппен жауап жіберілген болса, мұндай өтініштер қосымша қаралуға жатпайды және бұл туралы авторға жазбаша хабарланады.

Орындаушы бөлімшенің жауапты адамы орындауды немесе жауап беруді талап ететін құжатты бақылауға алуға, күн сайын Мекемеге келіп түскен хат-хабарларды Мекеменің ішкі құжаттарын тіркейтін электронды журналдарды, сондай-ақ бөлімшелердің ішкі құжаттарын тіркеу журналдарын қарауға және бақылаудағы құжаттардың уақтылы орындалуына қажетті шаралар қабылдауға міндетті.

Егер келіп түскен құжат кез келген сұратуға жіберілген жауап немесе онда бұрынғы жазысқан хаттарға сілтеме болса, бөлімшенің жауапты орындаушысы оны басшыға бергенге дейін электронды құжат айналымы шағын жүйесіндегі осы құжатқа қатысты жазысқан хаттарды іріктеп алуға міндетті [5].

Құжаттардың орындалу мерзімі ережеде сияқты, құжатқа қол қойған (бекіткен) күннен бастап күнтізбелік күнмен, ал басқа заңды және жеке тұлғалардан түскен құжаттар бойынша – Мекемеге түскен күннен бастап есептеледі. Мекеменің басшылығы (бөлімше басшылығы) орындаудың нақты мерзімін белгілеген жағдайда, ол бірінші бұрыштама қойылған күннен бастап есептеледі.

Құжаттардың орындалу мерзімін Мекеменің (бөлімшенің) басшылығы жіберуші белгілеген мерзімге немесе Қазақстан Республикасының және Мекеменің нормативтік құқықтық актілерінде белгіленген мерзімге қарап белгілейді. Орындалудың соңғы күні құжаттың мәтінінде немесе басшылығының бұрыштамасында көрсетіледі.

Құжаттардың орындалу мерзімін осы мерзімді белгілеген Мекеменің (бөлімшенің) басшысы өзгертеді (тоқтатады, ауыстырады).

Электронды құжат айналымының шағын жүйесі

Құжаттар жасау кезіндегі еңбек шығындарын қысқарту, оларды өңдеу, құжаттық ақпараттарды беру және пайдалану, бақылау құжаттарының орындалуын бақылауды жетілдіру, жедел орындалуын арттыру, құжаттармен жүргізілетін ақпараттық-талдау жұмысының сапасын арттыру, сондай-ақ Қазақстан Республикасының және Мекеменің қолданылып жүрген нормативтік құқықтық актілерінің талаптарын ескере отырып, Мекеменің электронды мұрағатын құру электронды құжат айналымының негізгі міндеті болып табылады [6].

Электронды құжат айналымын ұйымдастырудың негізгі принциптері:

1) деректерді компьютерлік өңдеудің бағдарламалық және техникалық құрал-жабдықтарын пайдалану негізінде электронды құжат айналымын, құжаттардың электронды нысандарын басқарудың автоматтандырылған жүйесін, электронды почтаны ұйымдастыру;

2) электронды құжат айналымының шағын жүйесінде электрондық санмен қол қойылған электрондық құжаттың мәртебесінің қағаз құжат айналымының жүйесіндегі өз қолымен қол қойылған құжаттың мәртебесіне тең болуын тану;

3) қойылған қолдардың бірдейлігін қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құрал-жабдықтардың ақпараттық жүйеде бар болған кезде ғана электронды сандық қолдардың шынайылығын тану және Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сәйкес оларды пайдаланудың белгіленген режимін сақтау;

4) келіп түсетін, жіберілетін және ішкі құжаттарды бір рет тіркеу;

5) құжатты жүйеге енгізуден оны іс қағаздарына орналастырғанға дейін құжат ағынын үзбеу болып табылады.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің келіп түсетін құжаттардың почта жәшігіне электронды құжаттар түскен кезде пайдаланушы бұл жөнінде тез арада хабарлама алады.

Электронды құжат айналымының шағын жүйесінің пайдаланушылары өз компьютерлерінде шағын жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етуін барлық жұмыс уақытының ішінде белсенді күйінде ұстауға міндетті [3].

2.2 Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің мәні мен міндеттері

Басқару үрдісі ақпаратты пайдаланусыз мүмкін болмағандықтан, АЖ-де ақпараттық қамтамасыз етуді ұйымдастыру әсіресе маңызды. Ақпараттық қамтамасыздандыру(АҚ) болып автоматтандырылған жүйеде пайдаланылатын, ақпарат массивтерінің және құжаттаманың үйлестірілген жүйелерінің, экономикалық ақпаратты кодтау және жіктеудің ортақ жүйесінің жиынтығы табылады.

АҚ-дің негізгі міндеті ақпаратты жинауда, сақтауда, ақпараттық базаға өзгерістер енгізуде, басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін шығыстық ақпаратты беруде құралады [6].

Ал олар өз кезегінде өзіне төмендегілерді қосады:

• ақпараттың сандық және сапалық сипаттамалары;

• ақпараттың құрамы қандай;

• ақпаратты іздеу уақытының азаюы.

Ақпараттық қамтамасыз етуді ұйымдастырудың принциптері және құрылымы, құрамы «корпоративті клиенттерге қызмет көрсету» АЖ-нің есептер орналымымымен сәйкес түрде келесі талаптарды қанағаттандыруы тиіс:

• мәліметтер базасының барлық элементтеріне жататын құрылым деңгейінен тәуелсіз түрде оңай қол жеткізу;

• мәліметтер базасын ұйымдастырудың алгоритмнің функционалдық міндетінен тәуелсіздіктері;

• басқару жүйесінің барлық функцияларын жүзеге асыру үшін ақпараттың жеткіліктіктері;

• ақпаратты сақтаудың кедергілерден қорғалғандығы мен сенімділіктері.

Ақпаратпен жабдықтау–бұл АЖ-дағы қолданылатын экономикалық ақпаратты жіктеудің және шартты белгілеудің біріңғай жүйелері мен құжаттардың және ақпарат массивтердің үйлестірілген жүйелерінің бірігуі болып табылады. Ақпаратпен жабдықтаудың негізгі міндетіне – ақпаратты сақтау мен жинау, ақпараттар қоймасына өзгерістер енгізу, басқару шешімдерін қабылдау үшін шығатын ақпаратты беру жатады.

Офис-менеджерінің ақпараттық жүйесі – бұл офис-менеджерінің барлық жұмыстарын жоспарлауда, ұйымдастыруда, бақылауда және басқаруда оны ақпаратпен жабдықтауға арналған мәліметтерді өндеу жүйесін білдіреді. Егер жоғарғы менджерлер сыртқы ақпаратты үлкен көлемде қолданса, ал орташа және төменгі буындағы менеджерлер көбінесе, нақтырақ ішкі ақпаратқа сүйенеді. Офис-менеджерінің ақпаратқа деген тұтынушылығының әр түрлілігін зерттей отырып, басқару қызметінің түрлерін үш дәрежеге бөлуге болады: стратегиялық, басқарушылық бақылау және жедел бақылау. Мұндағы стратегиялық жоспарлау – бұл ұйымның мақсатына. Сол мақсаттардыңөзгеруіне, әрі оларға жету үшін қорларды қолдану мен осы қорларды алуға , қолдануға, орналастыруға себепші болатын стратегия жөніндегі қабылдау барысын болжау. Ал басқарудағы бақылау-бұл басқарушылардың ұйымды мақсатына жеткізуі үшін қорлардың алуы мен олардың тиімді қолдануын қамтамасыз ететін кезең. Жедел бақылау – бұл нақты мәселені шешуді тиімді және дәрежелі орындауды қамтамасыз ететін кезең.

Офис-менеджерінің ақпарат жүйесі, әрқайсысы нақты бір бөлімдегі басқарушыларды ақпаратпен жабдықтау үшін қызмет көрсететін ішкі жүйелер қатарынан тұрады. Басқарушы бақылауға арналған ақпарат жоғарғы және ортаңғы буындағы басқарушылға қажет. әрине, ол ішкі деректер сияқты сыртқы деректерден де келіп түседі. Жедел бақылауға арналған күнделікті қызметке байланысты ақпарат, тек деректерден келіп түседі.

Ақпарат технологиясының көмегімен офис-менеджері өз жұмыстарын кеңірек көлемде, тиімдірек, тезірек және нәтижелі орындауы мүмкін. Ондағы ақпарат жүйесі байланыс жабдықтарымен және текстік, графикалық, ауызша материалдар мен мәліметтерді бейнелеу үшін ақпараттың анықтылығын жабдықтау үшін ЭЕМ жүйелерімен ілесіп отыруы тиіс.

Объектіні басқарудың әртүрлі деңгейінде, желістермен жұмыс істеуге арналған байланыстар каналмен біріккен мамандардың, технологтардың, бухгалтерлердің және т.б. автоматтандырылған жұмыс орындары құрастырылады.ақпарат жүйені бұлай ұйымдастыру, кез-келген деңгейдегі басқару мамандарын интегриренген мәліметтер қоймасын мәлемет алу мүмкіндігі мен басқарудағы тиімді шешімді қабылдауға мүмкіндік береді [18].

Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің негізгі мақсаттары

Кәсіпорындағы ақпараттық жүйенің негізгі мақсаттары мыналар болып табылады:

• Кәсіпорын қызметі және сыртқы орта туралы ақпаратты жинау, өңдеу, сақтау және қаржылық немесе кез-келген басқа талдау үшін ыңғайлы түрде беру және басқарушылық шешімдерді қабылдауда оларды пайдалану.

• Кәсіпорынның бизнесс (технологиялық) операцияларын автоматтандыру

Ақпараттық жүйенің нағыз тиімділігін бағалау үшін жақсы құрылған ақпараттық жүйенің атқаратын міндеттерін түсіну қажет [18].

2.3 Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің жобалау

Кәсіпорынның офис-менеджерінің ақпараттық жүйесін құру үшін алдымен мәліметтер қорының кестелерін MS Access ортасында құрып алдық.

Мәліметтер қоры — бұл объектілер немесе адамдар туралы мәліметер жиынтығы. Мәліметтер қорының құрылымы әртүрлі мәліметтер сақталған өрістерден құралады. Mісrosoft Access программасы-мәліметтер қорын басқару жүйесінің ең бір жоғарғы танымал түрі. Бұл қолданбалы бағдарлама

мәліметтер қорын басқару жүйесін жүзеге асыру мүмкіндіктерін орындайды. МҚБЖ (мәліметтер қорын басқару жүйесі) клиент-сервер архитектурасы микрокомпьютерлерде, дербес компьютерлерде біріктірілген және жергілікті немесе корпоративті желілерде мәліметтер қорын аударуға ерекше орын бөледі.

Mіcrosoft Access программасы көп қолданатын МҚ құру үшін жобаланған. Мәліметтер қорында файлдар-желілер ресурстары болып саналады. Mіcrosoft Access-тің құрылымы (бір файлда) кесте, форма, сұрату, есеп. Модуль, макрос байланыстарын бір файлда сақтауға болады.Mісrosoft Access құрылымы алты объектіден тұрады: кесте, сұраныс, форма, макрос, есеп, модуль. Типтік мәліметтерді өңдеу процесінде қарау, берілген шарттар

бойынша іздеу есебін шығару үшін Mісrosoft Access құрылымында негізгі объектілер (кесте, сұраныс) және есеп конструкторлары қолданылады.

Қолданбалы объектілердің (форма, есеп, макрос, модуль) басқару элементтерінің аты сызбалар элементтерден тұрады. Негізгі басқару элементтері кестедегі жазбалармен байланыста болады. Әр объектінің және басқару элементтерінің өзіне тән қасиеттер болады [16].

Кесте (Таблица) — МҚ-да берілген мәліметтерді объективті түрде сақтау үшін қолданылады. Кесте өрістерден (қатарлар) және жазбалардан (жол) тұрады. Бұл объектіде жазбалардың бір нұсқасы сақталады.

Сұрату (Запрос) — бір немесе бірнеше кестелерден мәліметтерді таңдау үшін құрылады. Сұратудың орындалу нәтижесі кесте түрінде көрсетіледі және МҚ-дағы басқада кестелер қолданылады.

Сұратудың көмегімен кестеге басқада мәліметтерді енгізуге немесе керек мәліметтерді өшіріп тастауға болады.

Форма — кестедегі немесе сұратудағы мәліметтерді қысқа және қолайлы түрде көру үшін және жаңа мәліметтерді енгізу үшін қолданылады. Формада суреттер, графиктер, басқа да объектілер, мәліметтерді өңдеу үшін жазылған процедуралар болуы мүмкін.

Есеп беруші (Отчеты) — кестеде немесе сұратуда берілген мәліметтерді баспаға шығару үшін пайдаланылады. Mісrosoft Access құрылымында есептің әртүрлі формалары қолданылады. Есепте формадағыдай Vіsual Basіc тілінде жазылған процедуралар болады [16].