2.7.1.Анализ выполняемых работ согласно должностной инструкции

Я проанализировала должностную инструкцию секретаря ГБУЗ СО «СП № 1 г. Нижний Тагил», организация всего насчитывает 73 человека, поэтому архивиста там нет, и секретарь выполняет функции отдела кадров, административно хозяйственного отдела, архивиста. Она несет персональную ответственность за документооборот архив организации. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. В документационном обеспечении ГБУЗ СО «СП № 1 г. Нижний Тагил» можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы, Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

3.Подбор информации соответствующей тематике организации

За время прохождения практики я подобрала достаточно обширные и показательные сведения по квалификационной работе. Например, методом фотографии рабочего дня, который я осуществляла с помощью наблюдения за личным помощником руководителя и с помощью тестов на определение качеств личного помощника, необходимых ему для нормальной профессиональной деятельности. Наблюдала за работой личного помощника, с ней договорилась и буду к ней еще по поводу диплома подходить.

Выводы по практике.

Эту практику считаю самой важной и ответственной за всю свою учебу в колледже. Я старалась подходить к ней очень ответственно, отлично понимая, что это единственный шанс показать себя как специалиста. Практика мне очень понравилась и у мня был очень хороший и отзывчивый руководитель. На практике познакомилась с документооборотом организации, с его сотрудниками. Исполняла запрос, подшивала личных дел и выполняла описи к ним.

Были конечно и недочеты, ошибки, но на мой взгляд с ними успешно справлялась. Пришла к выводу, что профессия секретаря очень важная и нужная профессия. Он должен обладать общительностью, внимательностью, изобретательностью, вежливостью, исполнительностью и пунктуальностью. Также знанием делопроизводства.

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования Свердловской области

«Нижнетагильский государственный профессиональный колледж имени Никиты Акинфиевича Демидова»

(ГАОУ СПО СО «НТГПК им. Н.А. Демидова)