14.Реквізити документів. Вимоги до оформлення реквізитів, дата , підпис, адресат, віза, резолюція, гриф затвердження.

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують реквізити Державний Герб України ,Емблема організації.Зображення нагород. Код організації за класифікатором підприємств і органі­зацій .Код форми документа за класифікатором управлінської документації .Назва міністерства чи відомства Назва організації автора документаНазва структурного підрозділуІндекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адре­са, номер телетайпа , номер те­лефону , вихідні дані електронних засобів зв'яз­ку, номер рахунка та назва банку.Назва документа.Дата.Індекс .Посилання на індекс та дату вхідного документа.Місце укладання та виданн.Адресат.Гриф затвердження Резолюція.Заголовок до тексту.Позначка про контроль.Текст.Позначка про наявність додатка.Підпис.Гриф погодження.Віза.Відбиток печатки.Позначка про засвідчення копії.Прізвище виконавця та номер його телефону.Позначка про виконання документа та направлення його до справи.Позначка про перенесення даних на машинний носій..Позначка про надходження.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідов­ності операцій його підготовки, оформлення й виконання.Дата — обов'язковий реквізит усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 . Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова «рік» і без скороченої позначки «р.»,.У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають сло­весно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літера­ми, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.)із крапкою, Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазна­чають у такий спосіб:10—15.07.99 (у межах одного місяця); з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року)на 07.12.99 — 07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у ме­жах двох років).Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік;.Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаб­лоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ-ХУ сторіччях.АдресатКожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі , то назва установи є складовою назви поса­ди адресата.У документах , адресованих декіль­ком однорідним організаціям чи службовим особам, які обійма­ють однакові посади, можна написати узагальнене значення.Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова ад­реса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.Ґриф затвердженняДокумент може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо­го документа.Якщо затвердження документа відбувається посадовою осо­бою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, Якщо документ затверджується спеціально для цього вида­ним документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:Як у першому, так і у другому випадках гриф затверджен­ня розміщують у верхній правій частині документа. РезолюціяУ резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й на­ступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьо­вого боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату .Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до гри­фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шля­хом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що зали­шається в організації.Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. У бланкових документах назва установи не зазначається, на­зву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керів­никові організації. У випадках його відсутності або за відсутно­сті особи, підпис якої зазначено на проекті документа, пра­во підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з приймен­ником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташову­ють на одному рівні:В актах, висновках та подібних документах, укладених гру­пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали ке­рівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису.