16. Деловая беседа (понятие, структура, особенности, принципы успешного ведения)

Деловая беседа – это целенаправленная, с заранее планируемым эффектом устная коммуникация, которая служит решению производственных проблем и предполагает выработку соответствующих решений. Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности предлагаемой позиции.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

− взаимное общение работников из одной деловой сферы;

− совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов;

− контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

− поддержание деловых контактов;

− стимулирование деловой активности.

Основными этапами деловой беседы являются подготовительные мероприятия, начало беседы, информационная часть, аргументирование выдвигаемых предложений, принятые решения и завершение беседы.

Схема (рис. 2.1) дает общее представление не только об основных фазах деловой беседы, но и о тех областях знания, которые предопределяют достижения успеха.

Этап I. Подготовка к беседе. Чтобы добиться желаемого результата, к деловой беседе надо тщательно готовиться.

    Для начала рекомендуется запомнить два «золотых правила»

1. Обеспечьте себе достаточно времени на подготовку!

2. Работайте по плану и методично!

    Важным элементом подготовки к деловой беседе является предварительный анализ личности собеседника. Общее представление о структуре такого анализа дает схема анализа коммуникативного процесса.

    Есть опыт разработки универсального подхода, модели планирования, которая может послужить рабочим планом при подготовке к проведению беседы

17. Деловое совещание (понятие, структура, особенности, принципы

успешного ведения)

1. Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения

2. Правила подготовки к проведению делового совещания

3. Ведение делового совещания. Правила поведения руководителя и участников делового совещания. Дипломатический и авторитарный стили ведения делового совещания. Техника делового общения при дипломатическом стиле ведения совещания: использование открытых вопросов, при выслушивании – поощрение вербальное и невербальное, обратная связь, отражение чувств говорящего, резюме. Контроль за ходом совещания. Организация и ведение дискуссии. Психологические типы участников обсуждения

4. Завершение делового совещания. Правила составления протокола

Деловое совещание - элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, позволяющая использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов для решения сложных проблем, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и оперативно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.

Собрания и совещания, представляют собой способ коллективного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

- кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты,

 ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях – весь персонал);

- характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются

текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);

- целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить  коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям проведения выделяют следующие типы совещаний:

- ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации);

- информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения);

- разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то);

- проблемное (коллективный поиск решения вопроса);

- инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и

 объяснение способа действий);

- оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодолении  узких мест);

- координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

По методам проведения можно выделить следующие совещания:

- групповое интервью, как метод изучения мнений членов группы по

 конкретному вопросу;

- брейнсторминг (мозговой штурм), как метод продуцирования новых идей;

- групповое принятия решений с целью разрешения проблемной ситуации и выработки определенных решений;

- групповое обсуждение отдельного случая (особая, нестандартная ситуация)

- групповая дискуссия.