1.3 Структура текста основных видов деловых писем

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка - научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы [3]. Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются: -         стандартизация изложения; -         нейтральный тон изложения; -         точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок; -         лаконичность, краткость изложения текста; -         использование языковых формул; -         использование терминов; -         применение лексических и графических сокращений; -         преобладание страдательных конструкций над действительными; -         употребление словосочетаний с отглагольным существительным; -         использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже; -         преобладание простых распространенных предложений. Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом. Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия). Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций. Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа [14]. Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений. Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл. Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности. Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения: -         Сообщаем, что в период с... по...; -         Сообщаем, что по состоянию на...; -         Направляем Вам согласованный...; -         Просим Вас рассмотреть вопрос о..., -         Проверкой установлено, что....; -         В связи с отсутствием финансовой помощи...; -         В связи со сложной экономической ситуацией...; -         В соответствии с Вашим письмом...; -         В порядке проведения совместной работы...; -         В соответствии с протоколом...; -         В подтверждение нашей договоренности...; -         В целях укрепления ответственности... и т. д. Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой: -         Гарантируем возврат кредита в сумме..., -         Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты..., -         Контроль за выполнением возлагается... Термин - слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Потребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении. Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения. Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии [13]. При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату.Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов: -         дать официальное определение термина; -         расшифровать значение термина словами нейтральной лексики; -         убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления. При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях. Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов: 1.                 Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, главбух, зав., зам., спецназ. 2.                 Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др. В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям. Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже: -         Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и административных зданий. -         Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества. Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать). Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например: - В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу. Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя. По содержанию и назначению письма могут быть: -         инструктивными; -         сопроводительными; -         гарантийными; -         информационными; -         благодарственными; -         поздравительными; -         рекламными. Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»: -         Просим оказать содействие...; -         Просим выслать в наш адрес...; -         Просим принять участие...; -         Прошу довести до сведения...; -         Прошу ликвидировать задолженность...; -         Прошу принять меры... Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение». Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ. Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает: 1.     Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему; 2.     Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах; 3.     Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах; 4.     Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей. Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину. В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. Используются следующие формы изложения отказов: -         Ваше предложение отклоняется по следующим причинам... -         Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам... -         Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение... В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности. Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д. Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения: -         Выражаю благодарность...; -         Искренне признателен...; -         С благодарностью отмечаем...; -         Благодарю...; -         Спасибо Вам за... Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: -         Направляю информацию...; -         Возвращаем справочные материалы...; -         Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...; -         Посылаем справочную литературу... Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма. В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе: -         изложение с вопроса; -         характеристика взаимоотношений; -         предложение о сотрудничестве. В письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Искусство написания деловых писем определяет  эффективность  работы менеджера и фирмы в  целом. В связи с этим растет значение обучения  студентов  деловым  корреспонденциям, так как они являются будущими менеджерами. Тексты в деловой корреспонденции имеют свои особенности по сравнению с общеэкономическими  текстами. Они отличаются официально-деловым стилем, включая много официальных штампов. Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально продумать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению определенных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо. С точки зрения композиции деловые письма можно разделить на две группы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может включать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложения, – составлять часть предложения [5].    

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО                ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки. Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса. Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму. Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений [8]. Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов: 1.     Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. 2.     Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем: -       Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. -       Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. -       Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. -       Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. -       Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов. 3.     Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.                           

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты.

Сведения об отправителе (Issuer Field). На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма EKY, занимающаяся оптовой торговлей продуктами питания, указывает на бланке: «Оптовая торговля продуктами питания».

Ссылки на индексы отправителя (Reference Line). В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 357/27, где 357 — порядковый номер письма, а 27 — номер дела. Ссылка может иметь такой вид: Kindly mention Xf 25/6221 in your reply (Просим упомянуть Xf 25/6221 в Вашем ответе) и т.п.

Дата письма (Date) проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2001.03.27. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 05.06.2001 в Великобритании будет восприниматься как 5 июня 2001 г., а в США — как 6 мая 2001 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000).

Адресат («внутренний адрес») (Inside Address). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится рекомендация лишь придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1. наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);

2. имя (имена), фамилия, приставка к имени;

3. занятие, функция, по адресу (через);

4. пункт доставки;

5. почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6. название территории или провинции и/или название страны.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1. название организации;

2. указание на род деятельности или изделия;

3. название отдела или подразделения организации;

4. пункт доставки;

5. почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6. название территории или провинции и/или название страны.

Указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line). Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например: Attention: Mr. A.Johnson или Attention of: A.Johnson или For the Attention of Mr. A.Johnson.

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: Attention of the Sales Manager или Attention — Sales Department.

Вступительное обращение (Salution). В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» (Dear Sirs, Gentlemen (в США)) — к организации в целом;

• «Уважаемый господин» (Dear Sir) — к мужчине, если неизвестно его имя;

• «Уважаемая госпожа» (Dear Madam) — к женщине, если неизвестно ее имя;

• «Уважаемый г-н Адаме» (Dear Mr. Adams) — к мужчине;

• «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Mrs. Adams) — к замужней женщине;

• «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Miss Adams) — к незамужней женщине;

• «Уважаемая г-жа Адаме» (Dear Ms. Adams) — к женщине, если неизвестно ее семейное положение;

• «Дорогой Майкл» (Dear Michael) — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма (Subject Line) включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок», «О заключении договора».

Основной текст письма (Body of the Letter). Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

Заключительная формула вежливости (Complementary Close). В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: «С уважением.» (Yours faithfully. Faithfully yours); «Искренне Ваш» (Yours truly. Truly yours. Yours very truly); «Наилучшие пожелания» (Best wishes).

Подпись (Signature). В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность.

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» — «за», от имени», или «Per pro» — «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений (Enclosure). В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение дно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Епс. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма (CCNotation). В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например, с.с. Ann and Jordan ltd.. Lawyers.

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.