Международные письма, правила их оформления

Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе на реквизиты делового письма. Деловое письмо международного образца имеет чёткую структуру, отдельный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия неясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д. Под наименованием фирмы или ниже справа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например: Reference: 101; Ref: MS/; Ref: MS/101; Ref: MS/AP/101, где Reference (Ref) — ссылка; MS — инициалы автора, АР — инициалы секретаря или исполнителя, 101 — порядковый номер документа. Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12. Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу ), например: 17 august 2004. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименования компании; номера дома, улицы; города, почтового округа (индекса); страны. Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке — указании конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемой после адреса. При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек. Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов “Dear…” В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы: Dear Sir — если имя получателя неизвестно; Dear Madam — если имя получателя неизвестно; Dear Mr Neit — господину, имя которого известно; Dear Mrs Fella — замужней женщине; Dear Miss Jones — незамужней женщине; Dear Ms Morrison — замужней или незамужней женщине. Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: RE: — сокращение слова “regarding” (относительно); In re: — сокращение сочетания “In regard to” (касательно); Subject: — предмет, тема, вопрос; Подчёркиванием. Например: Re: exhibition “Информтехника 2004” или Paying for order № 345/128 Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца — с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным междустрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчёркиванием и т.п. В переписке с иностранными партнёрами часто используются следующие обороты: Мы только что вышли на рынок с новой продукцией… We have just launched a new product… Мы являемся ведущими производителями данного товара… We are the leading manufacturers for this article… В течение последних лет мы специализировались… For the last years we specialized in… и другие. Текст письма, как и в российской деловой переписке, не должен превышать одной страницы. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма. Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш). Если в приветствии слова: Dear Sir/Sits/Madam, то окончание: Yours Faithfully (преданный Вам). Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах. В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: Yours truly (искренне ваш) и Best wishes (наилучшие пожелания). После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается её расшифровка: имя, фамилия, на следующей строке — должность лица, подписавшего документ. должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Перед подписью может стоять отметка “p.p.” (от имени) или “Per pro” (по доверенности) в том случае, если подчинённые подписывают документ по поручению руководителя. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом: Enclosure (приложение): Order № 34 или Encl: Contract № 11/Si15. При направлении копий письма (“carbon copy” или “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).