Статья “Как написать результативное деловое письмо” с сайта www.Lifehack.Org

Как написать результативное деловое письмо В наше время icq и e-mail'a искусство писать письма приходит в упадок, а особенно писать официальные и деловые письма. Если Вы директор или высокопоставленное лицо в организации, Вы можете поручить это секретарю или заместителю, но для всех остальных знать, как написать действенное письмо, – необходимо. Есть тенденция считать, что правила написания письма в действительности не важны, и если приходится по часу вчитываться в смысл – то это вполне нормально. На самом деле это означает только одно – Ваше неуважение к адресату, а, значит, и к Вашим идеям. Это означает: а) что Вы не уважаете время вашего адресата и б) что Вы не заботитесь о содержании вашего письма. Основная структура официального письма Каждое правило по отдельности может казаться произвольным, но собранные и примененные вместе они придают письму особенную четкость. Если письмо построено по всем канонам, то читатель не должен продираться сквозь нелогичности, пестроту и фигуры речи в поисках смысла и ключевых элементов, из такого письма четко видно, кто его отправил, зачем и что требуется – все расположено на своих местах. Знание правил составления писем сродни знанию правил программирования и веб-дизайна при создании и размещении странички: форма документа должна подчеркивать содержание, делять его более понятным. Итак, от начала и до конца, официальное письмо содержит следующие элементы: 1. Обратный адрес и дата (в правом верхнем углу, именно здесь Ваш адресат будет искать дату и Ваш адрес) 2. Адрес получателя (Левый верхний угол, одной строкой ниже по уровню, чем ваш адрес). Этот реквизит может содержать название конкретного отдела или указание конкретного лица-получателя 3. Приветствие (двумя строками ниже адреса получателя или на 1/3 страницы от верха). Лучше обращайтесь к конкретному человеку, избегайте общих обращений “Dear Sir/Madam” и особенно “To Whom it May Concern” (“Тому, кого это может касаться”), потому что никому конкретно – это значит никому. Ведь не сложно же выяснить, кто в компании отвечает за тот или иной вопрос: посетите их веб-сайт, позвоните... 4. “Тело” письма. Тело письма имеет три части: введение, которое должно объяснить, кто вы и почему вы пишете, средняя часть, котрая проясняет и представляет детали, а также пытается в чем-то убедить вашего адресата или побудить к действию, ну и последняя, завершающая часть, которая собственно и говорит, что именно вы от получателя хотите, какое действие или какой результат. 5. Прощание. (Начинается двумя строками ниже тела письма, выравнивается по левому краю, находится за строку до вашей подписи.) Для людей, чье имя Вы не знаете, используйте “Faithfully yours” (“Искренне ваш”), но все же избегайте писать письма, не узнав имени получателя. Если имя получателя вам известно, то используйте “Sincerely yours” или просто “Sincerely”, для США подойдет и “Yours truly”. Не пишите ничего более вежливого или дружелюбного, если не а) вы достаточно хорошо знаете получателя лично и уверены, что можете написать неформально, не производя конфуз и б) вы пишете письмо от лица компании или торговой марки, заканчивая его фирменной фразой, являющейся частью корпоративного имиджа. 6. Подпись и напечатанное имя (имя и фамилия). Подпись дает минимальную гарантию, что вы имеете отношение к написанному. Если ваша подпись неразборчива или сложна, напишите ваше имя разборчиво двумя строками ниже. 7. Вложения. (Реквизит располагается под подписью.) Если вы прилагаете к письму какие-либо материалы: визитную карточку, брошюру, прайс-лист и т.д. - перечислите все приложения. Например: Enclosures (2): brochure, price sheet (Вложения (2): брошюра, прайс-лист). Ну и, наконец, перечитайте, поправьте, перечитайте снова, поправьте и перечитайте еще раз. Помните, что если друзья простят Вам опечатки или грамматические ошибки, то деловое письмо часто Ваш первый (а бывает что и единственный) шанс произвести благоприятное впечатление – оно должно быть безупречным.

Международные письма

1. Стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки.

2. Реквизиты международного письма.

3. Отдельные тексты международных писем.