2.3. Подготовка структуры презентации

На следующем этапе формируется структура презентации. Документ, подготовленный средствами PowerPoint, должен быть в центре доклада. Для этого включите в него важнейшие моменты, опирающиеся на факты.

Подготовьте эффектное начало презентации, сразу привлекающее внимание. Можно удивить аудиторию курьезным или необыкновенным случаем, добиться внимания бесспорными фактами, цитированием высказываний по данной теме выдающихся людей. При расчете времени на вводную часть отводится не более 10% от общей продолжительности презентации.

Далее формируются главные идеи доклада, с обоснованием их статистикой, документами аналогиями или наглядными примерами. Основная часть доклада должна занимать 80-85% отводимого времени.

Правильное завершение презентации, соответствующее цели доклада и создающее надолго запоминающееся впечатление, является важной частью успеха. Это может быть подведение итогов, другая формулировка темы или внесение сомнений в ряды слушателей. Завершение презентации должно занимать не более 10% времени.

2.4. Работа с мастером автосодержания

При запуске PowerPoint (если не изменены установки, принятые по умолчанию) автоматически появляется диалоговое окно PowerPoint с переключателями: Мастер автосодержания, Шаблон оформления, Пустая презентация, Открыть презентацию. Перейти к работе с мастером можно, открыв диалоговое окно Создать презентацию (Файл/ Создать) и выбрав в появившемся справа на экране окне «Создание презентации» пункт «Из мастера автосодержания» (на самом деле создается, конечно же, не содержание, а шаблон презентации, который следует наполнить самостоятельно). В диалоговом окне Мастер автосодержания переход к следующему этапу осуществляется щелчком на кнопке Далее.

2.5. Работа с текстовым содержанием

В нижнем колонтитуле на каждом слайде следует указать заголовок презентации. Он должен совпадать с темой презентации. На левой панели структуры презентации показаны значки всех слайдов и весь текст, размещенный на них. Если использованы шаблоны, предлагаемые PowerPoint, то их текст следует заменить собственным содержанием.

Ниже заголовка обычно размещен текстовый блок, в который автоматически заносятся сведения об авторе, взятые программой из данных операционной системы. При необходимости надо подставить данные о реальном авторе презентации.

На следующем этапе полезно выровнять положение текстовых блоков на слайде, для чего их можно выделить (при этом границы блока должны обозначаться серым цветом) и с помощью клавиш управления курсором разместить в нужном месте.

Любая часть текста на слайдах может быть отформатирована согласно предпочтениям автора. Для этого служат кнопки управления параметрами форматирования на панели инструментов и средства, предоставляемые диалоговыми окнами Шрифт и Список. Важным инструментом PowerPoint при работе с текстом являются средства проверки орфографии.

2.6. Работа с таблицами

Таблицы, размещаемые на слайдах презентации, должны быть простыми и понятными. Для привлечения внимания к таблице используются следующие элементы оформления: разделительные линии разной толщины и цвета; фоновый цвет для отдельных ячеек, столбцов, строк или таблицы в целом; эффекты анимации. Таблица в PowerPoint может быть создана несколькими способами:

1. Рисованием непосредственно в поле слайда с помощью инструмента Таблицы и Границы панели инструментов.

2. Интерактивным указанием числа строк и столбцов (протягиванием мыши в рабочем поле) инструмента Добавить таблицу на панели инструментов.

3. Копированием и вставкой через буфер обмена таблиц из внешних приложений (например Microsoft Word, Microsoft Excel и других). Объект, созданный в родительском приложении, копируется в Буфер обмена (Ctrl+C) и вставляется (Ctrl+V) в документ PowerPoint. Этот способ обычно применим к другим относительно простым объектам (текст, графика и др.).

4. Вставкой объекта (таблицы) из внешних приложений (с внедрением или связыванием) средствами меню Вставка.