8.5. Мемориально – ордерная форма учета
При мемориально-ордерной форме на каждый первичный документ, поступивший в бухгалтерию, составляется проводка, которая отражается в мемориальном ордере. Если количество однотипных первичных документов большое, то в начале их группируют и регистрируют в накопительных ведомостях, а мемориальный ордер и проводку составляют на итоговые данные ведомости. Каждый мемориальный ордер имеет свой номер и дату составления. К нему прикладываются все первичные документы, получившие отражение в этом ордере в виде проводок.
Все мемориальные ордера по мере составления регистрируются в регистрационном журнале для сохранности документов. После этого данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу. По данным Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам, итоги которой используются для составления баланса. Аналитический учет ведется на карточках по данным первичных документов. Для обобщения данных по аналитическим счетам и проверки взаимосвязи между синтетическими и аналитическими счетами составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоговые данные оборотных ведомостей по аналитическим счетам сопоставляют с соответствующими данными главной книги. Для проверки правильности записей по синтетическим счетам и обобщения данных по этим счетам составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Схема ведения учета при мемориально-ордерной форме учета приведена на рисунке 8.1.
В настоящее время используется в организациях малого бизнеса и считается разновидностью упрощенных форм бухгалтерского учета при использовании только кассовой книги и основного регистра-Журнала-Главная книга; разновидностью мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета при использовании не только кассовой книги, основного регистра-Журнал-Главная книга, но и других вспомогательных регистров аналитического учета - мемориальных ордеров, оборотных ведомостей, группировочных и накопительных ведомостей.
Книга Журнал-Главная объединяет в себе хронологические и систематические записи. Хозяйственные операции записывают в Журнал-Главную по корреспондирующим счетам одной строкой непосредственно из первичных документов (1-й вариант) или мемориальных ордеров (2-й вариант).
Журнал-Главная ведется в течение года. Открывается записями остатков на 1 января по всем синтетическим счетам.
В конце каждого месяца в Журнале-Главная подводят итоги по журналу, а также обороты по дебету и кредиту каждого синтетического счета. Для проверки записей итоги по дебету и кредиту сверяются с суммой оборотов. Они должны быть равны.
Аналитический учет при форме бухгалтерского учета Журнал-Главная ведут в книгах и карточках. Для обобщения данных по аналитическим счетам и проверки взаимосвязи между синтетическими и аналитическими счетами составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоговые данные таких оборотных ведомостей сопоставляют с соответствующими суммами книги Журнал-Главная. Схема ведения учета при форме учета Журнала-Главная приведена на рисунке 8.2.
Рисунок 8.2 - Форма учета Журнал – Главная
При использовании журнально-ордерной формы учета входная информация из первичных документов группируется, в накопительных ведомостях и после подсчета итогов, переносится в соответствующие журналы-ордера, где формируется вся информация по синтетическим счетам. Все журналы-ордера построены по кредитовому признаку, т.е. каждый журнал предусмотрен для отражения операций по кредиту счета в дебет разных счетов. Строение журналов-ордеров различное – одни открываются только на один счет (Ж-О №1), другие – на несколько счетов (Ж-О № 10). В отдельных журналах-ордерах ведется как синтетический, так и аналитический учет (Ж-О № 6,7). К журналу по учету денежных средств приложена ведомость, где отражают операции по дебету этих счетов. Итоги журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, где для каждого счета предусмотрена отдельная страница, а для каждого месяца – отдельная строка. Дебетовые обороты переносятся в Главную книгу развернуто, т.е. с указанием по каждой сумме корреспондирующего счета и журнала-ордера, из которого эти суммы взяты. Кредитовые обороты переносятся в Главную книгу одной итоговой суммой, взятой из журнала-ордера. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость и баланс. Аналитический учет ведется в ведомостях, на карточках и по отдельным счетам в журналах-ордерах (рисунок 8.3).
Рисунок 8.3 - Журнально – ордерная форма учета