Глава 2. Ведение трудовых книжек сотрудников
2.1. Внесение записей в трудовую книжку
Ведение трудовых книжек также является обязанностью специалиста по кадровому делопроизводству. В трудовую книжку работника вносятся сведения о приеме на работу, переводах, переименовании организации, благодарностях и награждениях сотрудника.
Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника. Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу [4]. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется в случае, если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.
Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу (табл. 1).
Табл. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) |
|||||
Число |
Месяц |
Год |
||||||
007 |
009 |
009 |
22013 |
Принят в Департамент исследований и разработки на должность Разработчика |
Приказ от 09.09.2013 №123П |
|||
Еще одной важной записью в трудовой книжке является запись о переводе сотрудника на другую должность либо о переводе в другое структурное подразделение. Причем, если сотрудник переведен на другую должность в этом же структурном подразделении, запись вносится, только о смене должности, а название департамента уже не пишется. Если же сотрудник был переведен в другой департамент, вносится запись и о смене департамента, и о смене должности.
При увольнении сотрудника вносится соответствующая запись. После записи обязательно пишется должность лица, сделавшего данную запись, его ФИО, и ставится подпись. Далее ставится печать организации (рис. 1).
Рис. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении сотрудника.
Нюансы при внесении изменений в трудовых книжках
При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью специально уполномоченного лица и печатью кадровой службы.
Следует обратить внимание, что при внесении записи об образовании работника, на странице напротив титульной страницы делается запись: «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о (указывается образование высшее, средне-специальное) серия… №…, выданного (указывается дата) и указывается учреждение выдавшее документ». Далее ставится должность, подпись, фамилия и инициалы, лица ответственного за ТК (рис. 2).
Рис.2. Внесение изменений об образовании в трудовой книжке.
У женщин также вносятся сведения на титульный лист об изменении фамилии на основании документа. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:
«Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…»(рис. 3).
Рис. 3. Внесение изменений в фамилии в трудовой книжке.
При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается [4].
Изменение записей производится путем признания их недействительными. Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна", после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа, на основании которого вносится правильная запись (рис. 4).
Рис. 4. Исправление записи о приеме на работу в трудовой книжке.