Глава 3. Заполнение больничных листов сотрудников
3.1. Внесение записей в больничные листы согласно законодательству рф
Больничный лист – это документ, с помощью которого можно официально подтвердить нетрудоспособность в определенный период времени.
Прием у сотрудников листов нетрудоспособности, их заполнение и передача в бухгалтерию – функция специалистов по кадровому делопроизводству. Как правило, период закрывается в начале следующего месяца. Приблизительно к 5 числу каждого месяца, все больничные листы, принесенные до этого момента, должны быть заполнены и отражены во внутренних отчетностях.
Работа с больничным листом начинается с его заполнения. Группой кадрового администрирования заполняются следующие графы: наименование организации, регистрационный номер и код подчиненности, стаж работы, СНИЛС (рис 5).
Стаж работы сотрудника считается с помощью специальной программы (рис. 6). Сначала считается в программе стаж сотрудника, накопленного до момента принятия в нашу организацию, далее прибавляется стаж, накопленный с момента принятия в организацию и до начала болезни. Эти данные и записываются в графу стаж в листе нетрудоспособности.
Рис. 5. Графы, заполняемые Группой кадрового администрирования
Рис. 6. Интерфейс программы для подсчета трудового стажа
Сначала считается в программе стаж сотрудника, накопленного до момента принятия в нашу организацию, далее прибавляется стаж, накопленный с момента принятия в организацию и до начала болезни. Эти данные и записываются в графу стаж в листе нетрудоспособности.
После занесения всех данных на больничный лист, все данные о больничном листе заносятся на внутренний сервер Webstaff для отчетности– заносится причина нетрудоспособности, дата начала болезни и дата выхода на работу; отправляется нотификация непосредственному руководителю сотрудника о факте предоставления больничного листа, заносятся данные в программу 1С «Зарплата и кадры».
Далее, со всех больничных листов снимаются копии перед передачей в бухгалтерию – для дальнейшей передачи копий в страховую компанию. Ко всем больничным листам прилагаются также копии паспортов сотрудников –для установления личности сотрудника при выплате по больничному листу. Весь пакет документов заверяется печатью ответственного лица (мной), печатью департамента.
Создается опись для передачи копий курьеру страховой компании – ФИО, даты болезни и номер ЛН.
3.2. Важные аспекты при приеме и заполнении больничных листов.
Прежде всего, при приеме больничного листа у сотрудника следует посмотреть на то, как заполнен лист нетрудоспособности медицинским учреждением. Следует обратить внимание на 3 важных аспекта:
В больничном листе должны быть заполнены все графы, относящиеся к медицинскому учреждению (наименование, адрес)
Инициалы лечащего врача должны писаться слитно, без пропуска клеток
Печать медицинской организации должна присутствовать и не должна залезать на другие графы.
При несоблюдении какого-либо из этих пунктов лист возвращается сотруднику для его замены в медицинской организации.
Относительно заполнения больничного листа сотрудниками группы кадрового администрирования, необходимо отметить, что любые исправления на больничном листе не допускаются. При совершении ошибки при заполнении больничного листа следует сделать пометку для бухгалтера, какую строку исправить и написать правильные данные. Исправления допустимы только на стороне бухгалтерии и оформляются с обратной стороны больничного листа [3].
Рис.7. Неправильно заполненный больничный лист