10. Свойства файлов и папок. Основные операции с файлами и папками

Свойства файлов и папок

Имя

Тип - расширение имени (только для файлов)

Приложение для работы с файлом

Размещение

Размер

Даты и время создания, изменения, открытия

Атрибут «Только чтение»

Атрибут «Скрытый»

Атрибут «Архивный»

Атрибут «Индексированный»

Атрибут «Сжатый» - только в NTFS

Атрибут «Шифрованный» - только в NTFS

Раздел 3. Базовые технологии преобразования информации в компьютерных системах. Текстовые, графические, табличные процессоры, системы управления базами данных.

(3.1) Основные элементы пользовательского интерфейса текстового процессора MS Word.

Текстовый процессор — компьютерная программа, используемая для написания и модификации документов, компоновки макета текста и предварительного просмотра документов в том виде, в котором они будут напечатаны 

Microsoft Word  — текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета MicrosoftOffice

Основные элементы управления окна: строка меню, панель инструментов, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы. Панель инструментов является настраиваемой

(3.2) Основные режимы просмотра текстовых документов в MS Word

Режимы просмотра документов

Обычный (черновик)

Разметка страницы

ВЭБ-документ

Структура документа

Режим чтения

(3.3) Набор основных команд в составе меню «Файл» в MS Word и способы их применения

Меню Файл

1.Для вызова существующего документа на редактирование необходимо выбрать команду Открыть

2.Для первичной или повторной записи документа на диск необходимо выбрать команду Сохранить

3.Для повторной записи документа на другой диск, в другую папку или с другим именем необходимо выбрать команду Сохранить как …

(3.4) Набор основных команд в составе меню «Правка» в MS Word и способы их применения. Буфер обмена. Способы выделения блоков текста

Меню Правка

1.Буфер обмена – общий для всех приложений

участок оперативной памяти компьютера,

предназначенный для временного хранения

произвольно выделенного блока данных

2.Для удаления выделенного блока из

документа и перемещения его в буфер

обмена необходимо выбрать команду

Вырезать

3.Для помещения копии выделенного блока из

документа в буфер обмена необходимо

выбрать команду Копировать

4.Для помещения содержимого буфера обмена

в документ необходимо выбрать команду

ВставитьРежимы выделения блоков текста

5.Стандартный (протяжка мыши

или Shift + стрелки)

n Расширенный (щелчок в начале

блока → Shift + щелчок в конце

блока)

6.Добавление (Ctrl + протяжка

мыши)

7. Блочный (Alt + протяжка мыши)

(3.5) Параметры форматирования на уровни символов в MS Word,способы их риализации.

Параметры:

•  Гарнитура (Times New Roman, Arial, Courier New …)

•  Начертание (курсив, полужирный)

•  Кегль (размер)

•  Эффекты (подчеркивание, цвет, тень, рельеф, прописные, скрытый …)

•  Положение (верхний индекс, нижний индекс, вращение, межсимвольный интервал, масштаб)

Реализация

В Microsoft Office Word 2007 можно выделить следующие уровни форматирования текста:

— форматирование на уровне символов;

— форматирование на уровне абзацев;

— форматирование заранее определенных стилей.

Форматирование на уровне символов  применяется непосредственно к заданным элементам текста, включает- задание начертания, размера и стиля шрифта, фона и цвета, подстрочного и надстрочного написания.

Соответствующие инструменты собраны в Word в группе ШРИФТ на странице ленты ГЛАВНАЯ. Устанавливаемые параметры шрифта применяются либо к заранее выделенному фрагменту текста в Word, либо к тексту, который будет вводиться в дальнейшем.

(3.6) Параметры форматирования на уровни абзацев в MS Word,способы их риализации.

Параметры:

•  Отступы (слева, справа, первая строка)

•  Междустрочный интервал (одинарный, полуторный, двойной …)

•  Межсимвольный интервал (перед абзацем, после абзаца)

•  Выравнивание (по левому краю, по правому краю, по центру, по ширине)

•  Положение на странице (не разрывать, запрет начальных и концевых висячих строк, автоматические переносы)

•  Буквицы, обрамление, фон

Реализация

Всеми параметрами форматирования абзаца обладает окно "Абзац" ("Формат"-"Абзац").

     

Отступы

(3.7) Работа с маркёрами табуляции,маркироваными и нумероваными списками в WS Word.

Табуляция-это отступ и выравнивание одновременно

Для того, создать маркированные или нумерованные списки, необходимо выделить абзацы, которые нужно включить в список и нажать кнопку Маркированный список или Нумерованный список на панели Форматирование.

Если хотите добавить в нумерованный список новые элементы или убрать из него уже имеющиеся, то нумерация автоматически перестроится с учетом внесенных изменений. С помощью тех же самых кнопок можно преобразовывать нумерованный список в маркированный и наоборот.

Можно воспользоваться командой Список из меню Формат

В раскрывшемся окне Список можно Изменить используемый в списке Марке или Формат числа, а также цвет маркера (числа), размер и величину отступа.

Описанный способ создания списков предназначен для применения к уже введенному тексту документа. Создавать маркированные и нумерованные списки можно непосредственно в процессе ввода текста.

При создании многоуровневого списка используются кнопки на панели инструментов:

Кнопка: Увеличить отступ - увеличить отступ (или Tab) для перевода на более низкий уровень (с 1-го на 2-й, со 2-го на 3-й и т.д.) и

Кнопка: Уменьшить отступ - уменьшить отступ (или Shift+Tab) для перевода на более высокий уровень (со 2-го на 1-й и т.д.) .

Списки-маркёры и табуляция

(3.8) Параметры форматирования на уровни страниц в MS Word,способы их риализации.

Параметры:

•  Формат бумаги (А4, А5 …..)

•  Ориентация (книжная, альбомная)

•  Поля (слева, справа, сверху, снизу)

•  Колонтитулы (верхний, нижний)

•  Область сносок

•  Колонки

•  Обрамление и фон

Колонки

Колонтитулы

Колонтитул- это графическая или текстовая информация, которая находится вверху или внизу страницы (над верхним или под нижним полем).

Колонтитул может быть создан для каждого раздела документа.

Колонтитулы четных и нечетных страниц могут различаться, а текст колонтитула можно форматировать практически без ограничений

!NB. Работа с колонтитулом доступна только в режиме разметки страницы

Поле,как экспресс блок

В MS Word можно использовать объект Поле, значение которого обновляется при открытии файла, в котором он находится.

Вам могут пригодиться следующие поля:

Date – текущая дата

Page – номер текущей страницы

FileName – имя файла с параметром Добавить путь к имени файла

и т. д.

Для вставки поля: Вставка/ Поле

(3.9) Использование разделов вставки для смены параметров форматирования текста на уровне страниц в MS Word

Вставка объектов

Также можно добавить таблицу,диаграммы,надпись,номера страниц,фигуры,сиволы и формулы,гиперсылки,задать разрывы страниц и титульный лист.

(3.10) Набор основных команд для создания, форматирования и редактирования таблиц WS Word

Создание таблиц

Новую таблицу можно вставить с помощью команды Таблица – Вставить – Таблица, которая вызывает диалоговое окнодля указания размерности таблицы-числа строк и столбцов.

Или с помощью кнопки

Для изменения ширины столбца или строки нужно подвести указатель мыши к линии, разделяющей два столбца/строки, и в тот момент, когда указатель примет вид двойной стрелки, нажать левую клавишу мыши и перенести границу в нужную сторону.

Также можно воспользоваться горизонтальной

Для выделения строки или столбца с помощью мыши необходимо подвести указатель мыши левее строки или выше столбца и щелкнуть мышью в тот момент, когда указатель мыши примет форму стрелки, указывающей на выделяемый участок.

Для удаления таблицы необходимо выделить ее целиком и выполнить команду Таблица – Удалить столбцы (строки).

Для добавления строк или столбцов необходимо выделить строку или столбец, перед которым делаем вставку, и воспользоваться командой меню Таблица – Вставить.

При удалении только информации из строки, или столбца, или одной ячейки нужно выделить необходимое пространство таблицы и применить команду Правка – Очистить. Для удаления строки или столбца можно пользоваться командой Таблица – Удалить.

Таблицу можно оформлять по готовым образцам. Для этого надо воспользоваться командой Таблица – Автоформат

(3.11) Элемент форматирования «стиль» MS word, его использование при вставке в текст оглавлений и других типов полей 43

Стиль – именованный набор конкретных параметров форматирования шрифта, абзаца, страницы

В Word существует четыре основных вида стилей:

•  стили символов;

•  стили абзацев;

•  стили таблиц;

•  стили списков.

Стили абзацев обычно объединяют элементы форматирования символов и абзацев и определяют вид абзаца. При этом должны быть заданы все элементы форматирования для абзаца.

Стили символов содержат один или несколько элементов форматирования, не требуя полного определения всех элементов форматирования для символа.

К одному и тому же тексту может быть применен стиль абзаца, стиль символов и ручное форматирование. Они выстраиваются в определенную иерархию: ручное форматирование имеет преимущество перед символьным, а стиль символов имеет преимущество перед стилем абзаца.

Если стиль необходимо применить к одному абзацу, то достаточно установить курсор в любое место этого абзаца или выделить необходимый фрагмент.

Стиль можно применить одним из способов.

•  Панель инструментов Форматирование, список Стиль, выбрать нужный стиль.

•  Панель задач Стили и форматирование, выбрать нужный стиль (для отображения панели задач использовать меню Формат ==> Стили и форматирование (рис. 1)).

•  Установить курсор в абзац-образец, щелкнуть кнопку  на панели инструментов Стандартная, применить стиль по образцу к нужному абзацу, переместившись к нему.

Используя панель задач Стили и форматирование, можно выделить все фрагменты, имеющие одинаковый стиль форматирования. Это можно сделать, например, так. Установить текстовый курсор в абзац, имеющий нужное форматирование (стиль отобразится в окне Форматирование выделенного текста панели задач), после чего выбрать на панели задач Выделить все, затем выполнить с выделенным текстом необходимое действие. Можно также использовать контекстное меню.

(3.12) Способы размещения в текстовом документе в ms word рисунков, диаграмм и других внедряемых объектов.

Вставить в документ Word рисунок можно несколькими способами.

1) можно просто скопировать какой-либо рисунок в буфер обмена из любой программы и нажать кнопку Вставить

2) Можно вставлять рисунки и непосредственно из файлов. Для этого из меню Вставка выберите подменю Рисунок, а из него – пункт Из файла. Откроется диалоговое окно Добавить рисунок,  Выбрав рисунок для вставки, жмите Вставить, и он появится в документе на том месте, где был курсор.

3) Кроме вставки рисунка из произвольного файла Word предлагает воспользоваться картинками из собственного комплекта поставки. Для этого откройте окно Вставка картинки из меню Вставка ? Рисунок ? Картинки и выберите в нем нужный рисунок:

4) Имеются и другие способы внедрения изображений в документ – это использование вставки объекта и специальной вставки. Они являются универсальными для всех типов вставок, а не только рисунков (диаграммы)

5) Вставка объектов WordArt и автофигур

В меню Вставка > Рисунок, помимо пунктов Картинки и Из файла, имеется еще несколько пунктов. Один из них – Объект WordArt – предназначен для создания фигурного текста

(3.13) Назначение, возможности, основные режимы работы конструктора в программе Ms PowerPoint

Возможности конструктора:

1)Работает в MS  PowerPoint 2003 и в MS PowerPoint 2007, 2010 и 2013 (как в 32-разрядных, так и в 64-разрядных версиях), используя огромные мультимедийные возможности этой среды. Не требует знания программирования.

2)Позволяет создавать как проверочные тесты, так и обучающе-контролирующие ресурсы.

3)Количество заданий – от одного до тысячи и более.

4)Может содержать информационные слайды и слайды с заданиями:

– с выбором единственного правильного ответа (с переключателями);

– с выбором нескольких правильных ответов (с флажками);

– на установление соответствий (с перемещаемыми объектами);

– на установление правильной последовательности.

5)В любой момент разработки теста можно добавлять или удалять слайды с заданиями и информационные слайды, произвольно менять их порядок следования.

6)Количество вариантов ответов для выбора – от двух до шести, а на слайдах с перемещаемыми объектами – до десяти, и может быть различным на разных слайдах.

7)Простота и единообразие задания верных ответов и настроек, в том числе выбора требовательности к оценке и учета неполных ответов при множественном выборе.

8)Можно применять шаблоны оформления и цветовые схемы.

9)Все элементы слайдов конструктора (в том числе переключатели и флажки) допускается перемещать, менять их порядок, изменять размеры, цвет контуров и заливки, форматировать шрифт,  редактировать текст.

10)Допускается удаление большинства объектов на слайде, за исключением ограниченного набора, часть элементов которого может быть скрыта с помощью настроек.

11)Ведется учет времени, затраченного на прохождение теста, которое можно ограничить, включив таймер обратного отсчета. Время на информационных слайдах можно остановить.

12)До истечения времени тестирования можно вернуться к предыдущим слайдам и исправить ответ.

13)Предусмотрена возможность вывода подробных итогов тестирования в скрытый текстовый файл, что позволяет проконтролировать результаты тестирования не только на рабочем месте, но и удаленно через локальную сеть, с последующей автоматической их обработкой и обобщением с помощью «Менеджера тестирования»

(3.14) Основные элементы пользовательского интерфейса табличного процессора Ms Excel

К основным элементам интерфейса процессора Excel относят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографическое меню, поле имен  и строку формул, строку заголовка столбцов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редактора Word. Отметим отличия:

Поле имен расположено ниже пиктографического меню и отображает имя или адрес текущей, активной ячейки, то есть ячейки, в которой располагается курсор и в которую будет помещаться вводимая с клавиатуры информация.

  Строка формул отображает содержимое этой ячейки. Как правило, с использованием этой строки выполняется просмотр или редактирование формул.

  Строка заголовка столбцов и столбец заголовка строк содержат номера строк и столбцов электронной таблицы.

  Ярлыки рабочих листов расположены в нижней части окна электронной таблицы и обеспечивают переключение между ее листами.

Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга. Рабочая книга содержит несколько рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из столбцов и строк.

Главным элементом структуры электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячейка.

(3.15) Порядок работы с электронной таблицей, способы ввода данных в ячейки MS Excel

•  Ввести в ячейки исходные данные: заголовок таблицы, названия категорий, названия рядов, числовые данные

•  Произвести все необходимые вычисления

•  Построить диаграмму (диаграммы) для наглядного отображения полученных результатов

•  Оформить таблицу: выбрать подходящие форматы текстовых и числовых данных, обрамление, заливку

•  Выбрать подходящие параметры для распечатки таблицы и диаграммы

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа Excel - константы и формулы.

Константы в свою очередь подразделяются на: числовые значения, текстовые значения, значения даты и времени, логические значения и ошибочные значения.

Для ввода числового значения в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую комбинацию цифр. Вводимые цифры отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу Enter. После этого число будет записано в ячейку.

особенности ввода числовых значений, использующих спецсимволы.

1)Если надо ввести отрицательное число, то перед числом необходимо поставить знак "-" (минус).

2)Символ Е или е используется для представления числа в экспоненциальном виде. Например, 5е3 означает 5*1000, т.е. 5000.

3)Числа, заключенные в скобки интерпретируются как отрицательные, даже если перед числом нет знака минуса. Т.е. (40) - для Excel означает -40.

4)При вводе больших чисел для удобства представления между группами разрядов можно вводить пробел (23 456,00). В этом случае в строке формул пробел отображаться не будет, а в самой ячейке число будет с пробелом.

5)Для ввода денежного формата используется знак доллара ($).

6)Для ввода процентного формата используется знак процента (%).

7)Для ввода даты и дробных значений используется знак косой черты

Ввод текста полностью аналогичен вводу числовых значений. Вводить можно практически любые символы. Если возникает необходимость ввода числа как текстового значения, то перед числом надо поставить знак апострофа, либо заключить число в кавычки - '123 "123".

(3.16) Форматы данных, правила ввода формул в ячейки Ms Excel

1)Денежный  (25,4 р)

2)Процентный  (15%)

3)Дата  (25.11.11)

4)Экспоненциальный (2,01Е-05)

5)Увеличить разрядность (3,14159)

6)Уменьшить разрядность (3,14)

Правила ввода формул:

•   Любая формула начинается со знака равенства = или знака плюс + или знака минус –

•   Используются элементарные операции  (в порядке убывания их приоритета) -   (унарный минус или отрицание);

 %  (вычисление процента);

 ^   (возведение в степень);

 *, /    (умножение и деление);

 +, -   (сложение и вычитание);

 &      (оператор конкатенации)

•   Скобки задают порядок выполнения операций обычным образом

(3.17) Применение относительных и абсолютных адресов ячеек в Ms Excel

1)Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд).Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Различают два типа абсолютной ссылки: полная и частичная.

А)Полная абсолютная ссылка указывается, если при копировании или перемещении адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. Для этого символ $ ставится перед наименованием столбца и номером строки. Пример 14.9. $B$5; $D$12 - полные абсолютные ссылки.

Б)Частичная абсолютная ссылка указывается, если при копировании и перемещении не меняется номер строки или наименование столбца. При этом символ $ в первом случае ставится перед номером строки, а во втором - перед наименованием столбца. Пример В$5, D$12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется номер строки; $B5, $D12 - частичная абсолютная ссылка, не меняется наименование столбца.

Ссылка на именованную ячейку (диапазон) всегда является абсолютной!

2)Относительная ссылка - это изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходное данное (операнд). Изменение адреса происходит по правилу относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток с операндами. Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью.

Пример: В ячейке В4 находилась формула = В2+В3. При копировании ее в ячейку С4 формула приобретает вид =С2+С3

При копировании в ячейку В7 формула приобретает вид =В5+В6.

Общее правило: если формула копируется на N строк вниз, то Excel добавляет ко всем используемым номерам строк число N. Если формула копируется на M столбцов правее, то все используемые в ней буквенные обозначения столбцов смещаются на М позиций вправо.

При копировании можно предотвратить изменение формулы, если записать абсолютную ссылку на ячейку ($). Если требуется, чтобы не менялся номер строки или столбца, то применяют частичную абсолютную ссылку. Относительная адресация ячеек действует при копировании формул. При перемещении адреса ячеек остаются без изменения, и при этом могут происходить ошибки в формулах.

(3.18) Выполнение и возможности операции «Автозаполнение» в MS Excel.

В Microsoft Excel включены некоторые возможности, которые позволяют упростить работу и выполнить необходимые вам вычисления.  К первым относится автозаполнение таблицы. Режим Автозаполнение, позволяющий создавать последовательности из числовых или текстовых значений, практически не вводя данные вручную, также расширен. В Microsoft Excel возможно создавать свои собственные режимы автозаполнения. Например, если Вам понадобится создать листы с заголовками типа Январь, Февраль, Март и т.д., режим Автозаполнение к Вашим услугам. Более того, команда Сортировка обрабатывает теперь и пользовательские (т.е. созданные) списки Автозаполнения, так что Вы всегда сумеете отсортировать свои данные.

Автозаполнение позволяет: быстро вводить некоторые стандартные или созданные пользователем наборы данных (названия месяцев, названия видов товаров и т. п.);быстро заполнять ячейки числовыми последовательностями (нумерацией, датами, часами и т. д.);быстро вводить в ячейки одинаковые данные;быстро вводить новые формулы, используя уже введенные формулы.

Стандартные последовательности

В некоторых случаях возникает необходимость ввести в соседние ячейки данные, представляющие собой некоторую закономерную последовательность. Последовательность, может быть стандартной, т. е. изначально заложенной в Excel, или же она может задаваться пользователем.

Например, если в ячейки строки требуется ввести названия месяцев с января по июнь (слева направо), то это можно сделать с использованием стандартной последовательности.

Для этого следует:

1) в начальную ячейку ввести значение январь;

2) нажать на кнопку Ввод на панели формул (или нажать Enter, а затем вернуться на ячейку, где введено значение январь);

3) установить курсор мыши на маркер автозаполнения (курсор превращается в черный крест);

4) растянуть выделение автозаполнения вправо на 5 ячеек и отпустить клавишу мыши.

Остающееся после отпускания клавиши мыши выделение можно таким же приемом сократить (влево) или расширить (вправо). По умолчанию формат первой ячейки применяется ко всем заполняемым ячейкам, т.е. они имеют такое же оформление (п. 9.2).является кнопка.

Если навести курсор мыши на эту кнопку и щелкнуть по ней, то раскрывается меню автозаполнения. Меню автозаполнения предоставляет дополнительные возможности по управлению автозаполнением ячеек. Аналогично можно заполнить требуемое количество ячеек, растягивая выделение вниз. Если растягивать выделение влево или вверх, то тоже произойдет заполнение месяцами, но в обратном порядке, т. е. январь, декабрь, ноябрь и т. д. По диагонали автозаполнение не выполняется.

Начальным может быть любое значение последовательности (в приведенном примере, название любого месяца). В качестве начальных значений последовательностей может использоваться не только название месяца, но дата, время, день недели, год и т. д.

(3.19) Применение и возможности «Мастера функций» в MS Excel.

Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Диалоговое окно Мастер функций (рис. 2.8) используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков:Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в спискеФункция появляется соответствующий ему перечень функций.

В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию.

Рис. 2.8. Диалоговое окно "Мастер функций"

Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel. Остальные категории функций будут рассмотрены по мере их применения.

При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу [Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции (описание подобных панелей приведено далее).

(3.20) Применение и возможности «Мастера диаграмм» в MS Excel.

При помощи Мастера Диаграмм в Excel вы сможете легко и быстро создать график или диаграмму.Диаграмма часто облегчает понимание данных рабочей таблицы, так как она является своего рода наглядным примером.

 Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести данные для диаграммы на лист Excel. Выделите данные, а затем поэтапный процесс выбора типа диаграммы и различных параметров диаграммы для диаграммы с помощью мастера диаграмм. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

Запустите Excel и откройте книгу.

Выберите ячейки, содержащие данные, которые требуется отобразить в диаграмме.

В меню Вставка щелкните диаграмму , чтобы запустить мастер диаграмм.

В диалоговом окне Тип диаграммы мастер диаграмм - шаг 1 из 4 - укажите тип диаграммы, который требуется использовать для диаграммы. Для этого выполните одно из следующих действий.

Перейдите на вкладку Стандартные типы . Пример, как будет выглядеть выбирается один из стандартных типах диаграмм, предоставляемых Excel данных выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, который необходимо просмотреть и затем нажмите кнопку Просмотр результата.  Чтобы выбрать тип диаграммы, выберите тип диаграммы, выберите подтип диаграммы, который требуется и нажмите кнопку Далее.

Перейдите на вкладку Нестандартные . Чтобы выбрать встроенный нестандартный тип диаграммы или создать свой собственный тип диаграммы, нажмите кнопку пользовательских или встроенных. Выберите нужный тип диаграммы и нажмите кнопку Далее.

В диалоговом окне Мастер диаграмм - шаг 2 из 4 - источник данных диаграммы можно указать диапазон данных и как ряд отображается в диаграмме.  Если диаграмма отображается должным образом, нажмите кнопку Далее.  Если необходимо изменить диапазон данных или ряд для диаграммы, выполните одно из следующих действий и нажмите кнопку Далее.

На вкладке Диапазон данных щелкните поле Диапазон данных , а затем выделите ячейки, которые требуется, чтобы на листе.

Укажите серии, отображаются в столбцах или строках.

На вкладке ряд добавить и удалить ряд или изменить диапазон, содержащий имена и значения для каждого ряда диаграммы.

В диалоговом окне Параметры диаграммы мастер диаграмм - шаг 3 из 4 - можно изменить внешний вид диаграммы более при выборе любых параметров диаграммы на шести вкладках.  После завершения выбора нужные параметры диаграммы, нажмите кнопку Далее.

На вкладке заголовки можно добавить или изменить названия диаграммы и осей.

На вкладке оси можно установить параметры отображения основные оси диаграммы.

На вкладке « сетки » можно отобразить или скрыть линии сетки.

На вкладке Легенда можно добавить легенду в диаграмму.

На вкладке Подписи данных в диаграмму можно добавить подписи данных.

На вкладке « Таблица данных » можно отобразить или скрыть таблицы данных.

В диалоговом окне Мастер диаграмм - шаг 4 из 4: размещение диаграммы выберите местоположение, в котором следует разместить на диаграмме, выполнив одно из следующих:

Щелкните на новом листе для отображения диаграммы на отдельном листе.

Выберите как объект для отображения на диаграмме в виде объекта в таблице.

Нажмите кнопку Готово.

(3.21) Основные элементы и типы диаграмм, их связь с таблицами в MS Excel.

Диаграмма – средство визуального анализа данных. Диаграммы упрощают восприятие данных.

Назначение диаграмм:

графическое представление данных;

анализ информации.

Внешний вид диаграммы	Тип диаграммы	Количество подтипов
	Гистограмма	7
	Линейчатая	6
	График	7
	Круговая	6
	Точечная	5
	С областями	6
	Кольцевая	2
	Лепестковая	3
	Поверхность	4
	Пузырьковая	2
	Биржевая	4
	Цилиндрическая	7
	Коническая	7
	Пирамидальная	7

Под данными (исходными) подразумеваются необработанные числа (например, общее количество).

Под информацией подразумеваются данные, которые уже обработаны и поданы в определенном формате (например, диаграмма).

В таблице приведено описание элементоы Диаграммы.

Элемент диаграммы	Описание элемента диаграммы
Область диаграммы	Объект, содержащий все остальные элементы диаграммы, задний план диаграммы.
Область построения диаграммы	Сама диаграмма без легенды.
Ось категорий	Ось, на которой показаны категории  диаграммы.
Ось значений	Ось, на которой представлены значения диаграммы.
Ряд	Последовательные точки одного ряда данных.
Точка	Точка в ряде данных.
Линии сетки	Основные и вспомогательные линии для каждой оси.
Заголовок диаграммы	Название диаграммы
Заголовок оси категорий	Название оси категорий
Заголовок оси значений	Название оси значений
Легенда	Элемент диаграммы, расшифровывающий обозначения рядов данных
Ключ легенды	Графический объект, отвечающий определенному ряду данных
Элемент легенды	Текстовый объект, находящийся в легенде
Таблица данных	Табличное представление данных, на основании которых построена диаграмма
Основание	Дно объемных диаграмм
Стены	Стенки объемных диаграмм
Углы	Углы объемных диаграмм
Подписи данных	Значения данных в каждой точке

Основными элементами рабочего окна являются:

Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);2. Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.3. Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).4. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.5. Рабочая область (активный рабочий лист).6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).7. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.8. Строка состояния.

(3.22) Возможности и порядок применения надстройки «Анализ данных» в MS Excel.

Microsoft Excel предлагает средства для анализа статистических данных. Если встроенных статистических функций недостаточно, необходимо обратиться к пакету Анализ данных.

Пакет Анализ данных, являющийся надстройкой, содержит коллекцию функций и инструментов, расширяющих встроенные аналитические возможности Excel. В частности, пакет Анализ данных можно использовать для создания гистограмм, ранжирования данных, извлечения случайных или периодических выборок из набора данных, проведения регрессионного анализа, получения основных статистических характеристик выборки, генерации случайных чисел с различным распределением,

1. Выберите в меню Сервис команду Анализ данных. При первом выборе этой команды Excel загружает файл с диска. Затем на экране появится окно диалога Анализ данных (рис. 2.19).

2. Чтобы использовать какой-либо из инструментов анализа, выберите его имя в списке и нажмите кнопку ОК.

3. Заполните открывшееся окно диалога. В большинстве случаев это означает задание входного диапазона с данными, которые вы собираетесь анализировать, задание выходного диапазона, куда должны быть помещены результаты, и выбор нужных параметров.

При анализе данных часто возникает необходимость определения различных статистических характеристик или параметров распределения. С помощью Microsoft Excel можно анализировать распределение, используя несколько инструментов: встроенные статистические функции, функции для оценки разброса данных, инструмент Описательная статистика , который предоставляет удобные сводные таблицы основных параметров распределения, инструменты Гистограмма , Ранг и персентиль .

(3.23) Порядок и основные инструменты для работы с большой таблицей как с базой данных в MS Excel.

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы. База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

Как создать базу данных.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.-Следует избегать пустых строк между записями.

Затем необходимо отметить обе строки ( с именами полей и формулами ) и выбрать команду Форма из меню Данные. После этого Excel анализирует введенную в первые две строки информацию и создает форму с данными, в которой сверху вниз перечислены все имена полей в левой части и элементы первой записи в текстовых окнах рядом с ними. Текстовые окна у вычисляемых полей отсутствуют.

Чтобы ввести новую запись, нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в пустые поля. Для перехода к очередному полю следует нажимать клавишу <Tab> .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

После завершения ввода записей следует нажать клавишу <Esc > или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.

Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

(3.24) Способы выполнения сортировки и группировки данных в MS Excel.

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Одними из этих возможностей, являются сортировка и группировка данных.

Сортировка данных является встроенной частью анализа данных. Сортировка данных помогает быстро придавать данным удобную форму и лучше понимать их, организовывать и находить необходимую информацию, и в итоге принимать более эффективные решения.

Можно выполнять сортировку данных по:

1.  тексту (от А к Я или от Я к А)

2.  числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим)

3.  датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах.

Можно также выполнять сортировку по

1.   настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький»)

2.  по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Чтобы отсортировать список надо:

1. Установить курсор в ячейку списка.

2. Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.

3. В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

Группировка элементов в отчете сводной таблицы. В полях строк и столбцов отчета сводной таблицы можно группировать элементы сводных таблиц произвольным образом. Группировка элементов позволяет выделить набор данных, удовлетворяющих определенным требованиям, которые сложно выделить другим способом, например путем сортировки или фильтрации.

Чтобы выделить набор данных для более точного анализа можно сгруппировать числа, даты, время или даже конкретные элементы.

Например, Группировка числовых элементов

1. Выберите в отчете сводной таблицы числовое поле, которое следует сгруппировать.

2. На вкладке Параметры в группе Группировать нажмите кнопку Группировка по полю.

3. В поле Начиная с введите первый элемент группы.

4. В поле по введите последний элемент группы.

5. В поле с шагом введите нужное число элементов в каждой группе.

(3.25) Способы выполнения фильтрации данных в MS Excel.

Фильтрация данных — это быстрый и простой способ найти подмножество данных и работать с ним в диапазоне ячеек или в столбце таблицы. В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. Можно также отфильтровать несколько столбцов. Несколько фильтров можно применять одновременно, при этом каждый следующий фильтр добавляется к результатам и дополнительно сужает подмножество данных.

Три типа фильтров

С помощью автофильтра можно создать фильтры трех типов: по списку значений, по формату или по условиям. Все они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Например, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, однако использовать фильтры обоих типов одновременно нельзя; точно так же необходимо выбрать один вариант, если требуется выполнить отбор по значкам или на основе настраиваемого фильтра.

Виды фильтров:

1) Фильтр текста

2) Фильтр чисел

3) Фильтр значений даты и времени

4) Фильтр по наибольшим или наименьшим числам

5) Очистка фильтра для столбца

6) Дополнительные сведения о фильтрации данных

Чтобы выделить из большого объема данных в сводной таблице некоторую часть для углубленного анализа, их можно отфильтровать несколькими способами:

1.   Для начала можно добавить один или несколько срезов — удобных инструментов для быстрой и эффективной фильтрации данных. В срезах есть кнопки, позволяющие отфильтровать информацию, и они отображаются вместе с данными, благодаря чему всегда понятно, какие поля показаны и скрыты в отфильтрованной сводной таблице.

   1.  Помимо срезов или в дополнение к ним выбрать фрагмент данных для анализа можно с помощью иных инструментов фильтрации.

Например: Фильтр чисел

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы отфильтровать данные, автор книги сначала должен сохранить книгу Excel с примененным автофильтром.

1. Укажите столбец, содержащий числовые данные.

2. Щелкните стрелку  в заголовке столбца.

3. Выполните одно из следующих действий:

Выбор из списка чисел

1. Нажмите кнопку Фильтр.

2. В списке чисел выделите или снимите выделение одного или нескольких чисел, по которым нужно выполнить фильтрацию.

Список может содержать до 1 000 чисел. При большом объеме списка снимите флажок (Выделить все) в верхней части списка, а затем выберите конкретные числа, по которым нужно выполнить отбор.

Создание условий:

1. Выделите пункт Числовые фильтры, а затем — одну из команд операторов сравнения или команду Настраиваемый фильтр.

Например, чтобы выполнить фильтр чисел, находящихся в диапазоне между наименьшим и наибольшим значениями, выберите между.

2. В правом поле (или полях) диалогового окна Пользовательский автофильтр введите числа или несколько чисел.

Например, чтобы применить фильтр по числам в диапазоне между 25 и 50, введите числа 25 и 50.

  Фильтрация данных вручную

1.Отображение определенных фрагментов текста, значений или дат

2.Быстрый показ десяти первых или последних значений

3.Включение и отключение параметров фильтрации

4.Фильтрация данных вручную

Инструкция:

1. В сводной таблице щелкните стрелку  списка Названия строк или Названия столбцов.

Чтобы увидеть больше элементов в списке, увеличьте его, перетащив маркер в правом нижнем углу коллекции фильтров.

2. Снимите флажок (Выделить все) в начале списка названий строк или столбцов и установите флажки для элементов, которые нужно отобразить в сводной таблице.

3. Нажмите кнопку ОК.

Стрелка фильтрации примет вид  , означающий, что фильтр применен. Чтобы изменить или удалить фильтр, щелкните ее и выберите Удалить фильтр с <Имя поля>.

(3.26) Способы вычисления и представления итогов по группам данных в MS Excel.

Данные – сведения, полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций, представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных - тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Способы вычисления

Все вычисления в Excel выполняются с помощью формул, которые можно вводить в любые ячейки листа. Если содержимое ячейки начинается со знака равенства (=), Excel полагает, что вслед за этим знаком идет формула, и пытается выполнить указанную операцию. Когда это удается, в ячейку с такой формулой выводится результат расчета. Если что-то не так, появляется сообщение об ошибке. Сама формула отображается в ячейке только в том случае, когда ячейка находится в режиме редактирования текста (то есть после двойного щелчка на ней). Если ячейка просто выделена, то ее формула выводится в строке формулы в верхней части окна Excel.

1. Самым простым способом задания формулы является ее непосредственный ввод в строку формул. У этого варианта есть лишь один недостаток — вы должны помнить правила построения формул Excel, названия встроенных функций и методы ссылок на ячейки листа.

2. Иногда требуется провести одинаковые расчеты с разными группами ячеек. В такой ситуации можно скопировать формулы, так как Excel поддерживает относительную адресацию ячеек.

Представление данных

Данные могут быть представленны в таблицах или графически

Графическое представление данных в Excel

В деловых и научных документах (отчетах, статьях...) наряду с представлением данных в таблицах, широко используется графическое представление данных (графики,гистограммы...). Графическое представление данных позволяет читающему «сразу увидеть» не только «размер» и соотношение величин, но и характер их изменения (увеличение, уменьшение), что довольно сложно сделать, если данные представлены только в таблицах.

Excel позволяет легко и быстро строить самые различные диаграммы и графики. В Excel термин «Диаграмма» используется для любых видов графического представления данных.

1.Отчет сводной таблицы используется для обобщения, анализа, изучения и представления итоговых данных

2. Отчет сводной диаграммы — для наглядного отображения итоговых данных в отчете сводной таблицы и упрощения поиска сравнений, закономерностей и тенденций. Эти отчеты позволяют принимать более обоснованные решения относительно важных данных организации.

Отчет сводной таблицы представляет собой интерактивный способ быстрого обобщения больших объемов данных. Отчет сводной таблицы используется для подробного анализа числовых данных и для получения ответов на связанные с ними вопросы. Запрос больших объемов данных различными понятными способами. Отчет сводной таблицы часто используется, когда требуется проанализировать связанные итоги, особенно для сравнения нескольких фактов по каждому числу из длинного списка обобщаемых чисел.

(3.27) Способы создания и модификации сводных таблиц по группам данных в MS Excel.

Создание сводных таблиц.

Создание отчета сводной таблицы

1.На вкладке Вставка в группе Таблицы нажмите кнопку Сводная таблица.

2.В диалоговом окне Создание сводной таблицы выберите   Выбрать таблицу или диапазон и проверьте правильность диапазона ячеек в поле Таблица или диапазон.

Excel определяет диапазон для отчета сводной таблицы автоматически, однако его можно изменить, указав другой диапазон или заданное для него имя.

Чтобы использовать данные с другого листа или книги, добавьте имя книги и листа в формате [имя_книги]имя_листа!диапазон.

• Чтобы поместить отчет сводной таблицы на новый лист, начиная с ячейки A1, щелкните элемент На новый лист.

• Чтобы поместить отчет сводной таблицы в определенное место на существующем листе, выберите пункт На существующий лист и укажите в поле Расположение первую ячейку диапазона, в котором необходимо разместить отчет.

3. Нажмите кнопку ОК.

Microsoft Excel добавит пустой отчет сводной таблицы в указанное место и откроет список полей сводной таблицы, с помощью которого можно добавить поля, создать макет и настроить отчет.

Изменение макета данных в сводной таблице

После создания сводной таблицы и добавления в нее полей для анализа можно изменить макет данных, чтобы таблицу было удобнее просматривать и изучать. Чтобы мгновенно макет данных, достаточно выбрать другой макет отчета.

1. Щелкните любое место сводной таблицы. На ленте появится вкладка Работа со сводными таблицами.

2. Щелкните Конструктор > Макет отчета.

3. Выберите одну из трех форм представления.

• Показать в сжатой форме: данные на экране не растягиваются по горизонтали, необходимость в прокрутке сведена к минимуму. Этот макет применяется автоматически при создании сводной таблицы.

Как показано на рисунке, элементы из полей, относящихся к разным областям строк, находятся в одном столбце, а элементы из разных полей смещены (например, "Кв1" и "Канада"). Подписи строк в сжатой форме занимают меньше места, благодаря чему больше места остается для числовых данных. Кнопки Развернуть и Свернуть позволяют отобразить или скрыть подробные сведения.

• Показать в форме структуры: данные в сводной таблице отображаются в виде структуры.

• Показать в табличной форме: все данные отображаются в формате таблицы, который упрощает копирование ячеек на другие листы.