3.Изучение и анализ документов характеризующих систему персонала
3.1 Кадровая документация, отчетность
Служба УП руководствуется в своей работе:
- Трудовой Кодекс РФ;
- Кадровая политика от 16.04.1207-2011
- Устав ОАО «ВГОК»;
- коллективным трудовым договором предприятия;
- правилами внутреннего распорядка;
- положением об УП;
- положением об отделе кадров;
- положение о Бюро привлечении и набора персонала;
- проект плана работы бюро подбора и найма персонала;
- положением о комплексной системе управления по охране труда.
- локальными нормативными актами предприятия, в том числе документами системы менеджмента качества (СМК);
- положением о защите персональных данных работников.
- нормативные документы кадровой службы;
-методический материал, касающийся кадровых вопросов;
- законодательные и нормативные акты;
- структуру и штаты предприятия его профиль, специализацию и перспективы развития;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
3.2 Организационная структура системы управления персоналом
Управление персоналом по уровням:
1. Высший уровень УП
К высшему уровню УП относятся:
- Совет Директоров
- Генеральный директор
- Начальник УП
- Оперативное совещание руководителей структурных подразделений при Генеральном директоре.
2. Средний уровень УП
Служба Управления персонала ОАО «ВГОК» представлена следующими подразделениями:
- отдел кадров
- отдел подготовки кадров
- отдел организации труда, заработной платы, производства и управления
- музей
Управление персоналом на линейном уровне
Особую роль, особые полномочия имеют линейные руководители - Это начальники цехов, отделов, других структурных подразделений – им приходится выполнять практически полный перечень функций по УП.
Из-за того, что в кадровой службе не поставлена работа по курированию линейных подразделений, руководители цехов и отделов не получают методическую, техническую помощь в УП, поэтому им приходится выполнять в том числе и неспецифические для них функции
3.3 Функции отделов уп и других подразделений
Блок-схема процесса внутри службы УП
В ходе реализации процесса «Управление персоналом» достигаются следующие цели:
- обеспечение поиска и найма рабочих и специалистов;
- обеспечение подготовки персонала;
- обеспечение повышения квалификации персонала;
- оформление документов по движению персонала;
- организация работ по закреплению персонала на предприятии.
Схема модели процесса с указанием входов/выходов, ресурсов, управляющих воздействий выполняется в соответствии с приложением.
Ответственный/ исполнитель |
Схема процесса |
Документы, записи |
Начальники подразделений/ начальник УП
Начальники подразделений/ начальник УП
Начальник УП/ работник ОК
Начальник УП/ работник ОК
Работники ОК/ руководители подразделений
Начальник ОПК/ руководители подразделений
Начальник ОПК/ руководители подразделений
Начальник УП/ руководители подразделений
Начальник УП/ работники ОК |
старт
Планирование потребностей в персонале
1
Подача заявки в УП 2
Извещение о вакансиях 3
Найм персонала 4
Организация работ по адаптации и закреплению персонала на ОАО «Уралхиммаш» 5
Обеспечение подготовки и повышения квалификации персонала 6
Проведение аттестации руководителей, специалистов и рабочих 7
Текущая работа по движению персонала 8
Увольнение персонала 9
конец
|
Штатное расписание
Заявка
Объявления
Заявление, договор, журналы, личная карточка работника
Удостоверения, свидетельства
Акты о проведении аттестации
Заявления, приказы, докладные записки, объяснительные записки
Заявление |
Описание блок-схемы процесса
1 Потребность в персонале планируется штатным расписанием с учетом плана производства, годового бизнес-плана.
2 На основании анализа, штатного расписания начальник подразделения направляет начальнику УП заявку на подбор персонала в соответствии с приложением Б, с указанием предъявляемых требований к кандидату на вакансию (далее - кандидат).
3 ОК извещает о вакансиях путем:
- размещения объявлений на заводском стенде объявлений,
- размещения объявлений в СМИ, на сайтах Internet;
- размещение заявок в отделе занятости населения.
4. При обращении кандидата на вакансию в ОК по поводу устройства на работу работник ОК проверяет его документы (паспорт, трудовую книжку, документы об образовании, военный билет).
5 Работник ОК направляет кандидата на собеседование с начальником подразделения, в котором имеется вакансия.
Начальник подразделения оценивает квалификацию кандидата в рамках требований должностной инструкции, задает вопросы о профессиональной пригодности, анализирует документы кандидата, отвечает на его вопросы и дает согласие на найм кандидата или отказывает ему.
6 В случае положительных переговоров с начальником подразделения кандидат пишет заявление о приеме на работу Пример оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении В.
7 На основании заявления на прием, подписанного начальником подразделения, работник ОК оформляется приказом о приеме на работу в соответствии с приложением Г. Первая сторона приказа определяет характер работы, номер приказа, должность и подразделение, вторая сторона приказа является обходным листом.
8 Кандидат направляется в районную поликлинику для прохождения медицинского осмотра.
9 Кандидат проходит инструктаж поОТ и ТБ, проходит инструктаж по противопожарной профилактике у инструктора по противопожарной профилактике.
10 Работник ОК знакомит нового работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, должностной инструкцией.
11 В приказе и ТД кандидата начальник ОТЗ прописывает размер оплаты труда и категорию.
12 На вновь принимаемого сотрудника работник ОК заводит личную карточку, где фиксирует необходимые данные на основании предоставленных документов: ИНН, страховое пенсионное удостоверение (если есть), документ по инвалидности – рабочая группа (если есть), паспорт, диплом об образовании, медицинский полис, свидетельство о браке, о рождении детей (до 16 лет), трудовая книжка (фиксируется в журнал регистрации «Движение трудовых книжек»), согласие на обработку персональных данных работника .
Сотрудник бухгалтерии (расчетного бюро) регистрирует данные о работнике.
13 После сдачи заявления в ОК, работник ОК проверяет наличие всех необходимых подписей. Начальник УП заключает ТД (ТД разрабатывается юристами ОАО «ВГОК» с учетом положений ТК РФ, коллективного договора ОАО «ВГОК», правил внутреннего трудового распорядка ОАО «ВГОК», должностной инструкции работника). В ТД предусмотрены условия материального и социально-бытового обеспечения, а так же условия режима труда и отдыха в зависимости от условий труда. ТД, подписывается с одной стороны работодателем (Генеральным директором ОАО «ВГОК»- в лице начальника управления персоналом), с другой стороны – работником на вакантную должность. Работник знакомится с ТД, заполняет необходимые графы и подписывает ТД.
Один экземпляр ТД хранится у работника, второй в архиве ОК ОАО «ВГОК» 75 лет.
1
4 Приказу и ТД сотрудник ОК присваивает порядковый номер и регистрирует его в журнале регистрации ТД произвольной формы (обязательные графы журнала: Ф.И.О., должность работника, подразделение, дата оформления ТД, адрес) и в журнале приказов произвольной формы (обязательные графы журнала: Ф.И.О., должность работника, подразделение, дата оформления приказа, адрес).
15 Работник ОК выдает для заполнения бланк расписки о согласии работника на обработку персональных данных.
16 Работник получает в бюро пропусков пропуск, который хранится у работника. В случае утери пропуск восстанавливается за счет личных средств работника.
17 Сотрудник ОК вносит данные нового сотрудника в две программы: «КАДРЫ», «Is-pro».
Сотрудник ОК оформляет записи в трудовой книжке и личной карточке работника согласно инструкции №69 от 10.10.2003г. и ПП РФ №225 от 16.04.2003г. «о трудовых книжках».
18 Начальник подразделения, в которое принят на работу рабочий или специалист, знакомит его с должностной инструкцией и другими документами под роспись.
19. Начальник подразделения знакомит нового работника с локальными нормативными актами, премиальными положениями, возможностями для продвижения.
В целях ускорения процесса адаптации рабочих и специалистов к ним закрепляют руководителя стажировки. Для закрепления персонала действует ряд льгот, которые оговорены в коллективном договоре.
При переводе специалиста на более высокую должность, работник пишет заявление на имя начальника подразделения, в котором работает в настоящее время. Заявление подписывает начальник подразделения, на имя которого оно написано, и начальник подразделения куда переводится работник. Заявление согласовывают с ОТЗ (штатная единица и заработная плата) и подписывают у начальника управления персоналом. Пример оформления заявления о переводе.
Работник с подписанным заявлением обращается к сотруднику ОК для заполнения ДС к ТД.
ДС оформляется в двух экземплярах на основании служебной записки от начальника подразделения, согласованной с ОТЗ. Оформляется приказ на перевод. Служебная записка хранится в ОК.
Работник ОК регистрирует ДС в журнале регистрации ТД с указанием даты и присваивает ДС номер в журнале переводов, произвольной формы где (обязательные графы журнала: дата перевода, номер приказа, из какого цеха (отдела), в какой цех (отдел), Ф.И.О., профессия по которой работал, профессия по новому месту работы, дата начала на новой работе).
ДС визируется: начальником подразделения, начальником или заместителем начальника ОТЗ. Подписывает ДС - начальник управления персоналом. Заверенное печатью предприятия ДС возвращают в ОК. Работник, на которого оформлено ДС ставит свою подпись в графе «Работник» и расписывается на поле ДС о получении одного экземпляра подлинника ДС. Первый экземпляр ДС выдается работнику, второй экземпляр ДС хранится в ОК в папках вместе с ТД в личном деле работника. Копия ДС выдается работником ОК в бухгалтерию под роспись в книге регистрации ТД.
Работник ОК готовит проект приказа о переводе работников (специалистов, рабочие специальности) на другую работу в соответствии с приложением М, который согласовывается с начальником управления персоналом, начальником ОТЗ, начальником юридического отдела. Приказ подписывает Генеральный директор ОАО «ВГОК», работник знакомится с приказом под роспись. Приказ хранится в архиве ОК в течение 75 лет. На руководящий состав приказ по предприятию издается на обычном бланке, утвержденным по ОАО «ВГОК».
Текущая работа по движению персонала также фиксируется следующими документами:
- приказами о предоставлении отпуска;
- распоряжениями об отзыве из отпуска.;
- заявлениями работника;
- докладными;
- объяснительными записками.
. При увольнении работника из ОАО «ВГОК», работник пишет заявление об увольнении с указанием причины. Заявление визирует начальник подразделения, начальник управления персоналом.
Сотрудник ОК на основании подписанного и завизированного заявления издает приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), с визой начальника подразделения, самого работника. Оборотная сторона приказа – обходной лист, который работник подписывает в подразделениях предусмотренных формой.
Один экземпляр работник сдает в бухгалтерию (расчетную часть), второй остается в ОК.
Специалисты ОК вносят изменения о движении штатных единиц ОАО «ВГОК» в двух компьютерных программах (учет численности кадров завода).
В день увольнения сотрудник ОК выдает работнику трудовую книжку.
Изымает медицинский полис – выдает справку об изъятии медицинского полиса для предъявления на новом месте работы с указанием номера медицинского полиса.