Рекомендация 7. В течение первых 12 месяцев пользуйтесь уже имеющимися системами

Проектная группа должна способствовать использованию уже имеющихся на предприятии схем отчетности и сбора производственных показателей по крайней мере на протяжении первых 12 месяцев. Очень многого можно достичь при помощи стандартных программ, таких как Excel, PowerPoint, SharePoint Team Services и Access. На этой стадии, как правило, нет нужды в приобретении специализированного программного обеспечения. Любые покупки подобного рода будут гораздо эффективнее через 12 месяцев после начала проекта. Однако не для всех организаций конкретное время начала применения специализированного программного обеспечения для сбора и обработки информации по KPI одинаково. Некоторые предприятия могут уже располагать резидентными приложениями, которые хорошо справляются с этими задачами, или заранее знать, какие именно программы им понадобятся в будущем, и таким образом иметь возможность сделать инвестиции в соответствующее программное обеспечение раньше указанного срока.

Проектная группа будет получать показатели производственной деятельности и форматы отчетов от организаций, специализирующихся на самых передовых системах отчетности. Продвинутое программное обеспечение для интранета, скорее всего, в компаниях уже имеется, например приложение SharePoint Team Services, которое бесплатно дается к программе FrontPage. С помощью подобных приложений проектной группе следует создать свой интранет-сайт, чтобы любой заинтересованный в KPI сотрудник имел возможность получить доступ к информации. На этом сайте обычно размещают предварительно форматированные информационные листки с указанием срока действия сообщений, а также выделяют место, где в реальном времени обсуждаются вопросы разработки документации и отчетности по KPI.

Проектной группе придется также регулярно самостоятельно обновлять интранет-сайт. Это слишком важное дело, чтобы отдать его в руки системного администратора, который не является участником проекта по внедрению KPI!

Выгоды от этих действий. Использование на первых порах уже имеющегося на предприятии программного обеспечения позволит не допустить задержек и сбоев в графике реализации проекта из-за неизбежных проблем, связанных с предварительными оценками, покупкой и установкой новых систем.

Рекомендация 8. Вносите все производственные показатели в базу данных и сделайте их доступными для каждой команды

За перые 16 недель практически наверняка будут установлены показатели производственной деятельности, которые, не входя в первую десятку KPI, тем не менее оказывают существенное влияние на работу предприятия и сервисных подразделений.

Проектная группа должна создать базу данных и заносить в нее (а затем распространять через интранет-сайт) информацию об этих показателях. Предполагается, что база данных содержит следующие поля:

• описание показателя производственной деятельности;

• объяснение метода его расчета;

• тип показателя (KRI, PI, KPI);

• сотрудник, ответственный за получение показателя;

• система, откуда поступила информация (или где она может быть найдена);

• необходимая модернизация для получения данных в режиме реального времени;

• какую составляющую (составляющие) сбалансированной системы показателей затрагивает этот показатель;

• рекомендуемый способ отображения информации (вид графика и т.д.);

• частота измерения показателя;

• возможная причинно-следственная связь (например, если опаздывающий самолет вовремя вернуть назад, то...);

• связь показателя с критическими факторами успеха;

• дополнительные полномочия, которые необходимо делегировать персоналу, чтобы предпринять немедленные корректирующие действия;

• команды, которые решили оценивать данный показатель (это поле может быть представлено в виде списка, где названия команд помечены словом «да» или галочкой).

База данных должна содержать не только все текущие показатели производственной деятельности, предложенные командами, но и те, от которых почему-либо пришлось отказаться. Благодаря такой системе проектная группа может впоследствии помочь командам, бизнес-единицам и подразделениям в их стремлении к согласованности и завершенности действий (например, показатель, предложенный одной командой, может и должен использоваться другими в тех случаях, когда это необходимо).

Важно, чтобы на протяжении всех 16 недель проектная группа регулярно проводила обновление и чистку базы данных во избежание дублирования информации и для обеспечения согласованности показателей (так, проектная группа может предложить какой-то команде:

«Команды А, В и С решили использовать показатель Y, посмотрите, не подойдет ли он вам»).

Выгоды от этих действий. Создается общедоступный и удобный для всех источник информации.