Тема 1. Сутність та еволюція теорії організації
1. Поняття організації. Сутність і основні риси формальної організації
Організація - це відкрита самостабілізуюча система, яка воліє зберегти постійність свого внутрішнього середовища за рахунок забезпечення зв’язків між елементами системи та зовнішнім оточенням.
Розрізняють організацію наступних систем:
біологічних;
технічних;
соціально-економічних.
Існують різні тлумачення походження терміну організація. За основні, як правило, приймають такі [13, 17, 18]:
organizo, від латинського – чіткий вигляд, об’єднання. Під організацією розуміють об’єднання людей для досягення спільних цілей;
organization, від франц. – устрій. Під організацією розуміють внутрішню упорядкованість, узгодженість, взаємодію всіх частин цілого, обумовленого його будовою.
В темі 1 було визначено, що об’єктом менеджменту виступає виробничо-господарська організація. За визначенням М.Х. Мескона:
Виробничо-господарська організація представляє собою групу осіб, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільних цілей або цілей.
Ознаки виробничо-господарської організації [2, 8, 13, 16, 21, 29]:
цілеспрямованість, яка визначає дії членів організації, покладена в основу розробки стратегічних планів, згуртовує та об’єднує членів організації;
наявність певної кількості учасників (персоналу), які об’єднують свої зусилля (фізичні, професійні, матеріальні, інформаційні тощо) задля реалізації мети;
наявність внутрішнього координуючого центру, який є необхідною умовою нормального функціонування та розвитку організації, за рахунок надання стабільності та рівноваги її внутрішнім та зовнішнім процесам;
наявність структури, яка визначає взаємовідносини між структурними підрозділами та розподіл повноважень між співробітниками;
організаційна культура, яка визначає сукупність норм поведінки, традицій, символів, місії та філософії;
здійснення певних видів діяльності: виробничої; фінансової; інноваційної; науково-дослідної; надання послуг тощо. Діяльність здійснюється задля забезпечення мети, у відповідності з визначеними цілями.
Сутність організації проявляється через її властивості. Класифікація властивостей організації представлено на рис. 6.1 [18]:
Цілеспрямованість організації – властивість, яка характеризує її орієнтацію на досягнення можливого, бажаного та необхідного стану.
Перманентність організації – властивість, згідно якої вона перебуває у стані постійних та безперервних змін, які відбуваються поза бажанням суб’єктів.
Дискретність – властивість, що означає преривність, виділеність складових та відображає поелементний, поетапний підхід до її проектування, формування та функціонування.
Циклічність – властивість, згідно якої відбувається періодичне повторення послідовних подій та перетворень в організації.
Рис.1. Класифікація властивостей організації
Реверсивність – властивість, яка визначає модель повернення до попередніх дій. Надає можливість управління організацією на засадах повторення, адаптації та використання штатних, типових та аналогічних рішень.
Оперативність – адаптація, відповідність, синхронізація ритмів і швидкості процесу організації динамічним характеристикам розвитку ситуації і їх відповідності необхідним умовам досягнення запланованого результату.
Гнучкість – здатність організації до адаптації, модернізації та реформації.
Ротаційність- можливість взаємної перестановки, заміни складових процесу в ході його реалізації. Становить ресурс організації для реалізації процесів реорганізації та реформування.
Корпоративність – схильність до групової асоціації та кооперації.
Комунікаційність – заданість та схильність до встановлення взаємозв’язків.
Композиційність – можливість побудови адекватної організації шляхом цілеспрямованого складання її елементів. Дозволяє удосконалювати організаційну структуру управління.
Комбінаторність - потенціал, ресурс можливих засобів і моделей побудови та здійснення організації управління у відповідності до цілей, ресурсів та умов діяльності.
Селективність – здатність організації до удосконалення шляхом відбору, закріплення та розвитку необхідних якостей, з метою забезпечення бажаного синергічного ефекту.
Організація є динамічною системою з входом та виходом, процесами конверсії, що передбачають організаційні зміни та зворотній зв’язок. (рис.2).
Рис.2. Модель виробничо-господарської організації як простої системи
Різноманітні ресурси або вхідні процеси об’єднуються та оброблюються таким чином, щоб отримати бажаний результат ( прибуток, соціальна місія тощо).
Внутрішні елементи системи взаємодіють між собою та із зовнішнім середовищем. Задачею менеджменту виступає підтримка цих зв’язків.
Зворотній зв’язок забезпечує інформацією про роботу системи. В управлінні організацією він надає інформацію для прийняття управлінських рішень щодо впровадження організаційних змін задля забезпечення ефективності. Наприклад, опитування покупців послуг (вихід) дозволяє зробити висновок щодо якості роботи персоналу (вхід) і зробити відповідні корективи в процесі відбору та набору кадрів [1, 5, 7, 17, 21].
Кожна система складається з певних підсистем. Факультет є підсистемою університету. В свою чергу вищий навчальний заклад є підсистемою системи місцевої освіти, яка виступає підсистемою загальнодержавної системи освіти. В університеті функціонує кілька підсистем: кілька факультетів, які навчають студентів; факультет довузівської підготовки; підсистема управління персоналом; підсистема, яка забезпечує науково-дослідну роботу тощо. Підсистеми взаємодіють між собою, процес цієї взаємодії впливає на загальну діяльність закладу освіти.
Основні характеристики систем [ 1, 2, 5, 13. 17, 21, 29]:
Наявність керуючої та керованої підсистем.
- керуюча підсистема розробляє способи впливу на організацію і трансформує ці способи в управлінські рішення. До керуючої підсистеми відносять: апарат управління; засоби і технології управління; засоби комунікації, які використовуються в управлінській діяльності;
керована підсистема складається з виконавців (робітників, спеціалістів); технічних, організаційно-комунікаційних засобів, приміщень, які необхідні для здійснення виробничо-господарської діяльності. Зв’язок між керованою та керуючою підсистемами покладено в основу функціонування системи .
Самоорганізація - пристосування організації до нових умов зовнішнього та внутрішнього середовища. Згідно цієї властивості, процес розвитку системи відбувається за принципом зворотного зв’язку. За цим принципом результат діяльності організації (відповідність якості або ціни товару запитам споживача) має аналізуватись керівництвом і приводити до відповідних, взаємоузгоджених змін на вході в систему.
Гнучкість – здатність до оперативних змін. Гнучкість організації забезпечується принципами:
побудови гнучкої організаційної структури;
гнучкістю технологій, які дозволяють швидко перейти на випуск нової продукції;
засобами комунікації;
характером виробничих відносин: стиль керівництва, організаційна культура, діяльністю неформальних груп, псилогічний клімат;
рівень кваліфікації робітників та спеціалістів, управлінського персоналу.
Синергізм – інтеграція зусиль в системі, яка приводить до примноження кінцевого результату.
Неаддитивність – властивість системи, згідно якої ефективність діяльності змінюється в часі і не дорівнює арифметичній сумі ефектів від діяльності окремих частин. Робота структурних підрозділів однієї фірми ( при загальній організаційній структурі, однакових принципах стимуляції праці) буде різною і залежати від професіоналізму персоналу підрозділу, особистих взаємовідношеннях, стилю керівництва управлінського персоналу підрозділу та лідерів неформальних груп.
Мультиплікативність – примноження ефективності системи за рахунок стихійних процесів або управлінських дій ( зміна стилю керівництва, впровадження нової мотиваційної політики, реструктуризації тощо).
Стабільність - здатність повертати свою рівновагу після внутрішніх змін або дії чинників зовнішнього середовища. Різновидом стабільності виступає адаптивність системи – здатність пристосовуватись до зовнішнього середовища. В добре адаптованій системі всі її частини мають бути сумісними між собою.
Моделі організації представлено в таблиці 1[13].
Таблиця 1
Еволюція моделей організації
Назва моделі |
Автори |
Сутність |
Механістична модель |
Тейлор Ф., Файоль А., Вебер М. |
Організація являє собою налагоджену систему управління для забезпечення функціонування стабільних рутинних процесів. Людина виступає не як суб’єкт, а як фактор виробництва. |
Природна організація |
Парсонс Т., Мертон Р., Етціоні А |
Організація визначається як об’єктивний, самовдосконалюваний процес, в якому присутній суб’єктивний елемент. |
Організація – община |
Е.Мейо |
Основним регулюючим чинником в організації виступають прийняті норми поведінки. |
Соціотехнічна модель |
Райс А., Трист Е. |
В основу моделі покладено залежність внутрішньо-групових зв’язків від технології виробництва |
Інтеракціоністична |
Бернард Ч. |
Організація представлена як система тривалих взаємодій між її членами, які вносять в організацію власні очікування та цінності. |
Кібернетична модель |
Бир С., Форрестер Д., Янг С. |
Побудова математичної моделі структури організації з урахуванням багаточисельних зворотних зв’язків. |
Інституціональна модель |
Норт Д. |
Структура та поведінка організації визначаються звичаями, традиціями та нормами. |
Конфліктна модель |
Холл Р. |
Організація має багато суперечливих цілей і діє в умовах суперечливих інтересів членів організації та її груп. |
Органічна модель |
Бернс Т., Сталкер Д. |
Суспільство, організація порівнюються із живим організмом , в якому всі частини взаємозалежні. |
Процесна модель |
Богданов А. |
Організація – це потік утворюючих її незалежних процесів виробництва, пов’язаних циклами розвитку і деградації |
Проблемна модель |
Франчук В. |
Проблеми організації розглядаються не як перепони для її розвитку, а як виявлення природних потреб та можливостей їх реалізації. |
Классифікація організацій.
Організації класифікують за різними ознаками [2, 13, 17]:
за способом та метою утворення;
за характером адаптації до змін;
за принципами управління;
за функціональними ознаками;
за кількістю цілей;
за взаємодією структурних підрозділів;
за формами підприємництва;
за величиною;
за юридичним статусом.
1. Поділ організацій за способом та метою утворення. За цим принципом організації поділяють на формальні та неформальні.
Формальні організації – організації, які в своїй діяльності керуються статутом, положеннями і планами задля досягнення спільної мети.
До формальних організацій належать підприємства, фірми, компанії та їх відділи, підрозділи, департаменти, служби, комітети тощо. Формальні організації називають просто організаціями.
Неформальні організації формуються й функціонують спонтанно на основі особистих інтересів груп осіб, які не мають загальної мети.
До неформальних організацій належать малі групи з одного або кількох відділів, які під час обідньої перерви обговорюють останні політичні події, моди, проблеми виховання дітей, футбольні матчі. Як правило, неформальні організації формують особи, психологічно сумісні, які відчувають задоволення від спілкування. Ядром такої організації виступає неформальний лідер.
2. Поділ організацій за характером адаптації до змін. За цим принципом організації поділяють на механістичні та органістичні.
Механістичні організації – організації, в основу діяльності яких покладено механістичний підхід, з дотриманням формальних правил та процедур, вузької спеціалізації, принципів ієрархії й централізації влади.
Система побудови таких організацій спроектована за типом машинного механізму, що призначений для виробничих операцій. Такий тип організацій становить надійну систему управління для забезпечення налагодженого функціонування стабільних рутинних технологій. Наприклад, автомобільні заводи конвеєрного типу. Механістичні організації ефективні в нескладному та нединамічному зовнішньому середовищі.
Організації з механістичними властивостями називають бюрократичними, ієрархічнми, командними. До властивостей механістичних організацій відносять:
формальний розподіл праці;
вузька спеціалізація;
використання формальних правил та процедур;
орієнтація на внутрішні фактори розвитку;
цілі поділено на окремі задачі, виконання яких залежить від вирішення загальних задач;
централізоване прийняття рішень;
жорстка ієрархія влади.
Органістичні організації – організації, в основу діяльності яких покладено органічний підхід, без жорсткого дотримання формальних правил та процедур, із децентралізацією влади, перевагою горизонтальних зв’язків в організаційній структурі.
Органічна модель організації виникла як антипод механістичній організації, яка перестала задовольняти нові ринки із динамічним зовнішнім середовищем. Ефективна при використанні не рутинних технологій; складному, динамічному і невизначеному зовнішньому середовищі. Наприклад, організації, які розробляють та впроваджують комп’ютерні програми.
Властивості органістичних організацій:
функціональний розподіл праці, індивідуальні задачі і відповідальність постійно перерозподіляються та коректуються;
особиста відповідальність при свободі дій;
невелика кількість рівнів ієрархії, перевага горизонтальних та неформальних зв’язків;
децентралізація влади;
суб’єктивна система винагороди;
при прийнятті управлінських рішень перевага надається переконанню, а не владі;
особистісний характер відносин;
авторитет влади завойовується;
розвиток творчого потенціалу працівників.
3. Поділ організацій за принципами управління. За цим принципом організації поділяють на унімодальні, мультимодальні, гомогенні, гетерогенні.
Унімодальні організації – організації які мають ієрархічну структуру, на гребені влади знаходиться особа, яка має вирішальний голос і вирішує всі проблеми, які виникають на нижчих структурних рівнях .
Мультимодальні організації – організації, яким властива відсутність персоніфікованої влади; рішення приймаються кількома автономними відповідальними особами.
Гомогенні організації – управляють діяльністю своїх членів більше, ніж вони управляють організацією.
Гетерогенні організації – керуються членами організації більше, ніж управляють ними.
4. Поділ організацій за функціональними ознаками. За цим принципом розрізняють ділові організації, громадські та асоціативні організації.
Ділові організації – створюються соціальними системами ( державою, місцевою владою) і окремими підприємцями. Участь в діяльності таких організаціях дає прибуток або/та заробітну плату. Загальними принципами управління виступають адміністративний порядок, принципи доцільності та підлеглості.
Громадські організації – забезпечують узагальнення цілей індивідуальних учасників. Управління забезпечується прийнятими всіма нормами або статутом та принципом виборності. Участь в організаціях забезпечує задоволення політичних, соціальних, культурних, творчих та інших інтересів її членів.
Асоціативні організації - характеризуються автономією по відношенню до середовища, відносною стабільністю, ієрархією ролей, прийняттям спільних рішень. Прикладом таких організацій виступають неформальні групи, наукові школи тощо. Функції регулювання здійснюють спонтанно сформовані колективні цінності та норми. В асоціативних організаціях цілі одного члена не суперечать цілям інших членів.
5. Поділ організацій за кількістю цілей. За цим принципом розрізняють прості та складні організації. В основу діяльності простих організацій покладено одну ціль. Складні організації ставлять перед собою комплекс взаємопов’язаних цілей. В економіці функціонують переважно складні організації.
6. Поділ організацій за взаємодією структурних підрозділів. Розрізняють чотири типи організацій: традиційні; дивізіональні, матричні і комбіновані. Система управління такими організаціями розглядається в розділі 6.2.
Традиційні організації мають лінійну, лінійно-функціональну та лінійно-штабну структури управління.
Дивізіональні організації мають структуру управління орієнтовані на продукт (дивізіонально-продуктові); на регіон ( дивізіонально-регіональні), на споживача (дивізіонально-споживчі); на ринок ( дивізіонально-ринкові).
Матричні організації організації, які використовують в своїй діяльності роботу окремих груп для розробки нового продукту або проекту.
Комбіновані організації – структура управління складається з елементів простих, дивізіональних та матричних організацій.
8. Поділ організацій за величиною. Розрізняють великі, середні та малі організації. На великих організаціях працюють тисячі працівників, середніх - сотні працівників, а на малих (дрібних) - десятки працівників. За законодавством України малими вважаються організації на яких працюють в промисловості – 200 осіб, в інших галузі виробничої сфери – до 50 осіб, в науці і науковому обслуговуванні – до 100 осіб, в галузі невиробничої сфери – до 25 осіб, роздрібній торгівля – до 15 осіб.
Життєвий цикл організації
Структура організації, характер її діяльності зазнають певних циклічних змін [9, 17, 20, 30].
Розрізняють наступні етапи життєвого циклу організації:
1 етап – Створення організації (народження) – реєстрація, початкове інвестування діяльності. Для заснування організації необхідна присутність 3 складових: наявность ресурсів; підтримуюча політика держави; легітимація у формі культурних цінностей. Для цього періоду характерно – пристосування до оточуючого середовища; проникнення на ринок; забезпечення виживання за збиткової діяльності. В таких організаціях відсутній штат спеціалістів-професіоналів, не діють правила, нормативи та інструкції, відсутні або слабкі внутрішні системи планування, стимулювання персоналу та координації діяльності. Переважна кількість організацій не можуть подолати цей етап розвитку.
2 етап – Зростання (молодість ) - :
дитинство – зростання чисельності персоналу, спеціалізація на виробництві певного товару або послуги; закріплення на окремих сегментах ринку, забезпечення беззбиткової діяльності. Управління організацією має централізований характер.
юність – подальше зростання чисельності персоналу, управлінські рішення приймаються кількома керівниками, збільшення кількості конторських службовців та обслуговуючого персоналу, вузьке коло спеціалістів-професіоналів; жорсткий бюджет та інформаційна система; організація діяльності проводиться за допомогою обмеженої кількості нормативів та інструкцій, спостерігається розширення цільових сегментів ринку, забезпечення високих темпів зростання прибутку, інвестування розвитку на засадах самофінансування.
3 етап – Середній вік: організація збільшується за розмірами, відбувається розширення сегментів збуту, орієнтація на регіональну диверсифікацію, ріст прибутків на оптимальному рівні; в організації розвивається бюрократія, розподіл праці носить екстенсивний характер, формалізується політика та розподіл повноважень. В управлінні персоналом широко використовуються правила та посадові інструкції. На виробництві та в маркетингу зайняті спеціалісти-професіонали. Децентралізація до рівня керівників підрозділів, що може привести до зменшення гнучкості та інноваційної активності.
4 етап - Зрілість : для організації характерні великі масштаби та механічна вертикальна структура. Посилення централізації, збільшення навантаження на топ-менеджерів. Формалізація діяльності: більшість видів діяльності регламентується інструкціями. Значна кількість професійних та обслуговуючих відділів. Відбувається формування іміджу фірми, збалансоване зростання, орієнтація на галузеву диверсифікацію, підтримка рівня прибутковості на оптимальному рівні.
5 етап –Старіння (організаційний спад) : Падіння прибутковості та фінансової стійкості компанії. Збереження позицій або часткове зменшення обсягів виробництва. Згортання діяльності.
6 етап – Відродження: Проведення реінжинірингу з радикальною перебудовою бізнес-процесів в організації. Залучення значних обсягів інвестицій для впровадження інноваційних проектів. Оновлення форм, видів та напрямів діяльності. Або
– Смерть : Організаційний спад, який визначається як умова при якій відбувається суттєве і абсолютне зниження ресурсної бази на протязі конкретного часу. Наслідком цього можуть стати екстремальні та непослідовні стратегії, які як сніговий кім приводить до розвитку подальших проблем. Смерть організації має широкі наслідки не тільки для співробітників організації, проте й чинить вплив на інші організації - партнери [30].
Для кожної організації характерні власні темпи розвитку. Перехід від однієї до іншої стадії життєвого циклу супроводжується організаційними кризами. Якщо організація долає таку кризу, то вона переходить до іншої фази розвитку. Багато великих організацій існують не один десяток років. Прикладом довголіття виступає Римська Католицька Церква.
Кожна окрема організація (як організм людини або тварини) проходить всі етапи життєвого циклу: від народження до смерті. З історичної точки зору організації зазнають еволюційного впливу.
Фази еволюції організацій визначив німецький вчений в галузі організаційного розвитку Фридрих Глазл. Він визначив 4 фази еволюції організації:
1 фаза –Піонерська - Організація орієнтована на споживачів і має образ родини. Лідер, як правило, харизматичний. Обов’язки розподіляються у відповідності до особистих уподобань. Перевагою даної фази є імпровізація. Все в організації сприймається чуттєво, через сприйняття та інтуїцію формуються управлінські рішення. Для такого стилю керівництва дуже важливим є знання та визнання співробітниками один одного. Небезпеку становить можливість виникнення культу особистості. В такому разі організація потрапляє в залежність від засновників-піонерів, це може спричинити жорстку боротьбу за владу. В цьому випадку піонерська фаза може привести до теократії, яка відмовляє іншим співробітникам компанії у самостійному мисленні. Якщо організація почала активізувати раціональне мислення та від імпровізації перейшла до логічного прийняття управлінських рішень, то вона переходить в другу фазу еволюційного розвитку.
2 фаза - Диференціація: Все стає передбачуваним, більш плануємим, контролюємим, все формалізується та стандартизується. Це дозволяє організації якісно та кількісно зростати, покладати на себе складні задачі, використовувати для цього поглиблені знання фахівців. Спеціалізація заміняє універсальність піонерської фази. Вона надає певні переваги, проте і становить небезпеку цієї фази розвитку. Для того щоб організація “не розсипалась на шматочки” впроваджують посади “координатора координаторів”. Така організація орієнтує свою діяльність вже не на клієнтів, а на саму себе. Відбувається підміна цілей і робота спрямовується директивами. Якщо організація зможе повернутись до основної ідеї свого бізнесу і знову повернеться обличчям до споживача, то вона переходить у наступну фазу розвитку.
3 фаза – Інтеграція: На перше місце в колі уваги організації знову повертається споживач. Цікавить що дійсно потрібно споживачеві, які проблеми постають перед ним сьогодні, а не на чому ми бажали б заробити. В керівництві організації відбуваються кардинальні зміни. Носіями цілі є люди, а не правила. Рішення приймаються колективно. Всі справи стратегію, поточне планування вирішуються разом. Основні ідеї бізнесу мають бути створені “на загальній хвилі”. Для керівництва в фазі інтеграції потрібні нові якості, відмінні від технічної орієнтації. Потрібно підтримувати співробітників, спонукувати і активізувати їх діяльність. Робітники мають навчитись самоорганізації, самоплануванню, тобто вони мають стати відповідальними за свою ділянку роботи. Гнучкі організації, які характерні для сучасної Японії, працюються в фазі інтеграції або на межі до переходу в четверту фазу еволюції.
4 фаза – Асоціації: організація долучається до глобальних взаємних зв’язків господарського процесу. Організація працює за принципом: “ для всього біотопу добре, коли працюють один для одного и заради кожного”. Якщо підприємство намагається довести постачальників до нижньої границі ціни, то воно тим самим послаблює виробництво від якого воно залежить. Постачальники не зможуть проводити самоінвестування і їх продукція буде менш іновативна, вони не зможуть розвивати якість своєї продукції. В цьому випадку бажання організації-виробника до збагачення за короткий термін, негативно вплине на якість продукції його постачальника, тобто на нього. Для розвитку в фазі асоціації важливо знати, як створюється потік цінностей щодо нашої організації, і що відбувається після. Розширення орієнтації на ринок відбувається за рахунок того, що перед організацією постають питання не тільки як виробляти та обслуговувати свій товар, але й як утилізувати.
Загальні характеристики фаз розвитку організацій за Ф. Глазлом наведено в таблиці 6.2.