Раздел 7. Коммуникативное поведение в организации

Тема 7.1. Коммуникативные процессы в организации

Основы коммуникаций.

Умение продуктивно и бесконфликтно общаться – важное профессиональное качество менеджера. Коммуникация – это обмен информацией между людьми. Обмен информацией – составная часть любой управленческой деятельности. Информация – это сообщение о положении дел где-либо, о каких-либо событиях и т.д.; сведения об окружающем мире (в данном случае о внутренней и внешней среде организации) и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами.

Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, регулирует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте называют умение выслушивать подчиненных. Таким образом, каждый руководитель обязан быть хорошим коммуникатором.

Под коммуникацией понимается обмен идеями, мнениями и информацией в устном и письменном виде посредством символов или действий. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей информацию стороны точного понимания отправленного сообщения.

Средствами коммуникации могут быть как прямые связи между членами организации, так и обмен письменной информацией, компьютерная связь. Первые носят название межличностных коммуникаций. От 50 до 90% своего времени менеджеры тратят на межличностные коммуникации, которые основываются на обмене вербальной информацией, на восприятии передаваемой информации, на семантике, на умении слушать и на эффективной обратной связи. Второй тип коммуникаций – это организационные коммуникации.

Коммуникация как форма, средство и процесс взаимодействия между людьми, организациями, организацией и внешней средой, представляет собой родовое понятие, в объем которого входят

- пути следования информации в информационной системе;

1. - информационные связи внутри группы, между группами, организациями, организации с надсистемой;

2. - общение и его формы: диалог (обмен информацией между двумя партнерами) и полилог (обмен информацией между несколькими партнерами);

3. - вербальные средства общения (естественные языки /ЕЯ/ или эволюционно развивающиеся искусственные языки, основанные на ЕЯ /языки анкет для изучения сотрудников фирмы, язык спецификации товаров, создающихся фирмой и др./;

4. - невербальные средства общения (иконические или визуальные языки, языки движений и действий, языки образов, язык мимических средств передачи информации, музыкальный и цветовой коды);

5. - процесс приема, обработки и передачи информации человеком и по каналам связи.

Анализ данного понятия показывает, что оно покрывает многие процессы, происходящие в организации в целом и группе в частности. По сути дела, проникновение в сущность коммуникации будет содействовать и пониманию коммуникативного поведения в группе, внутригрупповых межличностных отношений и межгрупповых отношений. В коммуникации как процессе основную доминирующую роль играют духовная сфера и интеллект партнеров. В связи с этим понимание управления как духовного и интеллектуального средства приобретает особую значимость применительно к коммуникативному поведению

Двухсторонний коммуникативный процесс. Коммуникативное поведение.

Коммуникационные процессы можно подразделить на следующие:

• между организацией и внешней средой;

• между управленческими уровнями в организации (вертикальные коммуникации), которые в свою очередь подразделяют на нисходящие коммуникации (информация передается с высших уровней на низшие), восходящие коммуникации (информация передается с низших уровней на высшие), коммуникации между руководителем и подчиненным, коммуникации между руководителем и рабочей группой;

• между подразделениями организации (горизонтальные коммуникации);

• между членами группы и группами (также горизонтальные коммуникации);

• неформальные коммуникации.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом сообщений.

Процесс коммуникации включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель (коммуникатор), сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь.

Отправление сообщения. В процессе коммуникации всегда участвуют по крайней мере два лица — отправитель и получатель. Отправителем может быть любой сотрудник, имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование — это перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т. п.). Основной формой кодирования выступает язык общения.

В результате кодирования формируется сообщение, послание, содержащее данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю.

Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Передача сообщения. Послание по каналам передается получателю. В качестве каналов используются сама среда (например, воздух, свет, вода) и различные технические устройства (например, линии связи, электромагнитные волны). Информация может передаваться путем личного общения, групповых встреч, телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу, подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов, с помощью графиков производства и отгрузки продукции, электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

Эффективность передачи сообщения зависит от средств, которые для этого используются. Выбор носителя во многом зависит от характера управленческих проблем. Для простых, рутинных и очень доступных сообщений должны использоваться простые средства, например, докладные записки, объявления на досках, дающие ограниченную информацию. Для сложных, нерутинных сообщений необходимо использовать сложные средства, например, личное общение, которое дает немедленную обратную связь, позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей.

Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Получение сообщения. Тот, кому адресовано послание и кого оно достигло, называют получателем.

Получатель декодирует (переводит, расшифровывает) сообщение. Декодирование — процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму.

Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Обратная связь. Заключительным элементом коммуникационного процесса выступает обратная связь. Она присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т. д. Обратная связь дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда получатель отвечает отправителю, роли сторон меняются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний коммуникационный процесс.

Для построения эффективной обратной связи следует:

• Разработать комплекс правил, чтобы сотрудники знали, о чем информированы руководители.

• Определить и настроить каналы, по которым пойдет информация.

• Создать фильтр, с помощью которого отсеиваются ненужные сведения. Этим может заниматься либо обученный специалист, либо отдельная служба, которые предварительно проверяют и отрабатывают информацию, после чего она поступает адресату — руководителю или в соответствующие подразделения.

• Разработать правила наказания нарушителей и довести их до каждого сотрудника, чтобы система была прозрачной.

Каналы обратной связи в компаниях могут быть самые разнообразные:

• негласные информаторы среди сотрудников;

• горячие информационные линии (рация, телефон);

• периодические опросы;

• анкетирование;

• коллективные обсуждения.

В большинстве компаний комбинируют различные способы информирования.

Эффективная обратная связь должна обладать следующими характеристиками:

1. Направленность. Адресность и предметность информации.

2. Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

3. Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.

4. Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качества своего труда.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.

6. Желание и готовность работников к восприятию обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

7. Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать, например, при визуальном контакте отправитель может следить за выражением лица получателя.

8. Надежность и достоверность характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные изменения в действиях подчиненного.

Классификация коммуникаций. Нисходящие и восходящие коммуникации.

Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы следующим образом:

- в зависимости от средств коммуникации: коммуникации, осуществляемые с помощью технических средств и информационных технологий и межличностные коммуникации;

- в зависимости от формы общения: вербальные и невербальные;

- в зависимости от вида канала общения: формальные и неформальные;

- в зависимости от пространственного расположения каналов: вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации;

- в зависимости от направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

Эффективность межличностных коммуникаций во многом зависит от обратной связи. С ее помощью отправитель понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято и принято получателем.

Получатель должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от компетентности, предшествующего опыта разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

Доверие получателя к отправителю как к руководителю, так и к личности — также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая несовместимость отправителя и получателя, неприятие получателем целей и задач, которые формулируются в сообщении, разрушают коммуникацию.

Статус отправителя может быть по-разному воспринят получателем. Получатель может признавать его и тогда он выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может воспринимать статус как личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, систему ценностей. При общении представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Коммуникации по форме общения. Вербальные коммуникации — коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть рабочего времени менеджеры тратят на личное общение с другими индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами.

Невербальные коммуникации — сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, например с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими.

С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки. Они определяются существующими регламентами:

• организационными (например, схемой организационной структуры);

- функциональными (например, положением об отделах и службах).

Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные коммуникации — социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации.

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой».

Информация в ней обычно распространяется с помощью слухов. Различают следующие виды слухов: «мечты и чаяния», слухи «пугала», «вбивание клиньев» и финальные слухи. Установлено, что по меньшей мере на 75 % слухи являются точной информацией.

Нисходящие коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз — от руководителя к подчиненным.

Восходящие коммуникации — коммуникации, направленные снизу вверх — от подчиненных к руководителю.

Горизонтальные коммуникации — коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии организации. Они способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации — коммуникации осуществляются работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Они используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены.

Коммуникативные потребности.

Другие формы коммуникаций.