Реквізити ділових паперів

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви- користовують такі реквізити: 1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації. 3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і органі- зацій (УКПО). 5. Код форми документа за класифікатором управлінської

документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних органі- зацій).

7. Назва організації автора документа. 8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адре- са, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер те- лефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'яз- ку, номер рахунка та назва банку. 10. Назва документа.

11. Дата.

12.Індекс (вихідний номер документа). 13. Посилання на індекс та дату вхідного документа. 14.Місце укладання та видання.

15.Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат.

17.Гриф затвердження. 18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту. 20.Позначка про контроль. 21. Текст.

22. Позначка .про наявність додатка.

22. Підпис.

24.Гриф погодження. 25. Віза.

55

26. Відбиток Печатки.

26. Позначка про засвідчення копії.

28,Прізвище виконавця та номер його телефону.

29Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

ЗО.Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікова- них форм чи бланків документів) і змінні (які використову- ють під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідов- ності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:

1. заголовна (до неї відносять усі реквізити, що передують тексту);

1. основна (текст і додатки до нього);

1. оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).

Дата

Дата — обов'язковий реквізит усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. -

Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова "рік" і без скороченої позначки «р", напр.: 27.09.99, 01.12.98, але 10.07.2000, 02.10.2003. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує коду- вання дат під час обробки документів за допомогою обчислю- вальної техніки.

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають сло- весно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літера- ми, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

56

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазна- у такий спосіб:

10—15.07,99 (у межах одного місяця);

з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99—07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у ме- жах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік; 2002/03 навчальний рік. Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаб- лрном: у 60-тг роки XX ст.; у ХІ-ХУ сторіччях.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою е день їх затвердження, датою наказу, листа — день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.

Місце дати залежить від призначення та форми документа

Увага! Коли визначається час за роком, слід корис- туватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. ' (року) закінчив..., вступив..., ... була зарахована.

Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє за- безпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та об- робку документа, його збереження й контроль виконання. Три Пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного доку- мента означають:

07 — шифр структурного підрозділу автора документа;

14 — номер справи, де зберігається копія вихідного доку- нта (за номенклатурою для підрозділу);

89 — порядковий реєстраційний номер документа за жур- налом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, озна- чають — відділ кадрів.

57

Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника «про...» (ма- лими літерами).

Адресат

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви поса- ди адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС Відділ розселення потерпілих

у Д. відмінку п. Корнієнку В. К.

У документах (циркулярних.листах), адресованих декіль- ком однорідним організаціям чи службовим особам, які обійма- ють однакові посади, можна написати узагальнене значення.

у Д. відмінку мн. Інспекторам у справах неповнолітніх у Р. відмінку Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту "адресат» входить і поштова ад- реса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку Директорові

у Р. відмінку Харківської СШ № 14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вул. Космічна, 194

61049, Харків-49'

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.

¹ Тут і далі у прикладах прізвища, адреси та ін. відомості наведено довільно.

58

у Н. відмінку

Вищий арбітражний суд Відділ листів п. Зленку Я. О.

у Д. відмінку

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верх- ньому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку

Донецької області

м. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Адресу одержувача (адресата) — у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку

у Н. відмінку

Козлову Василеві Назаровичу

с. Санюкі

Єльський район Мазирська область

Білорусь Обидва варіанти 1) і 2) — рівнозначно нормативні.

Ґриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або Посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, Що викладені в документі після його підписання й потребують |атвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо- го документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою осо- бою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього вида- вим документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:

59

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках криф затверджен- ня розміщують у верхній правій частині документа. Цей рекві- зит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й на- ступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьо- вого боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату Аб, наприклад:

Начальникові рекламного відділу

Коваленку 3. Б,

Підготувати проект контракті/ до 29.01.2003 (підпис керівника)

07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відпові- дальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.

Віза

Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до гри- фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шля- хом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

60

Віза може складатися з:

а) назви посади службової особи;

б) підпису та його розшифрування;

в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив- ного);

г) дати візування, наприклад:

Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов

Зауважень немає. 19.10.2003 або

Не заперечую.

Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань

20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, ще розгорнутий характер, воно викладається на окремому ар- куші паперу, наприклад:

Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач

Зауваження додаються. 28.10.2003

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що зали- вається в організації.

Підпис

Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який Засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найме- нування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підпи- сала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, на- зву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керів- никові організації. У випадках його відсутності або за відсутно- сті особи, підпис якої зазначено на проекті документа, пра- во підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус {.в. о., зам.). У цих

61

випадках не припускається підписання документа з приймен- ником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Пономарьова Ю. І. В. Д, Без'язичний

Директор коледжу, проф,

В. о. директора, доц, (підпис)

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:

Ректор академії (підпис) С. О. Горобець

Голов, бухгалтер (підпис) В, Б. Ванштейн

Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташову- ють на одному рівні:

Проректор з адміністративна- Проректор із навчально- господарських питань виховної роботи (підпис) Я. В. Бездгтко (підпис) С. Т. Лєсникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених гру- пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:

Голова комісії Члени комісії:

Б. О. Єрьомін 3. Я. Всеволозький Л. 3. Луб'янова А. І. Сосєдський

(підпис) (підпис) (підпис) (шдпис)

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали ке- рівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:

Дроб'язкін В. Ю. Ізмаглова П. С.

О, П. Ілляшкевич

Оригінал підписали: Голова Секретар

З оригіналом згідно: секретар-референт (підпис)

Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізви- ще) в дужки не береться.

62

Терміни та їх місце в діловому мовленні

- Наукові поняття визначаються спеціальними словами — тер- мінами¹, які складають основу наукової мови. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логіч- ному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або зна- чення поняття, тобто його зміст і межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать: а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

6) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів; в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери

професійної діяльності; г) стилістична нейтральність;

д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпо- теза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі нау- ки (знаменник, дільник, чисельник).

На відміну від загальнолітературної, мова професійного спіл- кування вимагає однозначності тлумачення основних ключових поять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяль- ності це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можца лег- ко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та зна- чінні, які зафіксовані в словниках останніх видань.

У множині термінів кожної галузі вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія — це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися й функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термі- нології, терміносистема — це опрацьована фахівцями певної

Термін (від латин. Іегтіпиз — кордон, межа, кінець)

63

галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й од- нозначно відображає систему понять цієї галузі [34, с. 224].

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви — своє- рідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви— одиничне.

До номенклатури входять серійні марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, гео- графічні назви та назви рослин, звірів і под.