1.3 Процессы управления проектами
Процесс — это набор взаимосвязанных действий и операций, осуществляемых для создания заранее определенного продукта, услуги или результата. Каждый процесс характеризуется своими входами, инструментами и методами, которые могут быть применены, а также результирующими выходами.
Процессы проекта исполняются командой проекта во взаимодействии с заинтересованными сторонами, и в целом их можно разделить на две основные категории:
• Процессы управления проектом. Эти процессы обеспечивают результативное исполнение проекта в течение его жизненного цикла. Эти процессы охватывают инструменты и методы, связанные с применением навыков и возможностей, описанных в областях знаний. Например, управление строительством здания.
• Процессы, создания продукта. Процессы, ориентированные на продукт, обычно определяются жизненным циклом проекта и различаются в зависимости от прикладной области, а также от фазы жизненного цикла продукта. Содержание проекта не может быть определено без некоторого базового понимания того, как создать заданный продукт. Например, строительство здания.
Процессы управления проектом представлены в качестве дискретных процессов с определенными границами (рисунок 1.4). Однако на практике они накладываются друг на друга и взаимодействуют. Они не зависят от прикладной области или конкретной отрасли. Отдельные группы процессов и отдельные процессы часто повторяются вплоть до окончания проекта и могут взаимодействовать в рамках группы процессов или с другими группами процессов. Суть данных взаимодействий различается от проекта к проекту и может проявляться или не проявляться в определенном порядке.
Рисунок 1.4 Группы процессов управления проектами
Группы процессов не являются фазами жизненного цикла проекта. Фактически, все группы процессов могут быть осуществлены в течение одной фазы. Поскольку проекты разделены на фазы жизненного цикла, все группы процессов обычно повторяются для каждой фазы или подкомпонента, как и показано на рисунке 1.5.
Рисунок 1.5 Процессы управления проектами в отдельной фазе жизненного цикла
С соответствии с ICB SOVNET 3.0 управление проектом осуществляется по следующим стадиям процесса управления [2]:
Инициация проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла.
Инициация проекта является первой стадией управления проектом и начинается с некоторым опережением или одновременно с начальной фазой жизненного цикла проекта - «Концепцией».
На этой стадии формируется вся информация и выполняются все действия, необходимые для санкционирования начала проекта или его фазы: На стадии инициации:
Назначается менеджер проекта.
Создается команда управления проектом.
Разрабатывается устав проекта.
Определяются критерии оценки успешности осуществления проекта.
Определяется степень и форма участия постоянной (родительской) организации в проекте или очередной его фазе.
Проводится предварительный анализ возможности обеспечения необходимыми ресурсами проекта или его фазы.
Разрабатывается концепция управления проектом по всем функциональным областям проекта: управление предметной областью проекта, управление по временным параметрам, управление стоимостью и финансированием, управление качеством, управление рисками, управление персоналом в проекте, управление коммуникациями в проекте, управление контрактами в проекте, управление изменениями.
Проводится анализ альтернативных вариантов управления проектом.
Принимается решение о начале проекта (следующей фазы проекта).
Стадия инициации часто характеризуется высокой степенью неопределенности, отсутствием необходимой информации.
Планирование проекта – непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.
Планирование проекта включает следующие основные задачи:
Планирование проекта по всем функциональным областям (время, стоимость, качество, риски, коммуникации и пр.)
Разработка сводного плана проекта.
Основным результатом стадии планирования является сводный план проекта, объединяющий все частные результаты планирования в едином документе, который используется далее в качестве базовой модели (плана) действий и прогноза состояния проекта и его окружения.
Организация и контроль выполнения проекта – стадия процесса управления проектом, на которой осуществляется организация выполнения включенных в ш проекта работ и контроль их выполнения с помощью соответствующих систем учета и отчетности.
На этой стадии процесса управления совмещены компетенции организации выполнения работ, их контроля и составления отчетности о ходе выполнения проекта. Организация выполнения проекта включает следующие основные процессы:
Распределение функциональных обязанностей и ответственности участит проекта в соответствии с планом управления проектом;
Введение в действие системы управления проектом (по всем принятым проекте функциональным областям), включая систему учета фактических показателя хода выполнения работ проекта;
Поиск и отбор кандидатов, заключение контрактов с исполнителями и поставщиками;
Обучение членов команды проекта, организация и совершенствование команды;
Выдача плановых заданий и организация выполнения запланированных работ;
Организация информационной поддержки выполнения проекта (распределение информации, информирование заинтересованных сторон, ведение архивов и т.д.).
Контроль предназначен для измерения и фиксации на текущий момент выполнения работ в соответствии с выданными заданиями и фактического прогресса проекта.
Контроль прогресса и выполнения работ проекта осуществляется по функциональным областям проекта и включает следующие основные процессы:
Контроль сроков выполнения (расписания) работ проекта;
Учет объемов выполненных работ и расхода ресурсов;
Контроль и учет затрат выполнения работ в соответствии с бюджетом проекта;
Контроль качества в проекте;
Контроль сроков выполнения (расписания) работ проекта;
Учет объемов выполненных работ и расхода ресурсов;
Контроль и учет затрат выполнения работ в соответствии с бюджетом проекта;
Контроль качества в проекте;
Контроль выполнения мер по снижению рисков;
Контроль функционирования системы коммуникаций;
Контроль выполнения контрактов проекта;
Контроль изменений в проекте;
Контроль прочих параметров.
На основании проведенного контроля составляется отчетная документация о ходе выполнения проекта, предназначенная для предоставления заинтересованным сторонам в соответствии с их потребностями в информации.
Периодичность контроля и составления отчетности определяется руководителем проекта с учетом потребности заинтересованных сторон.
Анализ и регулирование выполнения проекта – стадия процесса управления проектом, на которой осуществляется: сравнение фактического выполнения с запланированным, анализ отклонений, прогноз их влияния на конечные результаты и оценка возможных корректирующих действий.
Основная задача этой стадии — принятие мер по внесению в случае необходимости соответствующих изменений.
Анализ и регулирование хода выполнения работ проекта включает следующие основные процессы:
Определение степени выполнения проекта по времени, стоимости, финансам, качеству и другим базовым показателям;
Анализ текущего состояния проекта, выявление и анализ отклонений фактических данных относительно плановых и базовых показателей;
Анализ причин, вызывающих отклонения в проекте;
Определение и анализ негативных факторов, влияющих на выполнение работ;
Прогнозирование состояния проекта на основе фактических данных о выполнении;
Сбор, анализ и обработка запросов на изменения в проекте;
Определение и выбор необходимых корректирующих воздействий;
Анализ последствий рекомендуемых корректирующих воздействий для ликвидации нежелательных отклонений от базового уровня показателей проекта;
Прогнозирование хода выполнения работ проекта, с учетом рекомендуемых корректив;
Согласование и получение разрешения на внесение необходимых изменений в планы работ проекта;
Документирование изменений, доведение этой информации до участников проекта, в соответствии с их ответственностью и компетентностью.
Закрытие проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.
Закрытие проекта означает завершение программы, проекта или его фазы после достижения цели и результатов проекта.
Назначением и целью процессов стадии закрытия проекта является организация работ по завершению проекта, включая формальный прием его результатов, а также закрытие и документальное оформление всех функциональных областей проекта.
Стадия закрытия, в зависимости от проекта, может включать следующие процессы:
Окончание работ по проекту, включая:
Анализ открытых вопросов и претензий;
Определение оставшихся невыполненных работ и «недоделок»;
Организацию и распределение ответственности за выполнение оставшихся работ;
Детальное планирование и контроль выполнения оставшихся работ проекта;
Оперативное управление завершением работ проекта.
Передача результатов проекта заказчику и продукта пользователям
Подтверждение того, что продукт соответствует заявленным требованиям;
Оформление акта о приемке завершенных работ в проекте с выполнением всех необходимых формальных процедур;
Закрытие контрактов и счетов с исполнителями, поставщиками и субподрядчиками;
Передачу заказчику описания продуктов проекта, протоколов тестирования, отчетов по проведенным проверкам;
Оформление и передачу исполнительных чертежей и документации по продукту;
Организацию производственного обучения персонала пользователей;
Оформление и передачу эксплуатационной документации;
Сопровождение опытной эксплуатации продукта (при необходимости);
Окончательную передачу продукта.
Анализ опыта выполнения проекта и оценка работы команды
Проведение итогового аудита и заключительный анализ результатов по всем функциональным областям проекта;
Проведение заключительного отчетного совещания (семинара) с целью:
анализа удовлетворенности клиентов и участников проекта,
оценки выполненных работ и управления проектом,
сравнения фактических результатов с плановыми,
выявления проблемных мест, трудностей, ошибок и их влияния на проект,
изучения достижений и факторов успеха,
сбора рекомендаций и предложений по улучшению работы;
Заключительный анализ и оценку деятельности команды;
Извлечение уроков и создание списка изменений для совершенствования управления проектами в будущем.
Документирование данного проекта
Подготовку и оформление исполнительской управленческой документации по всем функциональным областям проекта;
Оценку качества, правильности и полноты всей формально принятой проектной документации;
Сбор, проверку и утверждение всех соответствующих данных по проекту для формирования сводного отчета о его реализации;
Формирование сводного архива, содержащего все необходимые данные и информацию о выполнении проекта;
Утверждение, документирование и архивирование результатов проекта для будущего использования;
Формирование базы данных и знаний по управлению проектом.
Каждая фаза проекта должна пройти процедуру формального закрытия. При закрытии проекта приобретенный опыт должен быть задокументированы для использования в будущих проектах.