Технология создания бд в Access

Любой объект БД можно создать либо вручную, либо с помощью Мастера. При создании БД, как правило, выполняется следующая последовательность шагов:

1. Сначала мы должны выполнить проектирование БД, которое заключается в следующем:

• Определение цели создания БД (назначение БД, как она будет использоваться, и какие сведения она должна содержать)

• Определение таблиц, которые должна содержать БД (определить, какие сведения будут храниться в таблицах)

• Определение полей в таблице

• Определение ключевых полей

• Определение связей между таблицами

2. После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру БД и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать, пока таблицы не заполнены данными.

3. Затем следует ввести в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. После этого создаются черновые формы, отчеты и выполняется анализ, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Чтобы проверить связи в БД, проверяется, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. При обнаружении проблем следует выполнить доработку структуры БД.

4. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты БД (формы, отчеты, запросы, страницы доступа к данным).

5. В заключении можно выполнить разработку макросов и программ для приложений, с помощью которых объекты БД объединяются в единое приложение. В приложении связанные между собой задачи организуются таким образом, чтобы пользователи могли сконцентрироваться на конкретной работе, а не на изучении механизма работы приложения или программ, обеспечивающих его работу.

Рассмотрим технологию разработки БД на примере БД Группа.

Определим цель создания данной базы – хранение сведений об учащихся. В качестве базового объекта БД определим таблицу, в которой будут храниться следующие данные об учащихся: № личного дела, фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний адрес, класс. Для их размещения определим одноименные поля таблицы. В качестве ключа зададим поле № личного дела.

Для создания БД запустим Access. В диалоговом окне выберем вариант создать новую БД, затем в окне Файл новой базы данных откроем папку Новая папка и зададим имя Группа для создаваемой БД.

Создание таблицы. Для создания таблицы выберем окно БД (для переключения в окно БД из других окон нажмите клавишу F11).

Выберем значок Таблицы в списке Объекты и щелкнем кнопку Создать на панели инструментов окна БД. Из предложенных способов создания выберем вариант Конструктор, для чего дважды щелкнем мышью указанную строку.

После этого в окне Access раскроется окно таблицы в режиме конструктора. В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

В столбце Поле вы набираете произвольное имя, а в следующем столбце указываете тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля. Он представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа – значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных).большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изучить самостоятельно. Некоторые свойства можно выбрать из раскрывающегося списка.

При выборе значения свойства принципиально важно следовать следующим рекомендациям:

• Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста – это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа – формат представления в машине (байт, целое (2 байта), длинное целое и т.д.)

• Для поля Дата/время обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать Краткий формат даты, система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии – ДД.ММ.ГГ), а если выбрать Краткий формат времени, в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

• В качестве значения свойства Условие на значение вы можете указать логическое выражение, которое должно принимать значение True («Истина») при вводе данных в это поле. В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «это значение поля недопустимо». В свойстве Обязательное поле можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

• Если в первичный ключ вашей таблицы входит одно поле, в свойстве Индексированное поле для него выберете: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкните в панели инструментов на кнопке Определить ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Итак: определим поля таблицы. В графе Имя поля зададим имя «№ личного дела». Для определения типа данных этого поля, щелкнув стрелку в графе Тип данных, раскроем список возможных типов данных и выберем вариант Текстовый. В области окна конструктора Свойства поля выберем вкладку Размер поля и определим максимальное количество знаков для ввода в этом поле – 10 символов.

Обратите внимание, что при выборе различных параметров свойства поля в правой части выводится подсказка о назначении параметра.

Действуя аналогично, введем следующие данные о других полях таблицы.

Имя поля	Тип данных	Свойства (формат поля)
Фамилия	Текстовый	20 символов
Имя	Текстовый	20 символов
Отчество	Текстовый	20 символов
Дата рождения	Дата/время	Длинный формат даты
Домашний адрес	Текстовый	50 символов
Класс	Текстовый	3 символа

Завершив ввод описания полей таблицы, сохраним таблицу. До того, как сохранить таблицу, определим первичный ключ. Для этого, указав поле № личного дела, щелкнем кнопку Ключевое поле в панели инструментов Стандартная.

Переключим отображение созданной таблицы в Режим таблицы. При этом обязательно сохраним таблицу под именем Учащиеся. Для переключения отображения таблицы выберем команду Режим таблицы в меню Вид.

Примечание. Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле.