Учащиеся

№ личного дела: Л-23 муж

Фамилия: Лынова Дата рождения:

Имя: Екатерина 03.08.88

Отчество: Михайловна Класс 4В

Домашний адрес: ул. Смоленская, 17-35 .

Используя поле номера записи, можно просматривать записи таблицы. Щелкнув кнопку Новая запись, откроем форму для создания новой записи и введем следующие данные о новом учащемся: Л-23; Лынова Екатерина Михайловна; 03.08.88; 4В; ул. Смоленская, 17-35. Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид, просмотрим изменения данных в таблице Учащиеся.

Для добавления в форму фонового рисунка откроем форму в режиме конструктора. Дважды щелкнув область выделения формы, откроем окно свойств формы. На вкладке Макет в ячейке свойства Рисунок щелкнем кнопку (...) для вызова диалогового окна. В диалоговом окне Выбор рисунка откроем нужную папку и файл. Щелкнув ОК, завершим выбор рисунка, например, Праздник воздушных шаров.JPG. В свойстве Тип рисунка выберем тип рисунка – внедренный или связанный. Внедренный рисунок сохраняется в файле БД.

Если внедрить этот же рисунок в другую форму, он будет добавлен в файл БД еще раз. Связанный рисунок не сохраняется в БД – его файл должен присутствовать на жестком диске. Для экономии места на диске выберем тип рисунка – связанный.

Поместив рисунок в форму , можно изменить его размер или выбрать фрагмент. Для этого необходимо указать в ячейке свойства Масштабы рисунка значение Фрагмент. Для выравнивания рисунка выберем одно из значений в ячейке свойства Выравнивание рисунка вариант Сверху слева. Для того чтобы размножить рисунок по всему фону формы, установим в ячейке свойства Мозаичное заполнение значение Да. Заполнение начинается с позиции, определяемой значением свойства Выравнивание рисунка.

Создание и использование запроса

Запрос – это вопрос о данных. существуют разные типы запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL).

Запрос-выборка. Простейший из запросов – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных БД. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора, выбрав таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнив бланк запроса.

При создании макета запроса (т.е. производной таблицы) в общем случае нам необходимо выполнить следующие базовые операции:

• Указать системе, какие поля и из каких таблиц мы хотим включить в запрос

• Описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, средняя успеваемость – среднее арифметическое значение всех оценок)

• Описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей и указать условие отбора для расчета среднего значения роста учащихся класса)

При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций.

Создание запроса-выборки с помощью мастера. Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. с помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

Для создания запроса выберете в окне БД Группа значок Запросы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов. В диалоговом окне Новый запрос выберете мастера Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Укажите имя таблицы Учащиеся, на которой будет основан создаваемый запрос, а затем выберете поля, данные которых нужно использовать.

Следуя инструкциям Мастера, выберем вариант подробный отчет и щелкнем кнопку Далее. В последнем диалоговом окне зададим имя запроса Запрос1 и запустим полученный запрос, выбрав вариант Открыть запрос для просмотра данных и щелкнув кнопку Готово.

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рождения	Домашний адрес	Класс
Епишев	Павел	Семенович	٧	19 апреля 1988 г.	Ул. Киевская,78-92	5Б
Иванов	Павел	Николаевич	٧	6 июля 1988 г.	Ул. Горького,35-14	5А
Лынова	Екатери	Михайловна		3 августа 1988 г.	Ул. Смоленская, 17-35	4В
Петров	Иван	Васильевич	٧	12 марта 1989 г.	Ул. Горького,12-34	4А
Сидоров	Василий	Николаевич	٧	3 декабря 1988 г.	Ул. Карбышева,34-123	4Б
Яковлев	Иван	Семенович	٧	15 января 1989 г.	Пер. Садовый, 45-28	4В

Выбрав команду Режим SQL в меню Вид, можно увидеть текст созданного запроса на языке SQL:

SELECT [Учащиеся].[Фамилия], [Учащиеся].[Имя], [Учащиеся].[Отчество], [Учащиеся].[Пол], [Учащиеся].[Дата рождения], [Учащиеся].[Домашний адрес], [Учащиеся].[Класс]

FROM Учащиеся;

Примечание. Для получения подробной справки о создании запроса вызовите справочную систему Access и на вкладке Мастер ответов задайте текст вопроса «Создание запроса». Затем в списке найденных разделов выберете раздел Создание запроса и изучите справочную информацию в правой части окна справки.

Если получится не тот запрос, который был нужен, можно снова запустить мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора. Откроем созданный запрос в режиме Конструктор. В верхней части этого окна показана схема данных выбранных таблиц с указанием связей и имен всех полей, в данном случае таблица Учащиеся. В нижней части окна размещается бланк QBE, который представляет собой макет некой таблицы. Столбцы этой таблицы соответствуют полям создаваемого запроса, а число строк переменно и зависит от состояния флажков «Имена таблиц» и «Групповые операции» (на панели инструментов или в пункте Вид). В строке Поле: указываются имена столбцов (полей ) создаваемого запроса. Существующее имя можно выбрать из раскрывающегося списка (щелкнув мышью на поле) или просто перенести в ячейку Поле: из таблицы Учащиеся в верхней части окна запроса. В первом столбце разместим поле Фамилия, во втором – Имя и т.д. В ячейке Имя таблицы: (она появляется в бланке, если установлен флажок «Имена таблиц») отображается имя таблицы, которая содержит выбранное поле (таблица Учащиеся).

Если бы в строке Поле: размещалось вычисляемое поле, тогда в ячейке этой строки нужно было бы ввести формулу: <Имя поля>:<Выражение>

Например: Стоимость: [Количество]*[Цена]

В строке Сортировка: можно указать порядок вывода на экран записей (по возрастанию, по убыванию)

В поле Вывод на экран: находятся флажки, установив или сбросив флажок, мы разрешим или запретим вывод данного столбца на экран.

Если бы мы собирались проводить в запросе групповые операции (т.е. объединять записи в группы), нужно было бы включить флажок «Групповые операции» - появляется строка Групповая операция: После щелчка на любом поле этой строки появится список типов групповых операций: Группировка, Sum, Count (сосчитать), Выражение и др.

Например, если в качестве типа групповой операции в столбце указать Count, то получим количество записей, соответствующих запросу в этой группе.

В строках Условие отбора: и или: можно указать условие или логические выражения, которые позволяют нам отобрать для запроса только записи, удовлетворяющие заданному условию.

Соглашения, предусмотренные в Access:

1. Условные выражения, набранные в разных столбцах строки Условие отбора, по умолчанию соединяются между собой знаком AND. Например, если соседние столбцы имеют имена Пол и Класс и вы набрали в них =True и =5Б, то тем самым вы сформулировали логическое выражение: Пол= True и Класс=5Б.

2. Условные выражения, набранные в соседних строках одного и того же столбца, соединяются между собой знаком OR. Например, если столбец имеет имя Класс и мы набрали в строке Условие отбора:=4А, а в строке или:=5А, то тем самым мы сформулировали логическое выражение: [Класс]=4А Or [Класс]=5А.

Изменим запрос, добавив условие отбора только тех учащихся, которые не имеют мужской пол. Для этого установим курсор в столбце Пол на строке Условие отбора и, щелкнув правую кнопку мыши, вызовем контекстное меню, а в меню выберем команду Построить. В списке папок построителя выражений, щелкнув папку Запрос1, раскроем список полей. дважды щелкнув поле Пол, включим это поле в область выражений. Щелкнув оператор «=», включим его в выражение.

Выбрав папку Константы, в списке констант дважды щелкнем на значении «Ложь». Щелкнув ОК, завершим построение логического выражения.

Выбрав в меню Вид команду Режим SQL, можно посмотреть запись созданного запроса на языке SQL:

SELECT Учащиеся. Фамилия, Учащиеся. Имя, Учащиеся. Отчество, Учащиеся. Пол, Учащиеся.[Дата рождения], Учащиеся. [Домашний адрес], Учащиеся. Класс

FROM Учащиеся

WHERE (([Пол]=False));

Выражение WHERE (([Пол]=False)) отбирает в таблице те записи об учащихся, в которых поле Пол не является мужским. После просмотра записи выберем в меню Вид команду Режим таблицы и просмотрим таблицу-результат запроса.

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рождения	Домашний адрес	Класс
Лынова	Екатерина	Михайловна		3 августа 1988 г.	Ул. Смоленская, 17-35	4В

Создание запроса с параметром. В частном случае, проектируя запрос, можно создать из него своеобразную микропрограмму, которая будет работать по-разному, в зависимости от вводимого вами параметра. Запрос с параметрами выводит одно или несколько предопределенных диалоговых окон, в которых запрашивается ввод условий отбора при каждом запуске запроса. В ответ на запрос пользователь должен ввести значения параметров (условия отбора). Откроем созданный ранее запрос на выборку Запрос1 в режиме конструктора и удалим условие отбора [Пол]=Ложь.

Для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, следует ввести в ячейку строки Условия отбора текст приглашения, заключенный в квадратные скобки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его. Для поля, которое выводит даты, можно ввести приглашения следующего вида «Введите начальную дату:» и «Введите конечную дату:», чтобы задать границы диапазона значений. «Снимем» флажок выдачи столбца Класс на экран, а в поле Условие отбора: (в этом столбце !) наберем текст приглашения: [Какой класс] (квадратные скобки обязательны).

Для просмотра результатов нажмем кнопку Вид на панели инструментов. После этого на экран будет выведено окно с приглашением ввести параметр. Введем параметр 4В и щелкнем ОК для выполнения выборки записей из таблицы в соответствии с заданным параметром-условием.

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рождения	Домашний адрес
Яковлев	Иван	Семенович	٧	15 января 1989 г.	Пер. Садовый, 45-28
Лынова	Екатерина	Михайловна		3 августа 1988 г.	Ул. Смоленская, 17-35

Чтобы вернуться в режим конструктора запроса, снова нажмем кнопку Вид на панели инструментов.

Отменим запрос с параметром и изменим условие отбора данных, чтобы в запросе отображались данные об учащихся, родившихся летом 1988 г. Для этого восстановим флажок выдачи столбца Класс на экран, а в поле Условие отбора: (в этом столбце!) удалим текст приглашения. В ячейку строки Условие отбора поля Дата рождения введем текст условия:

[Дата рождения]>#01.06.88# AND [Дата рождения]<#01.09.88#.

Для проверки действия созданного запроса выберем команду Режим таблицы в меню Вид.

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рождения	Домашний адрес	Класс
Иванов	Павел	Николаевич	٧	6 июля 1988 г.	Ул. Горького,35-14	5А
Лынова	Екатери	Михайловна		3 августа 1988 г.	Ул. Смоленская, 17-35	4В