Операции с данными в таблице

Ввод данных. выбрав в окне таблицу Учащиеся, щелкнем кнопку Открыть. Установим курсор в поле № личного дела и введем значение П-69. По окончании ввода значения поля нажмем клавишу Tab для перехода к следующему полю. В остальные поля этой записи введем данные: Петров; Иван; Васильевич;12.03.89; ул. Горького, 12-34; 4А.

После окончания ввода значений всех полей записи нажмем клавишу Tab для перехода к следующей записи. Введем еще 4 записи.

№ личного дела	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Домашний адрес	Класс
П-69	Петров	Иван	Васильевич	12 марта 1989 г.	Ул. Горького, 12-34	4А
С-97	Сидоров	Василий	Николаевич	3 декабря 1988 г.	Ул. Карбышева, 34-123	4Б
Я-24	Яковлев	Иван	Семенович	15 января 1989 г.	Пер. Садовый, 45-28	4В
И-35	Иванов	Павел	Николаевич	6 июля 1988 г.	Ул. Горького, 35-14	5А
Е-56	Епишев	Павел	Семенович	19 апреля 1988 г.	Ул. Киевская, 78-92	5Б

Если вам не нравится ширина столбца таблицы (например, она слишком велика или наоборот мала и скрывает часть данных), ее можно уменьшить или увеличить – точно так же, как вы изменяли ширину столбца в Excel.

Перемещение по таблице. В строке состояния указывается общее число записей в таблице и номер текущей записи. Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Для перемещения по таблице служат кнопки переходов в строке состояния (слева направо: переход к первой записи таблицы, к предыдущей записи, к следующей записи и к последней записи таблицы).

Чтобы переместить текстовый курсор в произвольную ячейку таблицы, можно просто щелкнуть на ячейке мышью.

Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью клавиш Tab,

Shift + Tab, стрелок курсора.

Редактирование таблицы. При вводе данных используется основной стандарт редактирования. Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышью в другой ячейке таблицы).

Для ввода (внедрения) объекта OLE надо щелкнуть правой кнопкой мыши на его поле в таблице и выбрать OLE-сервер из списка. После внедрения OLE-объекта, отображаемым в таблице значением его будет название соответствующего OLE-сервера (например, Точечный рисунок ВМР). Чтобы просмотреть или отредактировать объект (или скажем, чтобы воспроизвести звукозапись) надо, как всегда, дважды щелкнуть на этом названии.

Операции с записями и столбцами. С помощью команд меню и кнопок панели инструментов вы можете проводить множество стандартных операций с записями и столбцами: вырезать и копировать в буфер, удалять записи, скрывать столбцы и т.д.

Изменим структуру таблицы, вставив перед столбцом Дата рождения столбец с полем Пол. Для этого, выделив столбец Дата рождения, в меню Вставка выберем команду Столбец.

Переименуем вставленный столбец, выделив столбец Поле1 и выбрав в меню Формат команду Переименовать столбец. После этого зададим столбцу имя Пол.

Для определения свойств нового поля переключим таблицу в режим Конструктора, выбрав команду Конструктор в меню Вид. Определим для поля Пол логический тип данных, а на вкладке Общие в области описания Свойства поля выберем формат Да/Нет и отредактируем его, записав как Муж/Жен.

Переключим отображение таблицы в Режим таблицы и в поле Пол выставим флажки в записях с мальчиками.

Переместим столбец Пол, установив его справа от поля Дата рождения. Для этого выделим столбец Пол, щелкнув область выделения поля со словом Пол, затем отпустим кнопку мыши. Снова нажмем кнопку мыши и, удерживая кнопку в области выделения поля, перетащим столбец Пол в нужное положение.

Отсортируем записи в таблице по алфавиту фамилий, для чего, щелкнув поле Фамилия, нажмем кнопку Сортировка по возрастанию в панели инструментов Access или воспользуемся командой Сортировка в меню Записи.

№ личного дела	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Пол	Домашний адрес	Класс
Е-56	Епишев	Павел	Семенович	19 апреля 1988 г.	٧	Ул. Киевская,78-92	5Б
И-35	Иванов	Павел	Николаевич	6 июля 1988 г.	٧	Ул. Горького,35-14	5А
П-69	Петров	Иван	Васильевич	12 марта 1989 г.	٧	Ул. Горького,12-34	4А
С-97	Сидоров	Василий	Николаевич	3 декабря 1988 г.	٧	Ул. Карбышева,34-123	4Б
Я-24	Яковлев	Иван	Семенович	15 января 1989 г.	٧	Пер. Садовый, 45-28	4В

Использование фильтра для отбора данных в таблице. Работая с таблицей в оперативном режиме, можно установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение True («истина»).

Выделив в поле Имя значение Павел, нажмем кнопку Применение фильтра на панели инструментов Стандартная или выберем в меню Записи команду Фильтр, затем – Фильтр по выделенному.

№ личного дела	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Пол	Домашний адрес	Класс
Е-56	Епишев	Павел	Семенович	19 апреля 1988 г.	٧	Ул. Киевская,78-92	5Б
И-35	Иванов	Павел	Николаевич	6 июля 1988 г.	٧	Ул. Горького,35-14	5А

Чтобы снять фильтр и увидеть все записи в таблице, щелкнем кнопку Удалить фильтр в панели инструментов Стандартная.

Для отбора записей, удовлетворяющих более сложным условиям отбора, используется расширенный фильтр. Например, создадим фильтр, который отбирает из всех записей таблицы только те, которые удовлетворяют условиям: учащиеся, по отчеству «Семенович», родившиеся после 1-го января 1989 г.

Для этого выберем в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. После этого в верхней области окна Access откроется список полей таблицы Учащиеся, а в нижней области окна будет раскрыт бланк записи фильтра.

Добавим в бланк поле Отчество, затем в ячейке Условие отбора для этого поля запишем значение «Семенович». Чтобы указать порядок расположения отфильтрованных записей таблицы, выберем ячейку Сортировка, щелкнем стрелку и выберем порядок сортировки по возрастанию. В строке поля зададим еще одно поле Дата рождения и в ячейке Условие отбора для этого поля введем условие отбора в виде логического выражения >#01.01/89#.

Для применения созданного расширенного фильтра щелкнем кнопку Применение фильтра на панели инструментов Стандартная и посмотрим результат действия расширенного фильтра. Как видно, в таблице отображается только одна запись, удовлетворяющая заданным в фильтре условиям.

№ личного дела	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Пол	Домашний адрес	Класс
Я-24	Яковлев	Иван	Семенович	15 января 1989 г.	٧	Пер. Садовый, 45-28	4В

Примечание. Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно будет снова применить сохраненный фильтр.