26. Ввод, редактирование, копирование, перемещение и удаление данных в ячейках таблицы. Функции указателей мыши в среде. Переименование рабочего листа. Быстрые клавиши в Excel.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула,– а также оставаться пустой. Программа Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства). Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются: как в ячейке, так и в строке формул. Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу Enter. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу Esc. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу Delete. Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

При перемещении или копировании ячейки приложение Excel перемещает или копирует всю ячейку вместе с формулами, вычисленными значениями, форматом ячейки и примечаниями.

1. Выделите ячейки, которые нужно переместить или скопировать.

Выделение ячеек

Чтобы выделить	Выполните следующие действия
Отдельную ячейку	Щелкните ячейку или воспользуйтесь клавишами со стрелками, чтобы перейти к нужной ячейке.
Диапазон ячеек	Щелкните первую ячейку диапазона, а затем перетащите указатель мыши до его последней ячейки.
Большой диапазон ячеек	Щелкните первую ячейку диапазона, а затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку диапазона. Для отображения последней ячейки используйте прокрутку.
Все ячейки листа	Нажмите кнопку Выделить все.
Несмежные ячейки или диапазоны ячеек	Выберите первую ячейку или диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите другие ячейки или диапазоны.
Больше или меньше ячеек, чем имеется в активном выделении	Нажав клавишу SHIFT, щелкните последнюю ячейку, которую нужно включить в новое выделение. В новое выделение войдет прямоугольный диапазон между активной ячейкой и ячейкой, которая была щелкнута.

Примечание. Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните любую ячейку на листе.

• Чтобы переместить ячейки, нажмите кнопку Вырезать на панели инструментов Стандартная или нажмите клавиши CTRL+X.

• Чтобы скопировать ячейки, нажмите кнопку Копировать на панели инструментов Стандартная или нажмите клавиши CTRL+C.

Совет. Чтобы переместить или скопировать выделенный фрагмент на другой лист или в другую книгу,щелкните ярлычок другого листа или выберите другую книгу и выделите левую верхнюю ячейку области вставки.

1. Нажмите кнопку Вставить на панель

Ctrl+R= Копирует и вставляет данные с ячейки, находящейся слева; Ctrl+D= Копирует и вставляет данные с ячейки, находящейся сверху; Ctrl+C= Копирование данных; Ctrl+V= Вставка данных;. Ctrl+X= Вырезать данные в буфер обмена

Форматирование

Ctrl+-= Удаление строки; Ctrl+Z= Отмена изменения/ввода; Ctrl+Y= Вернуть отмену изменения/ввода; Ctrl+SHIFT++= Вставка строки; Ctrl+U= Нижнее подчеркивание; Ctrl+I= Курсив; Ctrl+SHIFT+P= Форматирование ячеек; Ctrl+A= Выделить видимую область; Ctrl+K= Вставка гиперссылки в ячейку/выделенные ячейки; Ctrl+1= Форматирование ячеек; Ctrl+2= Полужирный формат ячеек; Ctrl+3= Курсив; Ctrl+4= Нижнее подчеркивание; Ctrl+5= Перечеркивание; Ctrl+9= Скрытие строки; Ctrl+0= Скрытие колонки;

Сохранение

Alt+F2= Сохранить как; F12= Сохранить как; Ctrl+S= Сохранить.

Работа с документом Ctrl+F2= Предварительный просмотр; Ctrl+W= Закрыть документ если сохранен, если не сохранен – закрыть и сохранить; Ctrl+O= Открыть документ; Ctrl+N= Создать новый документ; Ctrl+P= Печать документа; Ctrl+SHIFT+U= Свернуть/развернуть строку формул; Alt+F1= Вставка диаграммы; F11= Вставка диаграммы; Ctrl+F= Открывает опцию «Найти» ; Ctrl+N= Открывает опцию «Найти и зменить» ; Ctrl+Tab= Переход к другому документу Microsoft Office Excel; Выделение текста - Жмем F8 в начале таблицы или нужного вам параметра, крутим колесом до самого конца нужного выделяемого текста и жмем левой кнопкой мыши. Это так сказать чтоб не удерживать постоянно кнопку Ctrl.

Самый безопасный и чаще используемый указатель – белый швейцарский крест . Им одним нельзя испортить существующую информацию. Если, конечно, после него не нажимать клавишу Del. Он служит для навигации и выделения. Этим мы займемся немного позже.

Следующие 4 указателя двунаправленных стрелок с линиями посередине , , , тоже безопасны в смысле изменения информации, но они способны напугать пользователя. Они служат для изменения размеров чего-либо, например, ширины столбцов.

1. Указателями и уберите линии деления таблицы за ее края.

Указатели и безопасны и служат для выделения столбцов и строк

Указатели и безопасны и служат для изменения размеров строки формул и окон рабочих книг.

Указатель в виде вертикальной линии двутавра сигнализирует о возможности ввода символов с клавиатуры. Проверьте его появление в правой и левой частях строки формул. . При его появлении необходимо проверить, туда ли Вы вводите информацию.

Указатель в виде белой стрелки без деталей появляется на кнопках лент и пунктах меню. При его наличии перед щелчком мыши необходимо подумать, нужна ли Вам команда кнопки или пункта.

Указатель в виде белой стрелки с крестом на носу появляется на

границе выделенных ячеек .

Данные из ячейки A1 переместились в ячейку C3. Указатель служит для перемещения данных. Перед перемещением задумайтесь о месте, куда Вы перемещаете данные, и знайте, что на старом месте данные исчезнут.

1. Нажмите клавишу Ctrl. Указатель примет вид белой стрелки с крестиком справа .

2. При нажатой клавише Ctrl перетащить и бросить ячейку A1 в ячейку C3.

Ячейка C3 выделится и в ней появится 1. В ячейке A1 единица останется. Данные из ячейки A1 копировались в ячейку C3. Указатель служит для копирования данных. Перед копированием задумайтесь о месте, куда Вы копируете данные.

Между прочим, клавиша Ctrl умеет копировать не только ячейки. Она умеет копировать ярлыки, листы, куски текста, части рисунка и т.д.

В правом нижнем углу выделенной ячейки стоит жирная точка. Наставьте на нее мышь. Указатель мыши примет вид черного креста . Он называется маркер автозаполнения.

3. Нажмите клавишу Ctrl. Указатель примет вид креста с крестиком .

4. При нажатой клавише Ctrl перетащить и бросить ячейку A1 в ячейку A10.

Ячейки A1:A10 заполнятся рядом чисел 1, 2, …, 9, 10.

Указатели и позволяют очень легко заполнять таблицу данными. При их использовании необходимо следить, не стираем ли мы этими данными нужную информацию.

27. Виды данных, форма представления в ЭВМ. Данные, базы данных: определения. Система управления базами данных (СУБД): определение, компоненты, характеристики, примеры. Компоненты банка данных: определение.

Типы данных

Традиционно выделяют два типа данных — двоичные (бинарные) и текстовые.

Двоичные данные обрабатываются только специализированным программным обеспечением, знающим их структуру, все остальные программы передают данные без изменений.

Текстовые данные воспринимаются передающими системами как текст, записанный на каком-либо языке. Для них может осуществляться перекодировка (из кодировки отправляющей системы в кодировку принимающей), заменяться символы переноса строки, изменяться максимальная длина строки, изменяться количество пробелов в тексте.

Передача текстовых данных как бинарных приводит к необходимости изменять кодировку в прикладном программном обеспечении (это умеет большинство прикладного ПО, отображающего текст, получаемый из разных источников), передача бинарных данных как текстовых может привести к их необратимому повреждению.

В ЭВМ применяются две формы представления чисел: с фиксированной (ффт) и плавающей (фпт) точкой. В случае ффт положение точки фиксируется в определенном месте относительно разрядов числа, как правило, перед старшим или после младшего; в первом случае представляются числа N<1, во втором - только целые числа. По традиции нумерация бинарных разрядов (битов) в ЭВМ общего назначения ведется слева направо. Знаковый разряд является, как правило, крайним слева. В ЭВМ общего (универсального) назначения основной является форма представления чисел с плавающей точкой (фпт), не требующая масштабирования данных. Но и в таких ЭВМ часто используется рассмотренная выше ффт, ибо операции с целыми числами в таких форматах выполняются быстрее; сюда же относятся и операции индексной арифметики над кодами адресов (обеспечение адресации). В общем случае представление N-числа в фпт имеет следующий вид: N= АрМ, где M - мантисса; А - основание характеристики и р - ее порядок. Как правило, величина Ар представляет целую степень двух. Мантисса (М; является дробью со знаком) и порядок (р; целое со знаком) представляются в А-с. с. в соответствующей бинарно-кодированной форме. Знак N-числа совпадает со знаком М-мантиссы; р-порядок определяет положение точки в представлении N-числа.

Данные - это совокупность сведений, зафиксированных на определенном носителе в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и обработки. Преобразование и обработка данных позволяет получить информацию.

Ба́за да́нных — представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ)

Систе́ма управле́ния ба́зами да́нных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных

Обычно современная СУБД содержит следующие компоненты: ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию; процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода; подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД; а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

· Характеристики СУБД

К персональным СУБД относятся Visual FoxPro, Paradox, Clipper, dBase, Access и др. К многопользовательским СУБД относятся, например, СУБД Oracle и Informix.

Банк данных является сложной человеко-машинной системой, включающей в свой состав различные взаимосвязанные и взаимозависимые компоненты (рис. 1.1).

Информационная компонента. Ядром БнД является база данных. База данных — это поименованная совокупность взаимосвязанных данных, находящихся под управлением СУБД.

В базах данных может наблюдаться избыточность информации. Она может быть вызвана спецификой используемой модели данных, не позволяющей полностью устранить дублирование, или технологическими причинами (обеспечение большей надежности, сокращение времени реакции системы и др.).

Но это должна быть управляемая избыточность, причины и цели возникновения которой известны администратору базы данных и управляются как им, так и СУБД. В технической документации некоторых СУБД в состав БД включаются не только собственно хранимые данные о предметной области, но и описания БД. Более правильно описания БД считать самостоятельными компонентами БнД. Описания БД относятся к метаинформации, т. е. информации об информации. Описание баз данных часто называют схемой. Кроме того, в БнД могут присутствовать описания отдельных частей баз данных с точки зрения отдельных пользователей — подсхемы. Кроме описания БД в состав метаинформации, хранимой в БнД, может включаться информация о предметной области, необходимая для проектирования системы, о пользователя БнД, о проектных решениях и некоторая другая информация. Централизованное хранилище метаинформации называется словарём данных. Роль словарной системы особенно возрастает при использовании средств автоматизированного проектирования информационных систем Для большинства из них словарь является ядром всей системы. К БнД не относятся немашинные документы, служащие источниками информации, вводимой в БД, файлы входной и выходной информации, архивные файлы, выходные документы. Однако многие СУБД включают в свой состав языковые средства для описания этих компонентов. В этом случае сами описания, используемые в процессе функционирования БнД, будут входить в его состав.