Тема 4. Требования к оформлению документов

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие о классификации документов. Соотношение видовой и типологической классификации документов.

2. Виды документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные. Типологическая классификация.

3. Внутренняя и внешняя структура документа.

4. Реквизиты документа: реквизиты-основания, реквизиты-признаки, реквизиты оформления современных управленческих документов.

5. Формуляр документа

6. Бланки документов:

А) виды бланков и порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и центрованное);

Б) использование бланков с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

7. Требования к составлению и оформлению документов.

8. Форматы бумажных документов.

9. Требования к тексту документов.

Методические рекомендации к занятию:

В процессе работы над темой необходимо изучить специальную литературу по указанным вопросам, рассмотреть содержание законодательных и нормативных актов, регламентирующих делопроизводство организаций, ознакомиться с составом и правилами оформления реквизитов документа по ГОСТ Р 6.30-2003.

Тема 5. Системы документации в организации

Вопросы для обсуждения:

1. Понятия «система документации» и «унифицированная система документации».

2. Государственная система документации. Функциональные, отраслевые и ведомственные системы документации, их взаимосвязь.

3. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. а) Организационно-правовые документы - уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты;

б) Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления;

в) Информационно-справочные документы – справки, акты, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы.

4. Система плановой документации. Виды плановых документов: план, перспективный план, программа, график, Федеральные, отраслевые, территориальные планы и программы.

5. Система отчетной документации: государственная статистическая отчетность, ведомственная отчетность, внутриучрежденческая отчетность. Разработка унифицированных форм отчетной документации. Сроки представления отчетности.

6. Кадровая документация (по личному составу). Унифицированные формы первичной учетной документации по труду и его оплате. Конфиденциальность документов по личному составу.

7. Система бухгалтерской документации. Первичные учетные документы. Сводные учетные документы. Регистры бухгалтерского учета.

Тема 6. Оформление организационно-распорядительной документации

Вопросы для обсуждения:

1. Назначение и правила оформления организационно-правовых документов:

Устав, положение, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, регламент

2. Назначение и правила оформления распорядительных документов:

приказ; указ; распоряжение; постановление; решение.

3. Структура текста организационно-распорядительных документов.

4. Стадии подготовки распорядительных документов:

при единоличном принятии решения

при коллегиальном принятии решения.

6. Процедура утверждения и согласования документа.

Методические рекомендации к занятию:

В процессе изучения темы необходимо изучение специальной литературы и знакомство с образцами документов, студентами проводится анализ состава реквизитов и структуры текста документов. В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны оформить Устав фирмы; положение об организации и положение о структурном подразделении; должностную инструкцию; приказ по основной деятельности.

Модуль 2.