2. Автоматизовані системи контролю за виконанням документів.

Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, що секретар веде на персональному комп'ютері.

Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні поля «Строк виконання (Контрольна дата)» у реєстраційній картці документа. Одночасно на підлягаючому контролю документі може ставитися відмітка про контроль - спеціальний штамп у вигляді букви «ДО», слова «Контроль» або просто робиться відмітка яскравим олівцем. Це привертає увагу виконавця до контрольованого документа. Відмітка про узяття документа на контроль проставляється на лівому полі документа на рівні заголовка.

При веденні поточного контролю відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня викликають на екран комп’ютера й при необхідності роздруковують список документів, строк виконання яких (поле «Контрольна дата») минає сьогодні. При

відповідних настроюваннях програми список може автоматично роздруковуватися на початку кожного робочого дня.

В організаціях, що використовують систему електронної пошти, попередження виконавцеві про документи зі стікаючим строком виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця також в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).

Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких минає в певний строк. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по строках, але й по виконавцях і в такий спосіб бачити завантаження кожного. Так як машина фіксує всі затримки виконання документів, програму контролю можна пов’язати із преміюванням співробітників. При використанні локальних мереж в установі комп'ютер у будь- який момент може видати списки невиконаних документів, зі стікаючим строком виконання, ще не переглянутих виконавцем, із сортуванням по строках, по виконавцях, по видах документів. Відповідні аналітичні довідки можуть автоматично складатися комп'ютером за заданою формою й надходити на комп'ютер керівника.

При створенні (настроюванні) системи реєстрації рекомендується відразу закласти певний перелік типових довідок (звітів), створюваних в автоматичному режимі. Це можуть бути:

• довідка (звіт) про відправлені документи (список відправлених документів або кількісні дані);

• довідка (звіт) про вхідні документи (список або кількісні дані);

• довідка (звіт) про документи, що значаться за виконавцями, тобто, що перебувають у стадії виконання (повний список або кількісні дані);

• довідка (звіт) про кількість виконаних вихідних документів (виконавцями, обліковий або кількісно);

• довідка (звіт) про рух документів (використовується для фіксації передачі документа від виконавця виконавцеві);

• довідка (звіт) про невиконані вхідні документи (облікова або кількісна);

• довідка (звіт) про невиконані вихідні документи (облікова або кількісна);

• довідка (звіт) про хід виконання внутрішніх документів і т.п.

Для одержання певного виду довідки (звіту) у меню програми вибирається відповідний тип звіту, а потім в екрані, що відкрився, задаються початкова й кінцева дати періоду, що цікавить.

Отриманий звіт виводиться на екран комп'ютера й при необхідності роздруковується. Процес складання і виводу на друк типових довідок (звітів) може бути повністю автоматизований, щоб система самостійно виводила на друк типові звіти із заданою періодичністю.

При створенні й настроюванні системи рекомендується передбачити всі часто використовувані форми довідок (звітів) по документах організації. Заздалегідь розроблені форми дозволяють легко й швидко одержувати всю необхідну інформацію.

Аналітичні довідки (звіти) про стан виконання документів (завдань) є важливим критерієм для визначення ефективності роботи співробітників і використовуються при визначенні| ступеня матеріального заохочення всіх працівників сфери управління. Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання й довідково- інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати на заповнення однієї традиційної реєстраційної картки становлять 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - тільки 0,054 ч. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформації становлять 0,17 і 0,054 год, складання довідки про невиконані в строк документах при традиційній технології займає від 0,26 год (щомісячна довідка, 10 документів) до 8 год (річна довідка, понад 100 документів). У той же час аналогічна довідка в автоматизованій системі готується за 0,05 год, а при відповідних настроюваннях може взагалі створюватися й роздруковуватися автоматично із заданою періодичністю.

Чітко налагоджений контроль виконання с засобом підвищення ефективності роботи співробітників, створення ділової атмосфери в офісі, умовою розуміння, що кожне завдання повинне бути виконане в строк, і т.п.

Автоматизований контроль за виконанням документів виконується або з використанням спеціалізованих програм контролю, або як складова частина комплексної програми автоматизації документообігу.