4. Види організаційних комунікацій.

Комунікації є невід'ємним атрибутом процесу управління. Організаційні комунікації мають відбуватися у різних напрямках – всередину організації і назовні, в межах одного управлінського рівня (горизонтальні) і між рівнями (вертикальні), здійснюватися по діагоналі, якщо у обговорення шляхів усунення проблеми включаються суміжні підрозділи, а також бути вільними від усяких обмежень і відбуватися неформальним чином (через поширення чуток).

Зовнішні комунікації. Відбуваються у двох напрямках – всередину фірми і поза її межі. Мета перших – отримати якомога повнішу і достовірнішу інформацію про середовище господарювання шляхом аналізу даних, опублікованих у засобах масової інформації та офіційних документах, через конфіденційні джерела, чутки тощо.

Внутрішні комунікації. До них відносять комунікації, що здійснюються між членами організації як формальними, так і неформальними каналами.

Формальні комунікації – це обмін інформацією за каналами, передбаченими організаційною структурою фірми. Вони поділяються на вертикальні, горизонтальні та діагональні.

Вертикальні комунікації можуть йти формально означеним скалярним ланцюгом від керівника до підлеглого (нисхідні комунікації) і від підлеглого до керівника (висхідні). Нисхідні комунікації здебільшого відбуваються у формі наказів, розпоряджень, вказівок і використовуються для ознайомлення працівників з цілями, задачами та політикою фірми, для інструктування щодо роботи, пояснення її важливості та зв'язку з іншими видами робіт, для надання підлеглим інформації щодо результатів діяльності організації. Висхідні комунікації служать засобом зворотного зв'язку між керівництвом фірми та її працівниками. Вони допомагають менеджерам зрозуміти, як виконуються їхні розпорядження, які наслідки їх реалізації, що необхідно зробити для того, щоб поліпшити роботу фірми.

Горизонтальні комунікації мають місце тоді, коли у обговоренні якогось питання беруть участь особи, що знаходяться на одному управлінському рівні (працюють у одному і тому ж або суміжних підрозділах). Обмін думками різних фахівців, що працюють над однією і тією ж проблемою, дозволяє всебічно вивчити її, прийняти обґрунтоване рішення і узгодити дії, необхідні для його реалізації.

Кожен керівник мусить заохочувати інформаційні потоки у всіх напрямках – вниз, вгору, по горизонталі. Це збільшує кількість залучених до участі в управлінні, поліпшує організаційний клімат, усуває перешкоди у доступі до необхідної інформації. Особливо великою стає потреба у висхідних та горизонтальних комунікаціях, коли організація розвивається – збільшується у розмірах, розширюється територіально, впроваджує нові технологічні процеси, освоює випуск складних продуктів чи збагачує асортимент послуг. Але при цьому треба стежити за тим, щоб на тих чи інших рівнях управління не відбувалось перенасичення непотрібною інформацією, оскільки її фільтрація займає багато часу.

5. Види управлінських впливів

міжнаціональних взаємостосунках, а також у суспільстві в цілому.

Управлінський вплив - розпорядча дія з регламентованою формою зворотного зв 'язку, що викликає зміну стану (параметрів, властивостей) об'єкта (системи) управління; суб'єктно-суб'єктний і суб'єктно-об'єктний процес, що реалізується в ході взаємодії двох або більше рівноупорядкованих систем, результатом якого є зміна в структурі (просторово-часових характеристиках) стану хоча б однієї з цих систем.

Як і будь-яка діяльність, управлінський вплив пробуджується певними мотивами, переслідує певні цілі та приводить до певних результатів. До основних форм управлінського впливу відносять:

наказ; розпорядження; указівку; інструктаж; рекомендацію; заклик; бесіду.

Структурно управлінське розпорядження включає ряд частин

У мотиваційній частині вказуються мотиви, причини та привід появи даного розпорядження.

Змістовна частина включає загальні орієнтири, що та як треба виконати, відбиття прихованих при першому погляді взаємозв'язків і взаємовпливів.

Зобов'язуюча частина повинна бути чіткою та конкретною: кому, коли, що та де необхідно виконувати. Крім цього в ній указуються засоби забезпечення виконання рішення та контролю виконання. Важливо відмітити, що в цілому негативно впливають неконкретні вираження в цій частині типу "поліпшити", "ужити заходів", "підсилити", "підвищити" тощо.

Найважливішою формою управлінського впливу керівника є видача наказів (розпоряджень). Найчастіше керівникам не вистачає почуття впевненості. Вони ясно представляють, що необхідно робити, однак їм не вистачає здатностей і навичок домогтись якісного виконання всіх своїх розпоряджень. Це викликає в них постійне відчуття невідповідності своєму місцю.

Звичайно розрізняють такі варіанти віддавання наказів і розпоряджень:

"Незрозумілий наказ". Він характеризується неясністю, неконкретністю, розмитістю вимог і, як правило, майже не має шансів привести до позитивних результатів.

"Наказ-угода". Керівник закликає до логіки, почуття особистої зацікавленості або лояльності підлеглого. Цей метод може бути ефективним, якщо він удало застосований, і підлеглий розуміє, чому йому необхідно змінити свою поведінку, виконати щось. Однак він корисний тільки тоді, коли підлеглий розділяє переконання та цінності керівника й організації в цілому.

"Наказ-погроза". Цей метод заснований на тому припущенні, що страх іноді є достатнім мотивом і протягом короткого часу ефективний. Однак почуття образи може підсилитись і позначитись на самопочутті як керівника, так і підлеглого, може призвести до конфліктів. Він ефективний лише в екстремальних ситуаціях, які вимагають швидких дій.

"Наказ-прохання". Керівник намагається закликати до кращих почуттів підлеглого й забезпечити собі співчуття. Цей метод обґрунтований та ефективний за умови, що між керівником і підлеглим існує особлива довіра у відносинах.

"Наказ-підкуп". Керівник може надати своєму підлеглому якісь переваги, якщо він певним чином змінить свою поведінку, свої дії чи буде виконувати що-небудь. У деяких ситуаціях підкуп як метод діє, однак його застосування має в собі небажані наслідки для керівника. Цей метод розділяє та протиставляє підлеглих, змушує їх надалі чекати ще більших поступок.

"Наказ - категорична вимога". Керівник використовує правила та вимоги звичайної субординації, щоби змусити підлеглого виконати певне завдання. Він у категоричній і лаконічній формі віддає розпорядження, що не викливає ні заперечень, ні двозначностей. Цей підхід не занадто оригінальний, але його перевагами є простота, чіткість, відсутність безлічі тлумачень.

Який-небудь із варіантів віддавання розпоряджень і наказів ефективний лише в конкретній ситуації, при рішенні конкретних завдань і стосовно конкретного підлеглого.

НАКАЗ - розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції. Накази видають на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів. РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, головним чином колегіального державного органу" для вирішення оперативних питань і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим він адресований. Інструктаж — це роз'яснення і демонстрація основних прийомів роботи безпосередньо на робочому місці. Бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем. Рекомендації — це пропозиції щодо дій, які, можливо, будуть потрібними у результаті зроблених висновків.